祕書工作

祕書會被 AI 取代嗎?從 AI 做投影片說起

最近 AI 在 ChatGPT 還有 MidJourney 引領之下,變成了一個全民話題,我嘗試了一陣子之後,也覺得蠻好玩的,也學了一點 AI 詠唱。每一次新科技出現,就會有更多的職業焦慮,還有引發職業焦慮的言論,像是 AI 以後會取代掉翻譯、祕書…等,我不覺得我有資格可以大放闕辭,但可以從我最近的觀察來說起。

AI 可以幫忙做投影片了!以後不用做 PPT 了!真的嗎?

ChatGPT 開始一波 General AI 的浪潮,AI 開始會對話、寫文案、創作故事文本…等,所以請 AI 做投影片這個服務,也如雨後春筍般一個個誕生。就先不論 AI 資料的正確性,我相信這個問題終於會在人類大量餵養、機器大量學習之下解決,不過 AI 生成的投影片對我們到底有沒有幫助,倒是一個可以可以觀察的角度。

在繼續這個話題之前要先聲明,這篇文章沒有要針對誰或者哪一個粉絲專頁,只是前幾天流感病中剛好看到相關的議題分享,所以我在 Facebook 特地標記了起來,想練習實作。相反來說,還是要感謝各路大神開發 AI 的各種可能性。

之前天我看了查特普拉斯的《ChatGPT 極速簡報製作!》,文章的內容是展示如何利用 ChatGPT 產生投影片介紹文字並抓取網路圖庫的照片之後,使用 Markdown 語法,利用 Google Slides 的外掛將其轉換成投影片。知道原理之後其實很容易用其他服務達成相同的效果,利用 Markdown 語法做成投影片或心智圖這個功能其實 Evernote 和 Xmind 早也就有了。所以我看完文章的第一個念頭是「好累啊」,第二個想法是「這樣的簡報、對工作有什麼幫助?」。

以過往的工作經歷來說,這種簡報還真的沒有幫助。身為一個應該可以自稱是 senior 的小祕書來說,我還真的曾經幫老闆安排旅行團,家族旅行或者商務旅行都有,如果計畫只給景點介紹,可說是連工讀生都不如。

幫老闆做旅遊計畫要考慮的,其實和自己出去玩沒有什麼兩樣,只是要注意同行者的毛可能很多,而且又不能得罪,不像是自己家人或者朋友,知道我強勢,往往都會讓著我一點。撇開機票、住宿不先談,景點選擇、安排景點的前後順序、如果下雨有沒有雨備、景點重點特色、歷史脈絡、需不需要購票、哪些景點必看、景點的停留時間、需要不要安排導覽人員…甚至是有沒有網路訊號等等,當中有很多小小又煩雜,但是安排好老闆會很順心的事。像這種這種 Google 或者問 ChatGPT 就有的景點 data,連 information 都稱不上。

另一種 AI 生成投影片的工具

回到正題來,用 AI 產生這種品質的投影片需要多久?上述的方式,我都覺得花了太多的時間。
 
tome.app,一個 AI 自動生成投影片的服務
 
在下方的 prompt 欄位輸入:「請介紹世界知名的 10 大景點,並以景點名稱作為投影片標題,内文需要包含:地點、特色、簡單介紹,右方要放置該景點的照片」按下 enter 鍵,就會得到以下的簡報
 
 
其實可以在輸入 prompt 時指定他生成繁體中文的檔案,而每頁的投影片也都可以再進行編修,不過目前應該是只能利用 tome 分享,無法下載投影片,但我想產品迭代下去,很快就能夠下載 PDF 了吧。

利用 AI 生成投影片的實用性,AI 真的能取代祕書嗎?

這種 AI 生成的東西到底有沒有用,也許有吧,但我想更有用的是我腦海裡密密麻麻要幫老闆做事的任務系統。
 
AI 想取代祕書?從打字機時代到電腦時代,祕書或者特助這個職稱一直存在著,凡存在就代表這個人、這個角色,始終一直被需要,只是在時代推移、科技進步之下,職務內容隨著老闆的需求調整後,愈來愈複雜了而已。對於我來說,祕書是 problem solver,是老闆的第二大腦,AI 可以處理已知,但處理未知還有與老闆協作的能力才是祕書的價值,所以也可以說,學得不夠快,不懂得幫自己加值的人,才會被取代,不管哪一個行業,我想都是亦然。
 
而 AI 生成的投影片到底實不實用,其實就要回到投影片的目的是什麼。依照劉奕酉老師在簡報課中的說明,我們可以將簡報分成工作型簡報、展演型簡報以及提案型簡報,但不管是哪一種簡報,目的其實都是為「解決問題」。在這個層面,我又把解決問題分為兩個層面「溝通」以及「行動」。「溝通」是希望透過簡報,讓簡報的讀者或者參與會議的人,和我有相同的共識;「行動」則是希望透過簡報,能夠擬定下一步的行動方針。

所以注意到了嗎?簡報當中最重要的地方,是身為「人」所能提出的見解、行動方案還有執行的能力,這些都是 AI 目前遠遠所不能及的。把 AI 當成工具,積極去擁抱他所帶來的優點,同時也不固步自封,透過持續學習幫自己加值,就會是一個難以取代的人。我想,祕書在這裡更有優勢的地方,就是我們早已養成各種想辦法、找工具,還有釐清老闆需求的習慣,所以也不用過度憂慮,把 AI 帶來的轉變,當作是裝備升級的武器,加化我們 problem solver 的能力。

我的想法也依舊不變,我從來不覺得人的工作要被職稱所限制,也不該被過往的資歷所束縛,我常常說我就是個打雜的,老闆有什麼需求我就往哪裡去,雖然不像其他同事能夠有一個看起來很專業的職稱,但其實我很喜歡這樣的工作內容,也很喜歡這樣的自己,與其想著會不會被取代,我覺得有新工具能夠讓我更效率,有更多像 MidJourney 這種新玩具可以玩,是很有趣的的事啊。

從 AI 應用看到人類的惡意

題外話,自從行銷大神開了 《ChatGPT 生活運用》 群組之後,我其實觀察到很多堪稱社會實驗的社會跟風現象,像是把 AI 校調整寶寶、渣男、海女、蘿莉控…等,甚至是要 AI 表現出「老婆說的永遠是對的,1+1=3」,我們一邊在大肆批評 AI 的資料錯誤連篇,但又不停地拿錯誤的資料餵養他,人類真的是很神秘又充滿惡意的生物。

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