祕書會被 AI 取代嗎?從 AI 做投影片說起

最近 AI 在 ChatGPT 還有 MidJourney 引領之下,變成了一個全民話題,我嘗試了一陣子之後,也覺得蠻好玩的,也學了一點 AI 詠唱。每一次新科技出現,就會有更多的職業焦慮,還有引發職業焦慮的言論,像是 AI 以後會取代掉翻譯、祕書…等,我不覺得我有資格可以大放闕辭,但可以從我最近的觀察來說起。

AI 可以幫忙做投影片了!以後不用做 PPT 了!真的嗎?

ChatGPT 開始一波 General AI 的浪潮,AI 開始會對話、寫文案、創作故事文本…等,所以請 AI 做投影片這個服務,也如雨後春筍般一個個誕生。就先不論 AI 資料的正確性,我相信這個問題終於會在人類大量餵養、機器大量學習之下解決,不過 AI 生成的投影片對我們到底有沒有幫助,倒是一個可以可以觀察的角度。

在繼續這個話題之前要先聲明,這篇文章沒有要針對誰或者哪一個粉絲專頁,只是前幾天流感病中剛好看到相關的議題分享,所以我在 Facebook 特地標記了起來,想練習實作。相反來說,還是要感謝各路大神開發 AI 的各種可能性。

之前天我看了查特普拉斯的《ChatGPT 極速簡報製作!》,文章的內容是展示如何利用 ChatGPT 產生投影片介紹文字並抓取網路圖庫的照片之後,使用 Markdown 語法,利用 Google Slides 的外掛將其轉換成投影片。知道原理之後其實很容易用其他服務達成相同的效果,利用 Markdown 語法做成投影片或心智圖這個功能其實 Evernote 和 Xmind 早也就有了。所以我看完文章的第一個念頭是「好累啊」,第二個想法是「這樣的簡報、對工作有什麼幫助?」。

以過往的工作經歷來說,這種簡報還真的沒有幫助。身為一個應該可以自稱是 senior 的小祕書來說,我還真的曾經幫老闆安排旅行團,家族旅行或者商務旅行都有,如果計畫只給景點介紹,可說是連工讀生都不如。

幫老闆做旅遊計畫要考慮的,其實和自己出去玩沒有什麼兩樣,只是要注意同行者的毛可能很多,而且又不能得罪,不像是自己家人或者朋友,知道我強勢,往往都會讓著我一點。撇開機票、住宿不先談,景點選擇、安排景點的前後順序、如果下雨有沒有雨備、景點重點特色、歷史脈絡、需不需要購票、哪些景點必看、景點的停留時間、需要不要安排導覽人員…甚至是有沒有網路訊號等等,當中有很多小小又煩雜,但是安排好老闆會很順心的事。像這種這種 Google 或者問 ChatGPT 就有的景點 data,連 information 都稱不上。

另一種 AI 生成投影片的工具

回到正題來,用 AI 產生這種品質的投影片需要多久?上述的方式,我都覺得花了太多的時間。
 
tome.app,一個 AI 自動生成投影片的服務
 
在下方的 prompt 欄位輸入:「請介紹世界知名的 10 大景點,並以景點名稱作為投影片標題,内文需要包含:地點、特色、簡單介紹,右方要放置該景點的照片」按下 enter 鍵,就會得到以下的簡報
 
 
其實可以在輸入 prompt 時指定他生成繁體中文的檔案,而每頁的投影片也都可以再進行編修,不過目前應該是只能利用 tome 分享,無法下載投影片,但我想產品迭代下去,很快就能夠下載 PDF 了吧。

利用 AI 生成投影片的實用性,AI 真的能取代祕書嗎?

這種 AI 生成的東西到底有沒有用,也許有吧,但我想更有用的是我腦海裡密密麻麻要幫老闆做事的任務系統。
 
AI 想取代祕書?從打字機時代到電腦時代,祕書或者特助這個職稱一直存在著,凡存在就代表這個人、這個角色,始終一直被需要,只是在時代推移、科技進步之下,職務內容隨著老闆的需求調整後,愈來愈複雜了而已。對於我來說,祕書是 problem solver,是老闆的第二大腦,AI 可以處理已知,但處理未知還有與老闆協作的能力才是祕書的價值,所以也可以說,學得不夠快,不懂得幫自己加值的人,才會被取代,不管哪一個行業,我想都是亦然。
 
而 AI 生成的投影片到底實不實用,其實就要回到投影片的目的是什麼。依照劉奕酉老師在簡報課中的說明,我們可以將簡報分成工作型簡報、展演型簡報以及提案型簡報,但不管是哪一種簡報,目的其實都是為「解決問題」。在這個層面,我又把解決問題分為兩個層面「溝通」以及「行動」。「溝通」是希望透過簡報,讓簡報的讀者或者參與會議的人,和我有相同的共識;「行動」則是希望透過簡報,能夠擬定下一步的行動方針。

所以注意到了嗎?簡報當中最重要的地方,是身為「人」所能提出的見解、行動方案還有執行的能力,這些都是 AI 目前遠遠所不能及的。把 AI 當成工具,積極去擁抱他所帶來的優點,同時也不固步自封,透過持續學習幫自己加值,就會是一個難以取代的人。我想,祕書在這裡更有優勢的地方,就是我們早已養成各種想辦法、找工具,還有釐清老闆需求的習慣,所以也不用過度憂慮,把 AI 帶來的轉變,當作是裝備升級的武器,加化我們 problem solver 的能力。

我的想法也依舊不變,我從來不覺得人的工作要被職稱所限制,也不該被過往的資歷所束縛,我常常說我就是個打雜的,老闆有什麼需求我就往哪裡去,雖然不像其他同事能夠有一個看起來很專業的職稱,但其實我很喜歡這樣的工作內容,也很喜歡這樣的自己,與其想著會不會被取代,我覺得有新工具能夠讓我更效率,有更多像 MidJourney 這種新玩具可以玩,是很有趣的的事啊。

從 AI 應用看到人類的惡意

題外話,自從行銷大神開了 《ChatGPT 生活運用》 群組之後,我其實觀察到很多堪稱社會實驗的社會跟風現象,像是把 AI 校調整寶寶、渣男、海女、蘿莉控…等,甚至是要 AI 表現出「老婆說的永遠是對的,1+1=3」,我們一邊在大肆批評 AI 的資料錯誤連篇,但又不停地拿錯誤的資料餵養他,人類真的是很神秘又充滿惡意的生物。

職場上的暗示-職場陷阱可能是自己挖的坑

在職場上,或多或少都會經歷過一些委屈和灰色地帶,甚至一些陷阱,讓自己淹沒在權力鬥爭、小人暗算的戰場中。明哲保身固然是重要的,但心裡總會悲憤大喊「這種事怎麼會找上我」。在商業思維學院打卡學習活動,看到了 Gipi 院長一則過往的經驗(原文《職場陷阱的應對原則》),也有一些感想可以分享。

消耗道德值的事情,都是從小事開始

勿以善小而不為,勿以惡小而為之。雖然這句話很八股,但回到這個主題來說,我覺得很多事都是原則的問題。文章中的陷阱很明顯,剛好也有充足的證據,可以讓 Jack 找到救星又有底氣,但其實回頭想想,我們身邊很多小事,也都是這樣慢慢磨損著我們的原則和心智,讓我們開始覺得這樣好像也無所謂,就這樣沉淪下去。

很久以前我聽過一個「前途光明大學生為什麼要去酒店陪酒」的故事,一開始也許只是當會計,然後人家告訴他:「你看一樣來上班,去外場擦桌子、端桌,還可以有客人的小費」,等真的到外場之後,又會被告知說:「外場擦桌子那麼辛苦,上班時間都一樣,穿得漂漂亮亮陪客人喝一杯,又不是叫你出場,薪水馬上翻一倍」,再之後呢?就是一樣的套路,然後慢慢地價值觀就崩壞了。我們都知道,這件事哪怕是在當中的一個關卡,如果有好好守住自己的原則與本心,故事就會有轉機了,但為什麼沒有?因為愈到後期,誘惑愈大,放棄的成本愈高。

無間意透露的暗示與訊號

回到職場上的政治陷阱,也就是院長的思考題來說,如果到了被問「明顯違法」的事情時,我們可以先想想,為什麼是你? 有同學說:「當被問這個問題,心裡就要有準備,自己被當成棄子。」是一個觀點,另外一個觀點是,我們是不是透露出什麼訊息,讓老闆覺得我們會願意做這件事?所以他覺得開口問我們沒有什麼關係?很多時候,原則的建立不是在大場面中,而是在很多生活中的小細節中,是不是習慣走了灰色地帶?是不是幫公司獲利的時候投機取巧?每一個我們的決定,我們的行動,都決定了我們是怎麼樣的人。

這種事會不會有人做?當然會,而且想做的還不少。無論是職場小白兔,想說這樣和老闆有共同的小祕密,更貼近高層的人有之;作為拿老闆的把柄的人,以換取老闆給的特權的人亦有之。既然做了,那就是好好計算自己要承擔的風險,反正高風險高報酬,我也不覺得有什麼不妥。只是還是希望,我們所有的一切,都能俯仰無愧。

落子無悔才彌足珍貴-談談限制

這幾天,商業思維學院正在推動九月的打卡學習活動,看到很多自己留下的心得筆記,透過同學們按讚而再次出現在版面上,一方面感謝同學們的認可,代表自己當初堅持輸出的是心得而不是筆記摘要,對於同學們來說是有幫助的;二來也透過這個機制,好像與當時的自己跨越時空重逢,有些觀點始終於一,有些觀點在過了一陣時日之後,好像也能理解當時候自己的問題,和每年看自己的手帳回顧一樣,不知道該笑當時自己的天真,還是感嘆如果當時自己有現在的耐心和想法多好。

沒有限制,人生會不會更美好

今年 2 月時,在閱讀商業思維百科時,提到對於「限制」的看法,在文章最末端時,引用了 Facebook COO 曾問過的一個問題:「如果你無所畏懼,你會怎麼做?」,並請大家思考,如果你命中的種種限制都被拿掉了,例如沒有負債,又或者沒有中年轉職的問題,也不覺得自己的學歷會構成自己求職的阻礙…等等,當這些過往被自己認為的限制都不存在時,會不會做出不同的選擇呢?

專案管理與限制

提到限制就想到專案管理當中的金三角--時間、預算、範疇。如果在執行專案的時候,完全沒有這三項限制的時候,執行專案時會不會輕鬆許多?如果有專案執行經驗的人,遇到沒有限制的專案時,可能一點也開心不起來,更甚者,覺得這是火坑者更多。

我自己也有經手過這種金三角無限制的專案,真的是心累到會爆炸,想當然爾最後專案胎死腹中,什麼也沒有執行。沒有時間限制就表示專案沒有做完的一天;沒有預算的限制就表示連用一塊錢都要處處請示;沒有範疇的限制就表示利害關係人對專案成果完全沒有預期和共識。現在想來,真的是深不見底的一個坑。

後來我很認真去復盤到底我哪裡沒有做好,導致我和老闆的想法沒有對齊,有很大的因素,我沒有在老闆的意見當中察覺到他的心理需求和對專案的預期是什麼,而老闆都對專案成功要有什麼成果也沒有概念,只是覺得這件事情應該要有人做,此時我就該有心理準備,這個專案不是老闆最主要的 priority,他想進行這個專案,可能只是為了心理需求而已。而事後我觀察 Data team 的 planner 的提案,他們就可以很容易地和老闆切出各階段的交付物還有交付日期,我想是很好的佐證。但實際層面上,遇到上述對利害關係人或者主管、老闆都是「重要但不緊急」的專案,什麼都想要但又都說不清楚的情況,要怎麼進行(或者拒絕)我還是沒有一個很好的辦法。

發想和溝通時的限制

在創作或者發想上有限制我覺得反而會有效幫助我們產出,就像我們常常最後一刻抱佛腳,idea 就生出來了一樣。我之前看過江振誠先生的訪談《江振誠:限制,能激發創意跳舞》,他提到有時候不能一直向外求,而要向內觀,從一直進口到想辦法出口,這時候就會更關注我們有什麼,可以做些什麼,把注意力放在最重要的訊息上。在溝通時也是如此,如果我們只有 1 分鐘自我介紹,要怎麼吸引人;如果我們只有 1 分鐘的電梯簡報時間,要怎麼和老闆報告專案?在這些限制上,不重要的雜訊就被刪除,只留下最重要的訊息。

限制有時候只是心靈枷鎖

Gipi 院長在百科中提到了很多限制,我發現很多限制都是自己給自己的心靈枷鎖,放下這些心理盲點,我們可以找到更多的解法。就像中年轉職問題,有些人會想,都到了這個年紀了,還有沒有公司肯收?我們可以轉念想,就是經過這些歲月,我們才有豐富的經驗,帶給公司更多的價值。回到人生的限制來說,所有的限制都拔除會不會是一件好事,其實倒也不一定。一切沒有限制的情況,我覺得就和我在沒有限制的專案當中一樣,我們反而會失去目標。沒有金錢限制,想買什麼就買,難到真的會快樂嗎?沒有地理交通限制,難到我們真的是「心安即是歸處」嗎?沒有時間限制,長生不老但沒有目標時,我們對人生難到就不迷惘了?經濟學的邊際效用是會遞減的,當一件事的邊際效用趨近於零時,做與不做,有與沒有,又有什麼意義呢。限制,反而可以讓我們更關注在當下,我們想要什麼,我們擁有什麼,想過什麼樣子的人生,雖然僅此一次,落子無悔,也是很棒的體驗。

祕書的產品思維 - 產品經理實戰營

咬牙努力了將近一年的時間,總算攻下金色證書,拿到證書時真的是鼻頭一酸,眼眶泛紅,自己也覺得感動到有點誇張,決定寫下這份心得,希望日後回首,還記得現在這個自己。

產品經理實戰營與金色證書

首先還是要先介紹商業思維學院中,一致認同超級 Hardcore 的學習實作課程--產品經理學習營。

產品經理學習營是產品經理學程的實作課程,性質其實就是產品的提案比賽。目前一共進行了四屆,前兩屆為學院出題,在六週內要完成 PRD 及產品提案,在眾多參賽者中遴選 9-12 位同學進入決賽,決賽時會邀請外部評審公開決選,而 2022 年新改版的第三屆及第四屆,更與實務接軌,邀請 KKday 及 VoiceTube 兩家企業實際出題,時間縮短為三週,內容上更加著重於用戶洞察、找出痛點及產品提案,並且企業會向參賽同學說明目前的數據資料,也會回答同學的提問,決賽時也是主要的評審。為了區別一、二屆,所以三、四屆會以實戰營來代稱。

學習營和實戰營也會依據完課率、參與程度及最後的產品提案,頒發藍、銀、金,三色證書,如果僅上完指定課程、繳交作業,會頒發藍色證書,銀色證書及金色證書都要透過老師評選,而獲頒金色證書的人數,約莫只有當屆參與人數的前 10 %,要在一眾大神和資深 PM 中脫穎而出,得到老師認可,拿到金色證書,真的是自我鞭策和自我懷疑到宇宙毀滅的程度。

祕書為什麼去學產品思維

在學院裡很多人問我這個問題,連 Evonne 老師都問過,不同的場景下,我回答的答案也會有所不同,但核心的想法我覺得是一樣的,就是「我想站在老闆身邊」。有一次 Manny 在學院的講座中提到,他的職涯目標並不是要當老闆,不是要當那個戴上桂冠的人,他想要當公司的二把手,這個位子對他來說是最舒服的,雖然我還沒有想清楚,也還沒有太多機會去驗證,但目前我對於經營或者掌控公司有沒有興趣,在過往的經歷,還有這一兩年來的摸索下,我覺得我最舒服的狀態,和韓劇《金祕書為何那樣》的金祕書一樣,雖然我覺得《金祕書為何那樣》的編劇對祕書或者特助的工作一定有什麼誤解,但我的確覺得金祕書很接近我心目中工作的樣貌,在我反覆把《金祕書為何那樣》當成職涯探索的過程來研究時,我發現其實金祕書身兼祕書、PM、BD、專案經理種種職能,雖然他不是完全專業,但他各領域都所有涉略,也都可以 hands on 動手執行,是一個全方位的超級幕僚。

我從來不覺得人的工作要被職稱所限制,也不該被過往的資歷所束縛。我可以為了工作鑽研中國書畫史、西洋美術史,也可以在進入電商公司之後,去學電商營運、廣告投放、精實管理、阿米巴制度…等等。雖然有點浪漫也有點不現實,但士為知已而死,如此而已。

所以回過頭來,為什麼學產品思維,為什麼參加實戰營。學產品是因為上個公司的業務跨度複雜,從研發、生產、品牌、行銷、業務,幾乎是一條龍,所以我想學習怎麼樣去找到一個市場,了解怎麼發掘使用者的需求與痛點,怎麼樣去開發、設計一個產品,私以為這樣可以增加工作的 basic knowledge,可以更好的輔佐老闆。

就和很多童話一樣,幻想總是會被現實無情地打臉,還好已經學會的東西是自己的,誰也搶不走。實際上完課程、參加學習營和實戰營之後,我了解到產品經理的工作方式,也不僅僅適用於產品經理而已。「發現需求、創造價值、持續迭代」,其實就是工作上的目標,也是怎麼把工作做好的核心價值。就連祕書也是,平常怎麼發現老闆的需求、創造自己獨有的價值、想辦法再優化自己的工作流程,都是為了能讓自己能夠愈來愈好。在寫這篇文章的當下,我其實也反覆在思考,以前我工作的方法哪裡錯了,哪些利害關係人沒有照顧到,有什麼事情應該主動提案來創造和累積自己的價值,在以前可能只是單獨的想把工作做好而已,經過近一年的產品思維訓練,看待事情的角度還有自我的要求有很多層面的改變,是我始料未及的。

每一次的復盤與迭代

現在腦海裡跑馬燈似地跑過這幾次的提案內容,覺得自己最進步的是使用者的洞察和提案細節。

之前的工作內容完全沒有接觸過用戶訪談,在學習營中我也常常和同學們說,我真的對人沒有什麼好奇心,我不知道該怎麼聊下去,讓我知道用戶到底是怎麼想的。經過了三次的訓練,我有明確的察覺到我訪談技巧上進步很多,除了訪綱的內容之外,我會去關心用戶的目標、為什麼用、為什麼不用,用與不用背後的決策依據是什麼,而這次更是貫徹了觀察用戶實際使用產品的情況,為了避免當下腦內一片空白,實際使用上我也都設定好用戶要完成的任務,以及如果第一次沒有完成任務時,我要給的說明與提示,這些在後來收斂用戶的痛點時,都讓我們擬出的 User Journey Map 更有所本。

最近剛好在討論職涯發展的困境,所以對於提案細節的完整度也特別有感。第一次參加學習營的時候,要看課程、寫作業,還要完成每週學習營的任務,焦頭爛額又被自己實務經驗的匱乏所限制,所提出的產品設計其實很粗糙,不過當中有一個亮點是,我把小組中所有人的產品用策略串起來,成為一個 Me Now 宇宙,在 Me Now 宇宙中,用戶可以使用公司不同產品線的產品,達成各方面「好好生活」的核心目標。雖然完全脫離了產品解,但我還是很喜歡當下策略腦整個爆發的那一刻,串起來的時候心裡的滿足感塞滿整個胸腔。

第二次參賽,雖然有提醒自己要專注在產品解,但我無法被題目說服,最後還是走了策略解的方案。但是因為第三屆的產品營就是 KKday 實戰出題了,我觀察到企業中實際的提案,不是給出遠大的目標,也不是畫出一個大餅,而是切切實實地考慮公司現階段的 Priority、公司的資源、改版優化的可行性以及會不會影響同事,怎麼說服老闆及其他的部門同事配合,策略解沒有不好,但落地的產品解才能讓產品一步步地往前走。

最後,第三次參賽的題目是「增加 VoiceTube 口說挑戰功能的 Activation」,真的逼自己只能做產品解,並且融入上次的經驗,考量 VoiceTube 在公司所有產品中的定位、市場上有什麼競品、用戶對於英語口說的學習目標又是什麼,甚至還做了過度假設,像是公司可能對這個改版方向所能提供的資源很少、提案的執行時間是 1 到 3 個 sprint,提案上線後要在 3 個月內看到成效等等,雖然過多的限制讓提案的方向比較保守,沒能入選進入最終的 Final Pitch,但根據私下探詢有開發經驗的工程師,可行度應該滿高的,是一個真的能落地的提案。

於此,我對於學習營設下的目標已經達到了,透過這次提案的反饋還有觀摩小組中的提案,還是有很多思慮不周的地方,獲得金色證書和老師的認可,真的只能感謝老師的厚愛。

額外的學習和收穫

就過往的工作反饋來看,我實在不敢說自己是個很友善的人。我對自己要求嚴苛,連帶地我對合作伙伴的要求也不會輕鬆到哪裡去,加上祕書這個工作常常自己執行專案的情況多,我自認我也不是一個很好的合作對象,先前也收過主管的反饋,希望我多注意這方面的事,所以後來每一次合作、每一次回 Email、甚至是每一次日常相處,我都有點戰戰兢兢,深怕話說錯,不夠得體,又或者是無間意得罪了誰。

但後來透過學院中諸多的小組活動、社群活動、學習營,甚至是我自己籌組的短期讀書會,也許是巨蟹座天性爆發,或者找到了同溫層,或者透過這些活動,我練習了怎麼運作小組、怎麼和別人一起協作,我反而收到很多「人很好」、「很體貼」、「很溫暖」的反饋。這次學習營也效法 Lana 發了小組問卷,透過周哈里窗的理論了解別人眼中的自己,反而發現自己身上原來有 coordinator 和 facilitator 的標籤,真的讓我訝異許久,也許也默默解開了我一部份的心結。

最後的感謝

借用我很敬仰的 Andy 哥的名言--Keep Shipping and Enjoy Your Journey。這段金色證書的旅途,和小伙伴們玩耍得非常開心,開了眼界看到一個新的領域,也把學到的知識內化後,再與自己的工作經歷結合,學到的不是只有產品思維,更是得到一個進化版的自己。

旅行的意義不在終點,是在享受路上的風景;學習的意義不在結果,而是學習本身的過程及樂趣。人生所有的追尋,最珍貴的是路上遇見的人、發生的事,感謝學院創造出一個很棒的共學環境,感謝 Evonne 的指導,更感謝包容我,和我一起前進的夥伴們,我真的很想緊緊抱著你們大哭一場,但這樣太抓馬了,還是吃個火鍋喝個酒就好 🙂

不免俗地附上學院的推薦連結,使用推薦連結加入學院的話,你、我都可以獲得相當是 600 元新台幣的 6 個學習貝,可以聽 3 場講座或者兌換一些短時數的課程,滿實用的。也歡迎你來學院找我,和我說說你為什麼加入學院,我也會盡量分享我在學院中的學習心得。

三節贈禮小技巧

7 月份的時候,商業思維學院的老師 KT,發表了一篇《企業禮品贈禮的新選擇(KT 選讀 #29),談了到企業贈禮之間種種難處和糾結,讓我回想起曾經那段需要為三節禮品煩惱的日子,剛正式當祕書,很多事都很新奇,三節時期,祕書室都會被禮品堆滿,那焦頭爛額、昏天黑地,也是挺有趣的體驗。所以也整理了一下自己這幾年磨練下來的送禮心法,回饋給學院的同學們,也一併在我的小樹洞留下紀錄。

稍據規模的公司會有行政部或者祕書處專門準備禮品,通常會依據客戶等級,準備不同的價位的禮品,以老闆的名義送出的話也差不多,但等級區分上考量的就不只是合作來往的金額,還有一些比較質化的指標需要考慮,像是交情深淺、哪裡認識的朋友、圈子中的地位,甚至是老闆平時可能將他視為 Mentor 時常去請益,多多少少我都會考量進去。準備禮品這件事說出來不是什麼多大的本事,只是把過往的經驗整理一下,希望能幫助初次要準備禮品的人,讓即將到來的中秋禮品大戰沒有那麼痛苦。

Present Journey Map 送禮旅程

以學院內共通的語言來說,我們還是要先思考「送給誰」,然後「送禮的目的」是什麼。

如果對人有所求,或者是重點維繫的對像,那就是想盡辦法打聽對方的喜好需求,務必送到心坎裡,不過這類型的用戶平常就要多注意他的需求喜好,別真的只在三節的時候送禮,平常去對方公司拜訪時順手帶下午茶、咖啡,或者是路上看到什麼對方會喜歡的物品,不妨在能力所及就直接送給對方了,平時放在心上,才能讓對方感受到誠意。

同時,我們也要思考一下禮品的「送禮旅程」,就和在做 user journey map 一樣,誰會第一時間接觸到禮品,會做些什麼事情,這份心意在抵達對方手上前,會遭遇到什麼痛點,會在哪裡卡住,而又能怎麼樣讓自己的禮品與其他人的禮品做出區隔,在什麼時候、什麼機會點能打動對方…等等。

送禮和挑選禮品的時候,通常會先分等級,一般公司會用業績或者合作時間的長短,到老闆辦公室的時候,會分真的有交情的朋友、一般往來的賓客,還有當初度麻煩到的人。擬好名單之後,再請老闆過目,看看是否增減,或者是有哪一位賓客需要調整。這裡也會顯露出祕書的經驗值,平常老闆動用了什麼人情、和誰比較常往來、誰又是真正的朋友,不只是商業場上的合作,靠的是祕書平日裡觀察還有記錄。

禮品挑選小技巧

挑高級的禮盒通常我會有幾個方向,只求無過,不求有功。

  1. 包裝精美
  2. 知名品牌
  3. 耐存放

另外要提醒的是,一定要附上贈禮者的禮卡或者卡片

有些老闆應該有名片大小的禮卡,如果沒有印制禮卡的習慣,貼名片也可以,記得要貼在禮盒醒目的角落,沒有名片或者是部門名義送禮,也可去書局買小卡片寫些「中秋快樂」之類的,可以隨著禮盒一起送過去,這樣可以確保你的禮盒會好好的被「登記在案」,留下禮贈品紀錄也留下這份情。

通常這樣就不太會出錯,另外就是端午不要送粽子,中秋不要送月餅,這兩項禮品不是不好,只是在這兩個節日有點氾濫,並且通常不是要冰就是保存期限短,不光是拿到會很頭痛,而且在時間壓力下容易被草草處理,就失去了送禮的目的。

以前剛開始當祕書的時候很文青,很喜歡送獨立設計師的手工禮品,或者私廚小農的禮盒,在不懂的人心目中,就是個普通餅乾而已,花錢的 CP 值很低,想要傳遞的價值也沒有辦法傳達到對方心中,所以除非是對方關注的領域,也不會建議這樣挑選禮品。

送禮不失禮,就是送一個大家公認有價值的牌子,包裝要美,這樣禮送到辦公室,大家讚嘆的那瞬間 Aha Moment 就有了。而且不管是記錄在案還是對方收到禮盒,心裡都會有聲「啊,這應該不便宜吧」,這樣公司或者老闆的心意多少就會被感應到。

 

我的送禮小心機

我自己的習慣,其實也滿感謝老闆們的支持,我會挑符合以上條件的公益禮盒,當然包裝精美、耐存放這兩點,會有一個退讓的空間,但還是會有一定的水準,然後我會根據主題,準備公版印刷的卡片,還有為什麼送這個禮盒的故事,印刷好之後請老闆簽名。

像是有一年新聞報導喜憨兒烘焙坊被棄單,我就買了喜憨兒的餅乾禮盒,另外準備了「我們相信,每個人心中都有一塊童心揮撒,與你分享這片初心與堅持」大概這種小小的短語(前公司是玩具產業),這樣就會讓公益禮盒很不一樣,一方面表現維繫感情的情意,另外一方向也是對外做一個公司的形象。

在準備禮品之外

有送禮自然會有贈禮,如果辦公室中沒有保留禮品清單的習慣,我會建議從現在開始做。除了是往來紀錄的參照之外,也可以抓出對方大致上是什麼時候開始準備、禮品預算是多少,作為下一個節目安排禮贈品的參考。

而上面有提到的 VVIP 對象,我也會將禮品往來還有禮品的照片一併更新在往來的記錄當中,下次如果有機會碰面,也可以當作一個話題。

其他的瑣事

在和學院的同學討論送禮技巧時才突然想起來,有些公司為了避免有收賄的情事,是不收禮品的。

該同學的作法是私下詢問是否方便收禮,再做相應的處理。我比較少遇到這種情況,如果真的不收的話,我會請老闆寄公司公版的電子賀卡,平日裡再多注意一下關係的維繫。

另外一點是「轉贈」是節日贈禮滿常見的文化,尤其是老闆辦公室中,在準備禮盒的時候也要考量進去,除非公司有其他安排,盡量讓禮盒有獨立性比較好。
(像是有些公司會做有公司 Logo 的禮盒,如果真的有這個規模的話,就不用管上面我說了什麼!)

 

 

 

最後是祕書的小 murmur,可以跳過,但讓我抱怨一下

不要送很難處理的禮品來,像是味道重的、快過期的、體積很大又不實用的 blahblah,我真的收過很多奇葩的禮品,像是有我半人高的花瓶、有老闆名字的匾額、木製三個手臂粗的大毛筆雕刻…等,看著他們雖然非常能感受到對方在挑選禮品上費的心思,但我真是不知道該拿這些禮品如何是好。

如何衡量祕書的績效-數據化營運讀書會

從以前到現在,如何在年底績效評估的時候,利用數據化的方式來自證自己的績效,一直都是很困擾我的事。剛開始工作時沒有什麼太大的問題,後來進入外商工作,強迫每年都要寫 KPI/OKR 時,真的是非常困擾我。

祕書的工作太多瑣事,Todo List 一大堆,不知道怎麼列 O 和 KR;其次是有很多事情是很難量化的,也很難掌控,像是如何衡量會議的產出,如何衡量老闆人脈管理上我的績效等等,有時候很想要聽聽老闆的回饋,但可能我本身防衛心很重,亦或是我沒有從公司中得到足夠的心理安全感,在這方面上雖然感覺得到老闆很真切地想和我溝通,但在離開前始終沒有建立起共識,覺得滿可惜的。

最近在商業思維學院中參加了由 Mentor Andy 所發起的《數據化營運》學程讀書會, 除了利用這個機會把學程認真的讀一次之外,Andy 也會出非常 Hardcore 又實戰的回家作業,本來想利用在前公司看到的數據來分析,但總覺得寫得很心虛又不著調,小組討論時看到很多有營運電商的同學的經驗,對能針對自己工作上的數據和營運經驗侃侃而談,我就更灰心,開始覺得自己學習和應用的能力低下,為此還沮喪了兩三個禮拜。在和學習小組的同學們聊過之後,我才醒悟過來,原本我也就不會,也沒有摸過這些領域,作業的目的是讓我們經過練習而掌握知識,而不是要拿作業去比賽,我應該在我擅長的地方發揮,知識才會和我產生連結,而不是一味羨慕別人。

用數據來思考

在數據化營運的課程當中,老師提供了一個用數據來思考並找到解決方針的方法,說來其實也簡單

  1. 用數據化的概念定義問題
  2. 找出必要的數據
  3. 拆解、分析數據,呈現事實
  4. 做出假設
  5. 設計行動,進行驗證
  6. 根據上一步得到的數據,進行調整

這概念其實就和 PDCA 是一樣的,但實際演練才會知道,每一個步驟實作時都會遇到問題,像是怎麼用量化的指標來衡量質化的結果、怎麼設定合適的指標,怎麼設計行動等等。以下就是我在讀書會中的筆記,如何利用數據化的方式思考,如何去衡量祕書工作上的績效。

想用利用數據改善什麼問題

以前老闆曾說,他覺得我最主要的工作,是提高他的生產力。前幾年覺得滿有道理的,但後來發現這個目標滿讓人灰心,因為我無法從工作中看出,我到底有沒有幫助他,提升他的生產力,我開始會想要問「怎麼去評估生產力有提高?」、「如果是老闆不照著默契行事,那我自己努力半天到底有沒有用?」這些問題。

依據前面的六個步驟,首先就是要先思考,如何衡量老闆的生產力,有哪一些指標,需要哪些數據,再來擬定觀測還有增加生產力的執行方案。

定義問題,找出必要的數據

我試著從時間這個角度來切入生產力的議題。首先先利用加法來拆分老闆的時間

老闆的 24 小時 = 上班時間 + 跨國會議時間 + 應酬時間 + 私人休息時間
上班時間 = 開會時數 × 開會品質 + 個人工作時數 × 個人產出品質

行程安排和時間管理這個議題是一個零和遊戲,人的一天就只有 24 小時,這個資源無法增加。而各個時間段的目的不同,所以能夠影響生產力的領先指標也不同,所以先列出所有有可能的指標,不拘量化或者質化,最後再來處理量化質化指標的部份。

從時間的拆分來看,有很大一部份的時間都在開會,所以改善生產力可以先從改善會議品質開始。

拆解、分析數據,呈現現實

而會議品質又該怎麼利用數據化的概念來定義呢?我將會議的品質再細分為幾個指標

  1. 事前準備:在會議前有提供議程和會議資料
  2. 有效討論:在會議上針對議題有充份討論,沒有會而不議
  3. 有效結論:在會議中有做出有效結論,沒有議而不決
  4. 執行成果:在會議有實際執行,沒有決而不行
接著,針對上述的四個指標,訂定標準及相對應的層級分數。以事前準備而言,可以再拆分為提供資料的時間以及資料的完整程度。以 3 天前提供會議資料為標準,評分為 5 分,晚半天則扣 1 分,會議當天才給資料都算是零分等等。可以將四個指標都列出相對應可以觀察到的行為和結果,來評估會議品質。
 
假設四項品質加總分數是 20 分,就可以依據這些標準,去觀察目前現有的會議情況、可能改善的空間,並與老闆討論第一階段的目標等,像是低於 10 分的會議,是否列入不具生產力的會議,需要進行優化改善。
 
我曾經的經驗是,老闆覺得都很重要,大家都要 20 分才對。但面對現實吧,如果大家目前的水平是 5 分,一下子要拉高到 20 分,不只會造成反彈,還有可能整個會議品質改善計畫雷聲大、雨點小,最後無疾而終。會議品質改善的目的是升高單位時間生產力,而不是讓同事覺得好麻煩乾脆不開會了,老闆再發現問題沒有解決,事情沒有人做,這就和我們的初衷背道而馳了。

假設和行動

從問題的定義和拆分,在會議品質的改善與生產力之間,做出以下兩個假設

  1. 在會前有充足的會前資料,可以改善會議品質,進而增加生產力
  2. 會議當下即時確認後續追蹤事項、負責人員、回報時間,可以改善決而不行的情況,對增加生產力也有幫助

所以,身為祕書的我們就可以進行生產力改善的提案,像是

  1. 站在協助老闆將單位時間生產力極大化的立場,沒有提供會議目的和會議資料的會議,都不安排老闆參加
  2. 提供會議議程的模式以及應備資料的清單,讓各部份可以查照依循
  3. 在會議投影片模版內加入一頁會議記錄的頁面,和與會人員確認完任務、負責人、回報日期,都拍板同意後才結束會議

PDCA

在課堂上我學習到一件很重要的事,沒有人可以在一開始,就能設好完美的指標。PDCA 不只是應用在工作上,我們也應該時時去思考這個指標有沒有反應現況,能不能改善問題。不用為了數據化而數據化,但也不能因為無法量化不去設定指標,觀察指標的表現。

也許這次的思考還是有很多不完整的地方,我相信這對於我的學習來說是一個好的開始。如果對於本篇有任何的回饋,都歡迎留言和我一起討論,也許在怎麼衡量質化工作的績效上,我們都能學習到更多。

冒牌者症候群 | Andy 遺珠系列

當天的訪談當中其實有很多非常受用的人生哲理,可惜囿於主題及篇幅,無法完整呈現,但含淚咬牙全部刪除也不是我的風格,在幾經思量下,決定把這些素材作為我的迷妹心得,與大家分享。

身為一個資深的冒牌者症候群患者,其實一直不覺得自己有什麼做得特別好、特別擅長的地方,許多事都是僥幸,也都是運氣而已,所以也以此篇,與這世代大家共有的焦慮舉杯,讓我們一起肯定自己每一個小小努力和小小成就。

面對冒牌者症候群:是個性,不是狀態

在 Light Talk 的 QA 時間,有人問了 Andy 是怎麼克服冒牌者心態的,他說:「放置它」一開始還在想,放置難到不會愈來愈焦慮嗎?覺得自己一事無成?此時 Andy 提醒我們「很多問題,彰顯的是自己的個性,不是狀態。」靜下心想,自己好像也不是真的什麼也不會,什麼也做不到,回頭看也是完成了專案管理學習營、把整組作品整合成產品經理學習營的 Me Now 宇宙,最近帶領了 2 次的小學堂打卡學習活動,也許,也是有那麼一點點,小小可以立足的地方。所以 Andy 建議要「聚焦在小小的、具體的成就之上,有效看待曾經的成功」,所有的人生經驗都是累積,造成了獨一無二的我們。

也因為願意去正視自己曾經的付出,還有獲得的收獲,在一次又一次的小小成就之上,我們會愈來愈了解自己,進而愈來愈喜歡自己,真正接受自己,像是我覺得我就是 #控制狂 #焦慮症 #清單控,知道自己哪些做得還不錯,哪些就是不擅長,持續地做自己喜歡、會快樂的事,練習「打殘局」的能力,全力以赴,盡力而為,就可以在這些事中找到共性,找到自己的價值,至於那些不擅長的事,讓隊友來就好。

搭建自己的 Social Support Network

曾經 Andy 也有一段為時不短的低潮期, 而渡過低潮的方式,其實還是回到接受自己上。我從《帶心》這本書上看到,要能清楚認識自己,首先就要先接受自己有黑暗面,憂鬱、低潮、恐慌都是自己的心情,接受自己也有脆弱的時候,脆弱也是自己的一部份,等想要走出這個心情時,再走出來就好。

一開始 Andy 並不擅長把自己的情緒說出來,覺得自己能夠化解,就算說了也不見得有用,也不見得有人聽,但後來發現,真的有用,也會有人聽,也給了他很大的支持,所以他鼓勵大家要搭建自己的 ”Social Support Network”,找到會聽自己說、會拉自己一把的人,不用逞強地逼自己自我調適,適時說出自己需要幫助,找別人幫忙調適,創造自己的 Social Support Network,也相信自己所選擇的夥伴。

每一件小事,串連起學習的美好

學院所有的老師和 mentor 們給我最深的感受就是「他們是一般人」,不是全知全能,也不一定要站在一個傳授知識的道德至高點上,所以可以看到老師們分享自己做錯了什麼事,現在正想辦法克服什麼問題,甚至像 Andy 一樣大喊自己就是個混亂大師,也曾經 burn out 過、低潮過。正是因為學院的每一個人都為了自己喜歡的事努力著,而造就了學院這個超強大的 Social Support Network,讓我們身處其中,盡可能嘗試自己想做的事,取得一個又一個小小而具體的成就。

學習的意義不在結果,而是學習本身的過程及樂趣。讓我們一起享受每一件小事所帶來的美好。

混亂大師的人生科學 | 商業思維學院 Light Talk《我人生中的幾個重要轉折點》專訪稿

在 3 月中下旬的時候,加入了學院 Light Talk 的志工小組,和很多聰明人一起工作就是爽快,雖然從無到有資訊都不清楚,但藉由每一次的活動最後的復盤,一週梳理出工作表單讓大家使用,自己也認領了美編、行銷等工作,有一種「原來我也可以做到這些事」的小小滿足感。

學院去年邀請 Andy 來開課的時候,我就已經被 Andy 圈粉,他在講述怎麼在 101 推行專案,推動專案的時候要想哪些層級的東西,都有一種被開光的感覺,所以在 Andy 的 Light Talk 場次,我認領了撰寫專訪文這個任務,也與大家分享此篇專訪文,一探 Andy 在 Light Talk 當中談論到轉職及創業應有的準備,還有未來人才需要的能力。

混亂大師的人生科學

《我人生中的幾個重要轉折點》專訪稿

主編 Evonne Tsai
責任編輯 Ryan Lien
撰稿 Stella

享受生命的混亂大師

Andy 是一個多元又複雜的人,擁有哲學、政治、企管的背景,曾經熱血投身社會運動,創辦博雅青年講堂、CareBest 家倍安社會企業,也曾任職於 Airbnb、台北 101 ,現在是醫療業的品牌顧問,人生的經驗乍看之下沒有什麼關聯性,還自稱自己是混亂大師(Master of chaos),但他卻覺得這是一件好事,無論是正職的工作還是兼職的嘗試,保持著 Open Mind 的心態看待自己的經驗,享受自己的生命,雖然過程中很徬徨,但都是很努力地活著。

談轉職:擬定策略,叩問初心

Andy 一直都認為,人活著都有自己的價值觀,所以不論是投身社會運動、地方創生、加入 Airbnb,甚至是後來自己創立品牌,都是保持著自己的初心,訪談中他也引用了賈伯斯所說過的 “You can’t connect the dots looking forward: you can only connect them looking backward” 人生所有的經驗,回頭看都會匯流成形,成為自己之所以是自己的原因。

因此,談轉職前最重要的是正視自己的內心,怎麼去定義工作,工作對自己的意義是什麼?Andy 認為工作是為了豐富人生經歷,透過工作學習並看到更大的世界。之所以選擇進入台北 101 是因為檢視自己的人生,覺得自己缺乏在大型組織內工作的經驗,而離開台北 101,也是覺得自己的人生,該往下一步前進。

面對轉職,Andy 不負大學時「師爺」的稱號,一步步擬定策略,逐步實踐並且迅速迭代。

  1. 準備轉職:從兼職開始,先找到 POC 及 MVP
    從 0 到 1 是很辛苦也是風險很大的事情,如果有轉職的想法,在還有收入時,就可以慢慢嘗試,找到 POC (Proof of Concept),再做出 MVP,從 10 或者 50 開始,都會比從 0 開始來得更有餘裕。在 Andy 在離開 101 前,先幫太太經營品牌,確定自己能做,也有成效之後,才選擇離開。
  2. 選定產業:未來產業,降維攻擊
    挑選產業要考量產業是否具備未來發展性,在市場上擁有訂價能力,如此才能持續發展與經營。同時,轉職也是一個與自己對話,找自己戰場的時刻。如果單一能力站不上頂尖,那又何,也妨繞道而行?先思考什麼領域是自己擅長的並能夠持續領先的,什麼產業非自己不可,尋找自己需要時間,但那會是最適合自己、獨一無二的戰場。

  3. 額外考量:家人協助、附加價值
    在選擇工作時,很多人會忽略家人的重要性,但家人是每個人都無法割捨的情感,如果工作能夠協助家人,或者讓家人感到餘有榮焉,就會對自己產生回饋感,而這個回饋感就能觸發對工作的熱情,進而更加投入、更加精進,最後就會超越他人。

談未來人才的能力:Choose your battle

現在的社會變化快速,將來跨領域現象會愈來愈顯著,Andy 建議未來人才可以培養幾種能力:溝通能力、問問題的能力、解決問題的能力,以及一個核心思維 “Choose your battle”。

溝通

Andy 曾投身於地方創生,也在台北 101 推動大型跨部門專案,關於溝通,他非常認同張忘形老師所提到的「溝通、談判、說服是三件不同的事」的說法,同時也分享他自身不管是推動社會議題,還是擔任公司幕僚多年經驗的溝通技巧。

  1. 先聽後說,了解需求
    溝通的目的是了解對方的需求,而不是將自己的想法強加於對方身上,所以最重要的是先問、先聽,取得對方的信任感,了解對方想要什麼,他想解決什麼,再來推動。在培養關係時會花上許多時間,要有耐心。

  2. 求同存異,關注相同
    在聆聽各方需求之後,難免會發生每個利害關係人需求不一致,這時候就要進行收斂和整理,並且整理的結果在傳達前也要利用「求同存異、關注相同」的技巧,提出所有人共同的目標。

  3. 呈現重點,理解脈絡
    所有的需求、現象都有背後的脈絡,了解利害關係人需求後面的脈絡,就能在溝通時打動人心。

  4. 先易後難,逐序漸進
    在了解需求、知道需求的共通點和各自的脈絡之後,行動的第一步要先以簡單、規模小的行動開始,就算是自己先做也沒關係,只要讓對方覺得這件事他有參與、與他有關,後續就能慢慢地動起來。

解決問題

在解決問題首先要釐清「目的及 TA」,再擬定「策略與方法」,最後要記得不停地「優化與追蹤」,Andy 特別強調,解決問題不是一鼓腦地把當下的問題解決,而是要持續思考怎麼樣可以讓狀況愈來愈好。

問問題

「敢問問題」,「知道怎麼問問題」,「有意願問問題」,「有對象問問題」分別是問問題的四個層次。敢問問題是問問題的勇氣;知道怎麼問問題是問問題的方法;有意願問問題是有問題意識,開始思考怎麼問出好問題;有對象問問題是尋找答案的能力。問問題不只是一個能力,更是創造一個學習的環境。

Choose your battle

人生不會每一戰都贏,耗盡的不只是資源還有熱情,時間一長,人就容易被生活反噬,活成角色而不是自己,所以要找到能重新點燃熱情的戰役,讓自己想一直戰鬥的戰場,讓自己有動力、有動機地生活。最後,擁抱自己的戰場,享受旅程中的風景。

Keep Shipping and Enjoy Your Journey

在訪談最後,Andy 分享 Keep shipping and enjoy your journey 這句話,旅行的意義不在終點,是在享受路上的風景;學習的意義不在結果,而是學習本身的過程及樂趣。人生所有的追尋,最珍貴的是路上遇見的人、發生的事,蠟燭熄滅的的一瞬間,是滿足的圓滿。

目前商業思維學業開放免費的體驗會員服務,只要註冊體驗會員就可以免費參與學院各種活動,包含預計會辦到 6 月底的每一場 Light Talk,光聽業師分享都值回票價呀。

《共讀的力量》與籌組社群讀書會心得及復盤

主題講座:共讀的力量 – 社群讀書引導術
講者:書粉聯盟創始人 林揚程 Hank
講座連結:https://learn.bizthinking.com.tw/packages/425dac/units/9E9136

從去年到現在,在商業思維學院學習帶給我很大一部份支持力量是共學的伙伴,從去年早上 7 點,由 Gipi 院長主持的 AMA 百科打卡晨會,到今年過年,我也組織了兩次百科共讀的讀書會(辦在過年期間的唬唬 Biz 小學堂及最近的 Hardcore 小學堂),持續 28 天的 Hardcore 小學堂在 3/14 就要結束了,以此篇主題講座心得,作為主揪兩次讀書會的復盤,與大家分享我的實驗驗證結果,我想應該是很不錯的事。

成立讀書會的初心

在一切開始之前,Hank 將重點放在,我們為什麼要成立讀書會,或者是我們為什麼需要組織一個社群,一起讀書?目的不外乎以下四種:

  1. 持續學習 – 學習沉澱
  2. 拓展社交 – 關係沉澱
  3. 建立自己的專業智囊團 – 人脈沉澱
  4. 營運自品牌 – 粉絲沉澱

而這四種目的,都是為了不同的目的,如學習、關係,人脈、粉絲的進一步深化。

小學堂的目的其實也很簡單,就是想找到一群人持續學習。我檢視去年的學習情況,我發現我非常缺乏學習的自制力,在沒有晨會的時候,在學院的學習通常是兩天打漁、三天曬網,但我也發現,我非常重視對於團體的 commitment,以及如果有人規劃好活動,一起學習,通常我就能按步就班的完成。簡單來說,也就是一群人走得遠的概念。所以小學堂的初衷是學習,藉由共讀百科,每日產出短篇心得,進一步將百科的知識做深度的吸收及再應用。

社群讀書營運術

營運一個高效的讀書會,需要注意以下六個步驟,我也會以最近的 Hardcore 小學堂進行復盤。

1. 定位

定位可以從四個方式著手

  1. 個人標籤
  2. 目標對象
  3. 社群名
  4. 主題選書

之所以先談論成立讀書會的初心,這就與定位有關。定位的方式有很多,從主辦人出發,可以從專業、人脈、未來三個層面來探討;從 TA 的需求來看,我們能夠滿足什麼痛點、甜點或者癢點?人能夠聚合在一起,都是有所求,無論是想要解決問題,還是想要增加自己的閱讀量,都可能是 TA 的痛點,或者就是單純想要追星似地和大神一起讀書,這就是 TA 的甜點,Hank 在此處也提到「癢點」的概念,什麼是 TA 欲之而不能得的東西?這也有可能是吸引 TA 加入讀書會的誘因。

有了精確明確的定位,才能號召志同道合的同伴加入,而好的定位,就要同時帶出自己的優勢及 TA 的需求,透過整合或者細分的方法,讓讀書會的標籤具有吸引力。

  • 整合:以健身教練為例,單獨講健身教練可能沒有什麼吸引力,但可以與自己的標籤做整合,如「極限」健身教練(與自己的專業做整合)。以我來說,如果說自己是祕書可能沒有什麼特色,但如果我是擅長控制大家的小蜜(專業)就會比較容易讓人記得。
  • 細分:在自己原有的領域或者 TA 的需求再進行細分,像是銀髮族的健身教練。

Hardcore 小學堂的定位一開始滿明確的:

  1. 超 Hardcore,每天都要上線,假日無休
  2. 透過共讀,大家互相幫助,一起降低得到 Office 365 的門檻
  3. 有一個拿著鞭子的小蜜,會微笑著,每天陪著大家讀書

2. 基準

所謂的基準,就是定時、定頻、定點,有固定的時間、固定的頻率,固定的地點,就容易讓每個人養成習慣,也比較好堅持下去。以小學堂來說,就是固定每天要產出心得,在該天的百科下方打卡,並且在晚上 10 點半, Gather 房間一起討論。

3. 組織

Hank 是將讀書會分作進修組、成果組、公關組、總務組,不過小學堂一開始就不是打算長期運作,所以組織上並沒有分工的那麼仔細。但在組織方面,我有一個學習是,讓所有人都要參加一點點讀書會的營運,才會讓成員產生使命感,進而投入。

小學堂算是陰差陽錯地往這個方向發展了,因為要滿足參與的人在 28 天內都能發出共筆,進而達成 Microsoft 365 的贈送條件,所以每週每個人都會輪一次共筆,發一篇文;而後期大家也會在我佈置小學堂的時候,提出自己的桌上想要「大腦」(?),或者當值日生的時候要有麗雅陪伴(?) 種種需求,也算是共同佈置場地了 

4. 形式

在運作的形式上 Hank 提出了RCA 社群讀書引導術,我覺得就是讀書會的核心價值,RCA分別是:

  • Reading,共讀
  • Sharing,共享
  • Creating,共創

透過共讀好書或者百科,首先先達成共站,無論是與自己過去的經驗連結,或者找到未來面對問題因應的方法,最後就能完成共創,也就是一群人共讀一本書,找到一個值得深入的知識點,並且去實作,書或者百科都是一個載體,重點是彼此學習的過程。

共創這點真的很有趣,一開始小學堂大家的心得分享,都比較接近共讀或者共享的層面,分享自身的經驗,再回饋對方想法。後來進入《全球化》還有《時事分析》的時候,大家開始會找資料,來幫百科做很多延伸閱讀或者討論,藉此還得到 Andy 說為什麼我們把好好的百科打卡變成小型 Case Study 的讚賞(不管怎麼說,我是把這句語當成稱讚了),這種共享到共創的演進讓人非常興奮,也很期待晚上的討論時光。

5. 營銷

Hank 就自身的經驗也提出營銷要注意的四點,我就利用 Hardcore 當時的揪團文一起複盤。

  1. 品牌:我不覺得我有什麼品牌知名度,不過 Office 365 很吸引人,所以藉此沾光就成團了。
  2. 宣傳:在日更打卡團還有交誼廳兩個高人氣小組貼出揪團文,會看學院小組文的人通常都有一定程度的學習熱忱,所以會滿好揪到人的。
  3. 文案:我覺得我做得最好的部份,就是在第一行直接寫了「注意,以下 Hardcore,請小心閱讀」,也很明確寫出我就是想得到 Office 365,規則也很明確,充份讓 TA 知道他們即將要面對什麼(誤),會得到什麼,為什麼要來。 
  4. 邀請:小學堂當初是爆團的,出乎我意料之外,所以還沒有來得及走到這一步。

6. 產出

Hank 在提到產出有一個重點是,除了讓參與的人有 take away 外,也要讓「外面的人」能看到讀書會的成果。因為要在交誼廳發文,所以這在小學堂也是誤打誤撞的達成了,額外做得好的事情是一開始就是以 Notion 為主要的資訊中心,後來發現了交誼廳發文有字數限制,就可以直接以 Notion 的公開網址讓外部的人可以看見當天大家的心得還有討論的議題。

好的社群學習四條件

好的社群學習有四個條件,分別是

  1. 有料:選書或者共讀內容對 TA 來說是有價值、有幫助的
  2. 有感:要有好的引導技術,讓大家都能針對議題討論;讓成員參與組織營運,培養參與感
  3. 有趣:多向的學習模式
  4. 有貨:學習的最後,來協助大家來進行分享,讓外面的人可以看到成員,讓內部的成員能得到掌聲

用這四個條件重心復盤小學堂,如果要給自己一個分數,我想大概是 75 分吧。

  1. 有料:這個層面是百科的功勞,站在巨人的肩膀上,我不敢居功。
  2. 有感:我覺得這是我還做得不足的地方,雖然有主持但是引導的技巧還是要多練習。
  3. 有趣:Gather 太可愛了,哈哈,而且小夥伴們都有各自不同的觀點、不同的經驗,每次討論都有一種拓展眼界的感覺。
  4. 有貨:感謝學院發起的活動,小學堂可是連續 28 天產出共筆討論,我自己也覺得很棒!

小學堂的復盤

除了上面所提到的之外,我覺得小學堂這幾次有一些很不錯的經驗可以和大家分享

  1. 要記得休息(週末放假或者魔法小卡機制)

    這次為了滿足 7 個人,一人一週發一篇這個原則,Hardcore 小學堂週末並沒有休息,比起之前過年的百科打卡團,不僅早上 10 點開始,時間比較輕鬆,而且六日休息,讓大家有時間回覆精力,沒有休息的 Hardcore 小學堂容易讓人產生疲憊感,不停地日更輸出也容易耗竭。

    因為週末沒有休息,所以這次參考了上次 case study 火箭隊的魔法小卡請假機制,讓大家可以自由選擇休息的時間,如果臨時有活動也可以祭出魔法小卡請假,我覺得滿不錯的。

  2. 倒數機制

    連續打 28 天的卡真的是滿累人的,所以在完成 1 個單元,還有行進到第 14 天、倒數 10 天的時候都會在最後鼓勵大家再撐一下下,我們就快要看到終點了。隨著每天倒數日曆的更換,讓大家在結束時拍照更有感。

    除了以上的學習之外,再重看講座之後,下次也想嘗試看看能不能有 131 的方式先導讀百科,再來進行討論。

一群人走得久

其實一直以來,都是自己很片段又孤單地學習,在學院裡真正體會到什麼是「一群人走得久」的感受。一起讀了 52 本書、看了近一半的商業思維百科、從 mentor 上看到自己的盲點,也從 mentor 身上得到鼓勵,從同學身上得到支持,得到專案管理、產品經理證書,做了 4 次的 case study,沉浸在這種充滿腦內啡的學習環境裡,很幸福。

學院最近開放了免費的體驗學員,最近也在舉辦大師對談,只要參加體驗會員,都可以免費參加學院的活動,學習最可貴是學習的過程,也許你會喜歡這裡的風景。

 

為什麼老闆都偏心? 和老闆要特權的談判守則

Vanessa 在商業思維學院中開了一個每天學點溝通共學小組,一開始是與大家一起分享《好好說話》的內容,會請一些同學分享,不知不覺間也成為學院最多人加入的小組了。身為常常近距離觀察老闆的小小祕書常常被 cue,但也意外累積了很多寫作素材,所以決定整理起來和大家分享。

身為幕僚,不知道有多少人能拍胸脯說自己能夠體察上意,老闆說什麼都能掌握得住,我自己是還在修練這項技能,希望用許多檢查點及提高溝通次數的方式,來和老闆對焦需求。 

在第 38 篇談到〈如何避免誤解上級的意見〉時,Vanessa 問了一個很有趣的問題:「想 cue 小秘書 Stella 舉例你都怎麼包裝潛台詞跟老闆爭取規則以外的空間」。其實這和平常專案管理的時候,和老闆要資源的情況差不多,「特權」這種字眼總是讓人又愛又恨,自己擁有的時候覺得是自己掙來的,但看著別人有自己沒有,難免又恨得牙癢癢。身為貼近老闆的小小祕書,當然偶爾也會有點特權,就利用〈如何避免誤解上級的意見〉來分享我是怎麼開口和老闆談談我想有些規則外的空間的吧。

在開口之前-現階段,你有多了解你的老闆

扯到老闆這件事,還是不免提到「現階段,你有多了解你的老闆」,了解他現在這個時機點,在乎的是什麼?了解在他眼裡,什麼是可以容忍的?另外就是「你有多了解你對他的價值?」。我在李君婷老師的講座中學到一句很真實的話「職場上的做自己是一種特權」,特權怎麼來,當然就是你在老闆的眼中值不值得他給你這份特權,或者是他給你這個特權,他能有什麼好處。

所以怎麼爭取規則外,有幾點可以思考:

  1. 只能爭取灰色地帶,紅線不要踩。
    這是基本原則,不然時間一久,就算不是功高震主,你也會成為老闆眼中的問題人物,這時候處理你的效用比給你特權的效用來得大時,他就是處理你不是對你好了。
  2. 你拿什麼爭取你想要的?
    功勞還是很重要的,我在公司裡曾學到一句話「我們不是拉著石磨的驢,我們不看苦勞」,當你只剩下苦勞能拿來說嘴的時候,就請閉上嘴。

當你真的準備好了,有資本了,再來進行談判的第一步。

開始談判- #1 剝離表象,了解對方的真實訴求

要一直練習永遠多想一個為什麼。有時候老闆提出他的需求時,我會先觀察最近公司發生了什麼事,或者是老闆最近和哪些重要人物談話,尤其當老闆的需求看起來很莫名奇妙時,後面可能都有千絲萬縷的連結。很多時候老闆心有千千結,但又不方便直說,從下屬的口中換個方式說出來,他也會比較輕鬆。

而且我也鼓勵不要把老闆放在神壇上,如果公司文化允許,平常盡量找機會和老闆談話,除了公事以外,也談一些觀點、觀察,有助於共同價值觀的建立。我常常也會直接問老闆為什麼,或者是我會和他說,請他直接和我說他要什麼,避免兩個人暗示來暗示去,結果交付的成果大走鐘。

談判中途- #2 實現雙贏

如果要去要灰色地帶的東西,那自己要有心理準備是,自己要把後續的事情都扛下來,不能給老闆製造麻煩,也要幫他在公司維持他老闆公平的形象,不能讓老闆的地位和形象受到同事的非議。主要就是希望在得到自己想要的特權之後,老闆還能樹立公平公正公開的形象,甚至是創造出老闆是體恤下屬、賞罰分明的領導風格的感覺。這時候再和老闆開口說你需要什麼要的資源。

在我剛進公司,公司設備還只提供 13 吋筆電,還不提供雙螢幕的時候,曾和老闆溝通我真的無法用 13 吋螢幕處理他的行程,那麼滿的 Google Calendar 擠在 13 吋的螢幕上,完全看不見任何字。所以我說明我理解公司有公司配備的規定,那我家有多的螢幕,我可以自己帶設備來。後續我會和 IT 統一口徑說那是我自備的,不是公司的預算,他不要出聲就可以了,最後成功地擺脫眼睛可能會過勞的處境。

談判尾聲- #3 把訴求包裝成對方訴求

所以有發現我的場面話在上面就舖陳很多了嗎?這裡就會重申我覺得這件事會對工作有什麼幫助,對他的效益是什麼,或者是對他能減少什麼損失。像是前兩天我的筆電燒壞,公司的備用筆電一開就當機,當下面對筆電是又氣又無奈,我只好和老闆說:「現在我的筆電連一個投影片都開不了,這樣提案簡報我趕不出來,而且很大幅度影響我的工作進度,但我怕時間拖延後,資料也會來不及交給他,還是說我可以申請下午在家上班嗎?因為時差因素他下午休息,不會影響他在台北辦公室的事,不會造成太大的問題,而相關差假申請我會和人資去處理,同事那邊就會說我下午是出差,不造成特例。」

成功以後-閉口不言,發揮價值

這段其實不是〈如何避免誤解上級的意見〉中的內容,但還是最後還是想多嘴提醒一句,特權終歸是一個令人眼紅的存在,不管是談判的內容,還是談判的結果,在公司都是低調再低調為上,除了避免落人口實之外,也讓老闆知道你的要求不是真的為了「特權」,而是為了把事情做對、做好。

原本一開始並沒有假設自己會那麼投入在學習上,只能說社群共學真的有很大的魅力,有時候談著談著,自己會去挖掘和條理化平常的思維,從而再檢示自己最近的行為是否違背了自己的價值觀,在寫這篇的時候也是,有時候特權之下太理所當然的事,就容易忘記當初的初心,還有要保持戰戰兢兢,如履薄冰的謹慎。希望〈好好說話〉這個系列能一直持續下去,除了和大家分享以外,也是要提醒自己一直回頭修練的課題。