祕書工作

三節贈禮小技巧

7 月份的時候,商業思維學院的老師 KT,發表了一篇《企業禮品贈禮的新選擇(KT 選讀 #29),談了到企業贈禮之間種種難處和糾結,讓我回想起曾經那段需要為三節禮品煩惱的日子,剛正式當祕書,很多事都很新奇,三節時期,祕書室都會被禮品堆滿,那焦頭爛額、昏天黑地,也是挺有趣的體驗。所以也整理了一下自己這幾年磨練下來的送禮心法,回饋給學院的同學們,也一併在我的小樹洞留下紀錄。

稍據規模的公司會有行政部或者祕書處專門準備禮品,通常會依據客戶等級,準備不同的價位的禮品,以老闆的名義送出的話也差不多,但等級區分上考量的就不只是合作來往的金額,還有一些比較質化的指標需要考慮,像是交情深淺、哪裡認識的朋友、圈子中的地位,甚至是老闆平時可能將他視為 Mentor 時常去請益,多多少少我都會考量進去。準備禮品這件事說出來不是什麼多大的本事,只是把過往的經驗整理一下,希望能幫助初次要準備禮品的人,讓即將到來的中秋禮品大戰沒有那麼痛苦。

Present Journey Map 送禮旅程

以學院內共通的語言來說,我們還是要先思考「送給誰」,然後「送禮的目的」是什麼。

如果對人有所求,或者是重點維繫的對像,那就是想盡辦法打聽對方的喜好需求,務必送到心坎裡,不過這類型的用戶平常就要多注意他的需求喜好,別真的只在三節的時候送禮,平常去對方公司拜訪時順手帶下午茶、咖啡,或者是路上看到什麼對方會喜歡的物品,不妨在能力所及就直接送給對方了,平時放在心上,才能讓對方感受到誠意。

同時,我們也要思考一下禮品的「送禮旅程」,就和在做 user journey map 一樣,誰會第一時間接觸到禮品,會做些什麼事情,這份心意在抵達對方手上前,會遭遇到什麼痛點,會在哪裡卡住,而又能怎麼樣讓自己的禮品與其他人的禮品做出區隔,在什麼時候、什麼機會點能打動對方…等等。

送禮和挑選禮品的時候,通常會先分等級,一般公司會用業績或者合作時間的長短,到老闆辦公室的時候,會分真的有交情的朋友、一般往來的賓客,還有當初度麻煩到的人。擬好名單之後,再請老闆過目,看看是否增減,或者是有哪一位賓客需要調整。這裡也會顯露出祕書的經驗值,平常老闆動用了什麼人情、和誰比較常往來、誰又是真正的朋友,不只是商業場上的合作,靠的是祕書平日裡觀察還有記錄。

禮品挑選小技巧

挑高級的禮盒通常我會有幾個方向,只求無過,不求有功。

  1. 包裝精美
  2. 知名品牌
  3. 耐存放

另外要提醒的是,一定要附上贈禮者的禮卡或者卡片

有些老闆應該有名片大小的禮卡,如果沒有印制禮卡的習慣,貼名片也可以,記得要貼在禮盒醒目的角落,沒有名片或者是部門名義送禮,也可去書局買小卡片寫些「中秋快樂」之類的,可以隨著禮盒一起送過去,這樣可以確保你的禮盒會好好的被「登記在案」,留下禮贈品紀錄也留下這份情。

通常這樣就不太會出錯,另外就是端午不要送粽子,中秋不要送月餅,這兩項禮品不是不好,只是在這兩個節日有點氾濫,並且通常不是要冰就是保存期限短,不光是拿到會很頭痛,而且在時間壓力下容易被草草處理,就失去了送禮的目的。

以前剛開始當祕書的時候很文青,很喜歡送獨立設計師的手工禮品,或者私廚小農的禮盒,在不懂的人心目中,就是個普通餅乾而已,花錢的 CP 值很低,想要傳遞的價值也沒有辦法傳達到對方心中,所以除非是對方關注的領域,也不會建議這樣挑選禮品。

送禮不失禮,就是送一個大家公認有價值的牌子,包裝要美,這樣禮送到辦公室,大家讚嘆的那瞬間 Aha Moment 就有了。而且不管是記錄在案還是對方收到禮盒,心裡都會有聲「啊,這應該不便宜吧」,這樣公司或者老闆的心意多少就會被感應到。

 

我的送禮小心機

我自己的習慣,其實也滿感謝老闆們的支持,我會挑符合以上條件的公益禮盒,當然包裝精美、耐存放這兩點,會有一個退讓的空間,但還是會有一定的水準,然後我會根據主題,準備公版印刷的卡片,還有為什麼送這個禮盒的故事,印刷好之後請老闆簽名。

像是有一年新聞報導喜憨兒烘焙坊被棄單,我就買了喜憨兒的餅乾禮盒,另外準備了「我們相信,每個人心中都有一塊童心揮撒,與你分享這片初心與堅持」大概這種小小的短語(前公司是玩具產業),這樣就會讓公益禮盒很不一樣,一方面表現維繫感情的情意,另外一方向也是對外做一個公司的形象。

在準備禮品之外

有送禮自然會有贈禮,如果辦公室中沒有保留禮品清單的習慣,我會建議從現在開始做。除了是往來紀錄的參照之外,也可以抓出對方大致上是什麼時候開始準備、禮品預算是多少,作為下一個節目安排禮贈品的參考。

而上面有提到的 VVIP 對象,我也會將禮品往來還有禮品的照片一併更新在往來的記錄當中,下次如果有機會碰面,也可以當作一個話題。

其他的瑣事

在和學院的同學討論送禮技巧時才突然想起來,有些公司為了避免有收賄的情事,是不收禮品的。

該同學的作法是私下詢問是否方便收禮,再做相應的處理。我比較少遇到這種情況,如果真的不收的話,我會請老闆寄公司公版的電子賀卡,平日裡再多注意一下關係的維繫。

另外一點是「轉贈」是節日贈禮滿常見的文化,尤其是老闆辦公室中,在準備禮盒的時候也要考量進去,除非公司有其他安排,盡量讓禮盒有獨立性比較好。
(像是有些公司會做有公司 Logo 的禮盒,如果真的有這個規模的話,就不用管上面我說了什麼!)

 

 

 

最後是祕書的小 murmur,可以跳過,但讓我抱怨一下

不要送很難處理的禮品來,像是味道重的、快過期的、體積很大又不實用的 blahblah,我真的收過很多奇葩的禮品,像是有我半人高的花瓶、有老闆名字的匾額、木製三個手臂粗的大毛筆雕刻…等,看著他們雖然非常能感受到對方在挑選禮品上費的心思,但我真是不知道該拿這些禮品如何是好。

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