如何利用 Make.com 打造 Email 電子發票自動報帳系統

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如何利用 Make.com 打造 Email 電子發票自動報帳系統

每個月，公司都會有不少電子發票需要處理，特別是由老闆轉寄過來的各式電子帳單。從下載附件、上傳至指定的 Google Drive、填寫帳務資訊到 Google Sheet 報帳表單，這些步驟繁瑣而耗時，且具高度重複性，處理起來經常令人煩躁。

作為一名經常需要處理行政事務的工作者，我決定以這個流程作為自動化工作的起點，希望節省時間、提升效率，並將這項成果作為我工作流程自動化的作品集。

我是如何規劃這個自動化流程的？

一開始，我認真地畫出了一個「我以為」的報帳流程，這個步驟相當重要，因為我們常常低估了人腦在進行任務時的自動化程度。一些看似簡單、甚至無意識完成的步驟，反而會成為自動化流程中的重大障礙。

舉個最明顯的例子，就是電子發票的檔案命名。我習慣使用以下格式命名單據：

報帳年月_部門_科目_項目_金額_發票號碼

這個習慣能讓我快速找到需要核對的檔案，但對自動化而言，這意味著工作流程需要取得日期、部門分類、科目、項目、金額與發票號碼這些資訊。對人類來說，這只是「看一眼收據」的事情，但對工作流來說卻是一連串的精細步驟。

實際的工作流架構

經過多次重構與 AI 討論後，我最終確定的自動化流程如下：

  1. 查看 Gmail 中特定寄件人的信件
  2. 使用 Claude API 分析附件中的 PDF 檔案，直接提取文本內容
  3. 產生 JSON 格式的報帳資料
  4. 將附件自動上傳到指定 Google Drive 資料夾
  5. 自動生成 Google Drive 的檔案分享連結
  6. 將報帳資料和檔案分享連結一併回填到 Google Sheet
  7. 將處理完的電子郵件標記特定標籤並封存

報錯機制

這個流程當中，難免會出現一些狀況，比如遇到發票檔案需要密碼才能開啟，這時 Claude API 就沒辦法正確分析內容。為了避免因此漏報，我設計了一個簡單的報錯機制：當 Claude 無法處理檔案時，系統會自動傳送通知到 Slack，提醒我需要手動處理這筆帳單。

之所以選擇 Slack，而不是 Email 或其他通訊工具，是因為我的日常工作幾乎都在 Slack 上進行，這樣不需要額外切換視窗或監控其他平台，也比較不容易漏掉提醒。

AI 工具的選擇與使用心得

在整個開發過程中，我主要使用的是 ChatGPT，因為付費版的 ChatGPT 能夠提供深入且高效的討論。但在實際分析 PDF 文本的環節，我最終選擇了 Claude API，原因在於它能直接處理 PDF 文字內容，而 OpenAI 和 Google Gemini API 雖然知名且廣泛使用，卻需要額外將 PDF 轉換成圖片才能進行分析，對我而言多了一道工序，降低了自動化流程的效率。

在探索的過程中，ChatGPT 提供了許多建議，但也曾經「騙」過我，讓我嘗試許多最終不可行的方法，這導致我意外地學了不少用不上但卻有趣的新技能，例如 JSON 格式的撰寫及 Google Cloud API 的使用。

社群與專業工程師協作的重要性

在過程中，當我遇到無法解決的問題時，幸好有加入幾個專門討論 AI 工作自動化的 LINE 社群（如知識倉鼠、偷懶辦公室）。這些社群中有許多熱心且專精的大神，當我卡關時只要在群組內求助，很快便能得到有效解法，極大地節省了摸索時間。

自動化成果與效益

經過 8 小時的努力後，這個報帳自動化流程已經順利上線了。現在每當老闆再寄電子發票來，我再也不用花費大量時間手動處理，流程變得順暢且有效率。

至於成本，整個自動化過程僅使用 Claude API 處理 4、5 月份的發票，費用僅花費 0.33 美金（約 10 塊台幣），大幅節省了原本需要耗費的時間成本。

未來優化與下一步計畫

未來，我希望能持續優化這個流程，包括加入照片報帳、擴充處理國外 invoice 並自動換算台幣的功能（這部分其實我已經在這次流程中透過更新 Claude API 的 prompt 初步完成了），並進一步延伸到其他紙本帳單的自動化處理。

此外，這次經驗也提醒了我，這些靠著「無章法學習」獲得的新知識，其實我並不算真的熟悉，雖然看起來完成了自動化流程，但未來維護時還是可能要重新摸索一遍。因此還是得乖乖整理成完整的專案筆記，才不會讓自己每次維護都像初學者一樣手忙腳亂。

透過這篇文章，我希望能夠幫助新手或經常處理行政事務的秘書朋友們，更清楚地了解如何建構工作自動化流程，並嘗試實踐於自己的工作場景中。這次在社群貼文分享之後，甚至還有人詢價，讓我小小驚訝了一下。如果你剛好也面臨類似的行政困擾、對自動化流程感興趣，或許我們也可以聊聊，看看能不能一起把工作變輕鬆一些。

我的 Email 信箱 hi@iamstellala.me

AI 寫程式後的復盤與反思

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幫公司寫的打卡機器人功能已經正常運作了 2 週左右，差不多也是來做心得總結的時候，一個完全不懂程式的文組小祕書，如何利用 AI 協助寫程式，當中又遇到了什麼困難，最後是我的心得感想。

規格說明：我的資訊能力還有背景

身為一個文組人，我的日常工作和程式設計從來沒有交集，和程式碼稍微像一點的，就是我很會寫 Excel 的公式
󠀠
不過要說完全沒有程式基礎可能也不太對，雖然看不懂程式語言，但在資訊素養與認知，可能還是高於平均。

和 AI 一起寫程式，專案開始

從今年的 AI 年會看到薩泰爾的分享，還在 AI 社群讀書會當中，許多像我一樣沒有技術背景的文組小夥伴，利用 AI 完成了許多功能實用的小工具和專案，看著這些案例當下超級興奮的，也想著：「或許我也能試試看寫個什麼？」
󠀠
一開始我以為我會寫什麼「合約產生機器人」之類的，也想過自己的日常可以作一些什麼，不過從「想法」就開始卡關，一來是我想不到我有什麼事情需要特別寫個 AI 來處理，而不用現用的工作流程或者工具就好？其次是眼界不夠開闊，我缺乏想像，沒有辦法想出「原來 AI 可以這樣應用」。
󠀠
很有趣的事情就是，還是回到產品營的第一個訓練 ── 為什麼要做一個產品？其實到最後這些產品是為了要解決問題，那麼現在有什麼問題要解決？剛好公司需要解決將大家在 Slack 上的打卡紀錄抓下來匯總成冊、保留 5 年這個問題（感謝勞動部…），如果都用手動就真的太蠢了，於是小專案就出現了。

專案過程的困難

看了幾個案例之後，我想著，前輩們的東西拼拼湊湊應該不會太困難，所以我決定用 AI 幫助開發一個 Slack 的打卡機器人，功能其實也很簡單，就是抓取 Slack 特定頻道的打卡訊息、人名、上／下班卡別、訊息時間，都寫入 Google Sheet 裡，後來還自己加了 Slack 的 定時發送「缺卡通知訊息」，這兩個功能就構成了我的出缺勤紀錄機器人。
󠀠
這個想法看似簡單，但過程卻真的是重重難關。一開始依照 ChatGPT、Claude、Perplexity 的教學設置 Slack 機器人的時候，就遇到權限問題，機器人無法正確啟用並且加到 Slack 頻道裡，後來是靠著三方比對，把問題問得更深入，在 Perplexity 的延伸問題中，才找到蛛絲馬跡。
󠀠
好不容易完成了「抓取上／下班打卡紀錄」這個功能時，又發生了日期無法 match，所以打卡紀錄每次執行都會新增一筆當天相同的資料而非更新當天的上／下班打卡紀錄，和 AI 互動到最後差點翻桌，直接 call out 求助，還順便 code review。事後我詢問了程式好朋友，為什麼會有這個問題，他告訴我，因為寫入 Google Sheet 之後，原本的日期就不是我們眼中看到的資訊了，他的格式除了 yyyy/mm/dd 以外，還會有時區、經緯度…等等，所以 AI 在抓資料是一比對，就覺得今天還沒有資料啊，自然就繼續新增，而不是更新現有資料了。要解決不難，就是在更新資料要重新判讀原有的日期欄位，但幾經嘗試一直失敗，所以我劍走偏鋒，直接改為每次抓資料時都直接砍掉重抓，反正 30 天的資料而已，還能忍受。
󠀠
最後，我完全沒有想到，最大的挑戰來自後續的提醒功能。我希望機器人能在中午 12 點還有晚上 8 點，提醒當天沒有打卡的同事記得補打卡，我原本以為，我都有打卡紀錄的資料了，不就是照著這個結果，發提醒訊息而已，是有多難？結果卡關卡最久就是這裡！
󠀠
而最煩且煩讓人沮喪的問題是 AI 寫程式最底層的問題。三種功能其實都陷入相同的困境，原先這三大功能都是在同一個 Google Apps Script 的腳本中，每當我請 AI 修正或者調整錯誤的部份，它會重寫整段程式碼，錯的不一定改成對的，更煩的是它會覆蓋掉之前正確的部分，有時候還會不小心刪除部份程式碼。這種反覆修改的過程既耗時又令人煩躁。

解決問題靠得反而是專案管理經驗

AI 這種反覆修改是無常的，他的本質上是一個抽卡，什麼時候抽到 SSR 完全靠運氣，而且也因為版本太多，每一天在金魚腦上床睡覺前，都要決定要退回哪一個版本，才能繼續穩定提升品質，所以最後，我開始請 AI 依據我的檔案命名原則，加註 log，方便版本控管。
󠀠
另外，反覆修改之下，每次都要重新測試所有功能是否正確，沒有被改到錯的，真的太累人了。有一天我靈光一閃想起以前專案管理的時候，我是用模版來處理各種活動，也會用專案 dashbaord 來匯總所有檔案與資源，所以又開啟了一個對話，和 AI 討論塊組化還有整合調用的作法以及可行性，每一次只專注一個功能，抓記錄就抓記錄、抓名單就抓名單、Slack 訊息就只寫 Slack 訊息，然後再用一個中樞管理檔案去調用，從一個大腳本拆成 6 個小腳本，才開始把產出的品質穩定下來。
󠀠
雖然最後真的寫出來了，這段經歷讓我重新思考：使用 AI 來寫程式，真的有效率嗎？我們是否應該走這條路？一開始興致勃勃時大概花了 3 小時左右寫出了抓取上／下班功能的腳本，但實際整個專案完成，應該耗費了 5 倍以上的時間（我猜應該 20 小時），若不是當作一個新工具的嘗試，這 20 小時拿來上個班，我都可以多完成 1 週的進度了。

那文組人應該開始與 AI 協作，一起寫程式嗎？

󠀠
這是一個沒有標準答案的問題。但從我的經驗來看，這值得嘗試。AI 確實降低了寫程式的門檻，它讓像我這樣的非技術背景者也能做出實際可用的工具。但同時，它也揭示了一個重要的事實：AI 並不是萬能的。在設計複雜功能時，仍然需要邏輯思考和耐心。
󠀠
這樣的嘗試讓我學習到的事情是，就算邏輯給得再清楚，AI 都不見得第一次就成功。我當時的 prompt 連決策樹都給了，第一版的完成度也只有 60% 左右。如果 prompt 連這種架構都沒有，AI 在釐清需求這塊應該要更多的時間。我也是沒想過，產品營學到的釐清需求這個練習，會用回自己身上（笑）
󠀠
以前，我對程式還有技術，一直抱持著「交給專業的人來完成」這個想法，完全符合經濟學的比較利益原則，這個想法現在依然沒有變，在自己動手嘗試後，我更能理解，程式的開發需要考量的不僅是功能本身，還有邏輯結構、效能優化，甚至是版本管理。就和一開始我就知道 AI 無法取代小蜜的功能一樣，AI 也無法取代工程師。我可以請 AI 寫出 6 個檔案，將近 800 行的程式碼來解決一個小問題，但厲害的工程師可能 100 行以內就可以解決了（之前那份 code review 過的腳本，真的是讓產出穩定非常非常多）。

如果還是想要試著寫寫看

以工具來說，Google Apps Script 還有 Chrome 外掛依然是最好入手的地方，但我覺得最重要的是學習了如何站在工程師的角度去看待問題，還有怎麼去用工程師的邏輯結構（至少是「有邏輯」）去描述需求給 AI 聽
󠀠
其次，接受技術限制，找出解決辦法。AI 工具的侷限讓我認識到，AI 寫程式不可能一步到位。與其執著於完美，不如先完成最小可行版本（MVP）。然後，直接找大神幫忙 code review 或者調整。我覺得站在文組人還有工程師的兩種角色來說，這是 AI 能夠幫上最多忙的地方。我們可以先簡單呈現我們想要的是什麼，在 AI 足夠清楚的註解之下，工程師夥伴也可以快速找到要處理的地方，快速拉齊彼此的認識，省下時間，一起前進。（突然想起峰值體驗，老師的節點有種成功耶 ）
󠀠
最後，一定要做完整的記錄與版本管理。在反覆修改腳本的過程中，版本記錄的重要性變得更加重要，在找程式好朋友協助時，清楚的文件與版本控制也可以節省很多溝通成本。

我還會不會再寫？

也許會吧，案例看得愈多，也還是會覺得可能性好大，也會想試試看。AI 讓寫程式變得更容易上手，但它並不是完美的工具，很多細節仍需要手動調整。
󠀠
不過下次會把範疇再縮得更小一點點，讓成就感早點來，也不會覺得有 AI 什麼事都可以辦得到，AI 是工具之一，重點是選對工具、提升效率，而不是「想辦法用 AI」。那是學習的過程，不是策略與產出。

AI 寫程式番外篇

這篇是用 ChatGPT 的對話模式寫的，雖然他寫出來的東西爛透了，我大概改了 70% 以上，但用訪談的方式可以講出很多沒有想過的心情，有人打稿也解決了我懶得從頭寫又拖延症的這個問題，而且又嘗試了一個 AI 功能，真的是一舉兩得~

【市場策略】利基市場：小，是我故意的 － 21 天學習計劃

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最近總想起以往日更打卡的日子，每天學習、討論、逼問、鞭打(?) 小夥伴，都是充實的快樂。最近能量接近耗竭，需要回補，很想再揪一次讀書會，只是又怕自己學習的動能還有技巧生疏了，剛好最近有個機會需要重讀 #商業思維百科，所以這是一個 21 天的學習筆記，讓自己重新回到 #每天一點點 的學習循環裡（應該不會有人這樣都要和我組隊吧？）

百科是 2019-20 年 Gipi 在 Pressplay 上日更的文章，在 2024年的現在回首，常常會有「這些果然都是硬道理」或者是與時代不同的莞爾一笑，就像是這一篇，我的想法就和 Gipi 的內文有些不同。

大多數人喜歡大公司遠勝於小公司

這不算是文章的重點，算是引文的一部份，這裡也不是學習筆記。只是在經歷兩次實習生招募還有訪談之後，心有所感。也許將來，大家也不見得喜歡的大公司了。大家喜歡的是舞台，是發揮的空間，並不是小公司就一定會有，大公司也一定沒有。

然後，好像實習生們都不喜歡大公司？大家都覺得小公司比較容易有發展，不會做一些瑣事，都可以做真正想要做的事，甚至也傾向自己接案，算是這個時代，強調個人以及自我價值的展現。不過這時候還是很想多嘴勸一句，並不是數位原住民，就代表你比較厲害，沒有人可以跳過學習、砥礪再發光這個過程，工具學一學，大家都會用，難得是策略以及執行。

把握利基市場

文中提到一點「生產力增加、個性化需求，產生利基市場的空間」，做品牌服務更是如此，但雖然知道「個人化」是讓客戶不從價格層面出發，改由「價值」層面出發的一個非常重大的要素，但過度的「個人化」也就代表無法規模化，進而產生邊際效益，使得公司只能不斷新增人力與設備，以符合客戶個人化需求，這對於公司來說也是非常龐大的成本。

寫到這裡，不禁開始想，這樣 AI 能夠起到什麼效果？AI 可以幫我們快速產出各種個人化的社群文章、文章不假，甚至也與文章中的「工作效率及營運效率的提升，也可帶來成長」這一點相符，但偶爾我的內心還是會有一種「這真的是他們的所思所想嗎？」「AI 這些文章與評論，究竟有什麼意義呢？」這種想法，內心柔軟的我還是很在意這些文章是否真心，但職場上的我，看得更多的是，那些客戶其實也沒有什麼想法，多數是「不反對」，而不是熱情，這種「工作效率提升」也許在工作上是必然，但同時也更希望客戶們也和公司一起關注這些社會議題，讓好理念被看見。

營運效率提升

百科中的內容比較像是系統化、規格化、SOP 化，讓小團隊提升工作效率及營運效率，我就不太明白為什麼這個優點只能算在小團隊中講？大公司做些就會變成冗長的制度還有官僚般的決策流程嗎？後來多看了幾次之後覺得，是因為小，反而要去做這些優化改善，而並不是小團隊的優點，也可能是因為小，可用資源更不足，生死關頭之下效率提升更為重要，無怪乎我加入公司之後我都覺得我三頭手六臂惹（咦？）。

但就這一點來說，學習 nocode 或者 AI 協助布署自動化流程，就是必然的，很久以前有同學曾經說過，這對以行政為專業，但又善於使用生產力工作以及規劃流程的我來說，正是我的年代。但我更想說的是：人，才是最麻煩的變數！再多的制度、流程，就是因為有人的存在，而產生特例，先例一開，大家就會為了便利開始亂用，看看大家是不是都有照著公司的 branding 來使用 PPT/Slides 模版就知道了（遠目），但我還是很期待接下來的 AI 自動化的學習及應用。

筆記寫到最後怎麼愈寫愈長，我本來以為我只有四、五句話要寫的，就此打住。

商務送禮，名片到底要貼哪裡？

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這幾天事情太多，又逢中秋返家過年，索性讓自己的學習停了幾天。今天不學習，但以一個資深祕書以及正在被栽培的特助的身份，來和大家分享一個送禮小技巧 ── 名片（禮卡）到底怎麼貼。

說來也有趣，2 年前在商思學習的時候，跟了個風成立了個人的部落格，但其實我並不覺得做祕書的這些瑣事有什麼分享的價值，所以後來棄坑，部落格草長得老長。後來進了廣告代理商，再轉往品牌行銷領域當特助，當然也知道個人品牌的重要，只是工作更忙，忙著做客戶的個人品牌，也更無暇來管自己的部落格。不過每到三節送禮期間，部落格就會迎來一批爆炸性的流量，通通都是透過 Google Search 找「名片怎麼貼」這個關鍵字來的，看來這個問題實在是不小，也讓我感受到無形的敲碗壓力，哈哈。

也是這幾年，雖然老闆還有公司送禮的規模逐漸小了，但也因為各種合作關係，我收到的禮盒也多了，再加上也要指導實習生怎麼包裝三節禮盒，才動了補上這一篇的念頭。（但我好懶得配圖，反正應該也沒有什麼人看，先這樣吧~）

送禮的目的 ── Present Journal Map

在談名片怎麼貼之前，還是要再度思考，送禮的目的是什麼，以及這個禮品，會怎麼到對方手上。是不是聽起來很無腦又莫名奇怪？但很多事就是那麼的旁觀者清，但包禮物的時候沒有察覺，退一步來看又是那麼的合理。

引用自己部落格中的一段文字
我們也要思考一下禮品的「送禮旅程」，就和在做 user journey map 一樣，誰會第一時間接觸到禮品，會做些什麼事情，這份心意在抵達對方手上前，會遭遇到什麼痛點，會在哪裡卡住，而又能怎麼樣讓自己的禮品與其他人的禮品做出區隔，在什麼時候、什麼機會點能打動對方…等等。

無論是選禮品還是貼名片，考量的點都是一樣的。試著想想，今天郵差按了門鈴，你從他的手上接到了一個包裏，如果沒有人事先提醒，誰會知道這個包裏是中秋禮盒呢？

所以一般有經驗的人，會先看寄件人，從對方的公司名稱、姓名，大致上猜一下內容物是什麼，這也就是有些會計師會在信封上特別寫名「重要！內含發票／憑證」，來提醒收件人，要注意內容物的原因。之前在外商公司，寄收資料上我也會 特別註記：

  1. 中秋禮盒
  2. XXX 祕書／特助代收

讓三節禮盒可以順利寄到對方老闆的手上

為什麼要貼名片

場景來到打開包裝，看到精美的禮盒，通常收件人的第一個疑問是什麼呢 ── 這到底是誰送的啊？這時候就是名片還有禮卡發揮作用的時間了。

約定成俗的貼法 ── 名片到底怎麼貼

一般來說，名片或者禮卡會貼在禮盒的四個角落，也就是右上、左上、右下、左下四個位子。考量人的視覺動線是 左上 → 右上 → 左下 → 右下 這個順序，一般來說會建議先貼左上，讓收禮者第一眼就知道這是誰送的禮。

不過近幾年，禮盒的設計愈來愈複雜，我就會以盡量不傷害禮盒設計的方向為主（畢竟禮盒美美的，對方收到也開心），再來看看可以貼在哪一個角落或者空位。但如果四個角落有空間的話，還是優先貼角落，千萬不要往中間貼。今年收到一個阿默蛋糕的禮盒，直接把送禮者的名片貼在正中，緊鄰著 Amo 的 LOGO，不知道的還以為兩位合作夥伴是 Amo 的股東…

多人名片怎麼貼

有些公司或者業務單位，一次可能要貼 2-3 人的名片怎麼辦？在貼之前一定要先拿名片擺一下位子，一樣是四個角落為原則，再來決定是貼成橫式、直式還是方形（如果超過 3 個人的時候）。這幾種情況我都貼過，橫式還是直式都是是看禮盒的設計，但順序不能錯，老闆／大主管的名片或禮卡一定要放在首位，然後依序排列下去。

橫式以左邊第一個為首，愈右邊職位愈小；直式以最上方為首位，愈下方職位愈下。真的有像我今年貼成四方形的，以左上為首位，之後依序是右上、左下、右下。

特別提醒：貼名片時，姓名朝上

我沒有想過要特別提這點，但今年真的收到太多禮盒，把老闆的名字藏起來了…還記得前面的一段 為什麼要貼名片 嗎？貼名片的目的就是要讓收禮人知道這是誰寄的，所以無論名片或者禮盒設計得多漂亮，請把老闆或者你的名字貼在外面（朝上貼）！

其實這些也不是什麼鐵律，只是多年以來我觀察別人的禮盒以及自我工作的習慣，與大家分享。如果你也遇到不知道該怎麼貼名片的禮盒，也可以留言給我，我們一起來挑戰看看（？）

祕書會被 AI 取代嗎？從 AI 做投影片說起

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最近 AI 在 ChatGPT 還有 MidJourney 引領之下，變成了一個全民話題，我嘗試了一陣子之後，也覺得蠻好玩的，也學了一點 AI 詠唱。每一次新科技出現，就會有更多的職業焦慮，還有引發職業焦慮的言論，像是 AI 以後會取代掉翻譯、祕書…等，我不覺得我有資格可以大放闕辭，但可以從我最近的觀察來說起。

AI 可以幫忙做投影片了！以後不用做 PPT 了！真的嗎？

ChatGPT 開始一波 General AI 的浪潮，AI 開始會對話、寫文案、創作故事文本…等，所以請 AI 做投影片這個服務，也如雨後春筍般一個個誕生。就先不論 AI 資料的正確性，我相信這個問題終於會在人類大量餵養、機器大量學習之下解決，不過 AI 生成的投影片對我們到底有沒有幫助，倒是一個可以可以觀察的角度。

在繼續這個話題之前要先聲明，這篇文章沒有要針對誰或者哪一個粉絲專頁，只是前幾天流感病中剛好看到相關的議題分享，所以我在 Facebook 特地標記了起來，想練習實作。相反來說，還是要感謝各路大神開發 AI 的各種可能性。

之前天我看了查特普拉斯的《ChatGPT 極速簡報製作！》，文章的內容是展示如何利用 ChatGPT 產生投影片介紹文字並抓取網路圖庫的照片之後，使用 Markdown 語法，利用 Google Slides 的外掛將其轉換成投影片。知道原理之後其實很容易用其他服務達成相同的效果，利用 Markdown 語法做成投影片或心智圖這個功能其實 Evernote 和 Xmind 早也就有了。所以我看完文章的第一個念頭是「好累啊」，第二個想法是「這樣的簡報、對工作有什麼幫助？」。

以過往的工作經歷來說，這種簡報還真的沒有幫助。身為一個應該可以自稱是 senior 的小祕書來說，我還真的曾經幫老闆安排旅行團，家族旅行或者商務旅行都有，如果計畫只給景點介紹，可說是連工讀生都不如。

幫老闆做旅遊計畫要考慮的，其實和自己出去玩沒有什麼兩樣，只是要注意同行者的毛可能很多，而且又不能得罪，不像是自己家人或者朋友，知道我強勢，往往都會讓著我一點。撇開機票、住宿不先談，景點選擇、安排景點的前後順序、如果下雨有沒有雨備、景點重點特色、歷史脈絡、需不需要購票、哪些景點必看、景點的停留時間、需要不要安排導覽人員…甚至是有沒有網路訊號等等，當中有很多小小又煩雜，但是安排好老闆會很順心的事。像這種這種 Google 或者問 ChatGPT 就有的景點 data，連 information 都稱不上。

另一種 AI 生成投影片的工具

回到正題來，用 AI 產生這種品質的投影片需要多久？上述的方式，我都覺得花了太多的時間。
 
tome.app，一個 AI 自動生成投影片的服務
 
在下方的 prompt 欄位輸入：「請介紹世界知名的 10 大景點，並以景點名稱作為投影片標題，内文需要包含：地點、特色、簡單介紹，右方要放置該景點的照片」按下 enter 鍵，就會得到以下的簡報
 
 
其實可以在輸入 prompt 時指定他生成繁體中文的檔案，而每頁的投影片也都可以再進行編修，不過目前應該是只能利用 tome 分享，無法下載投影片，但我想產品迭代下去，很快就能夠下載 PDF 了吧。

利用 AI 生成投影片的實用性，AI 真的能取代祕書嗎？

這種 AI 生成的東西到底有沒有用，也許有吧，但我想更有用的是我腦海裡密密麻麻要幫老闆做事的任務系統。
 
AI 想取代祕書？從打字機時代到電腦時代，祕書或者特助這個職稱一直存在著，凡存在就代表這個人、這個角色，始終一直被需要，只是在時代推移、科技進步之下，職務內容隨著老闆的需求調整後，愈來愈複雜了而已。對於我來說，祕書是 problem solver，是老闆的第二大腦，AI 可以處理已知，但處理未知還有與老闆協作的能力才是祕書的價值，所以也可以說，學得不夠快，不懂得幫自己加值的人，才會被取代，不管哪一個行業，我想都是亦然。
 
而 AI 生成的投影片到底實不實用，其實就要回到投影片的目的是什麼。依照劉奕酉老師在簡報課中的說明，我們可以將簡報分成工作型簡報、展演型簡報以及提案型簡報，但不管是哪一種簡報，目的其實都是為「解決問題」。在這個層面，我又把解決問題分為兩個層面「溝通」以及「行動」。「溝通」是希望透過簡報，讓簡報的讀者或者參與會議的人，和我有相同的共識；「行動」則是希望透過簡報，能夠擬定下一步的行動方針。

所以注意到了嗎？簡報當中最重要的地方，是身為「人」所能提出的見解、行動方案還有執行的能力，這些都是 AI 目前遠遠所不能及的。把 AI 當成工具，積極去擁抱他所帶來的優點，同時也不固步自封，透過持續學習幫自己加值，就會是一個難以取代的人。我想，祕書在這裡更有優勢的地方，就是我們早已養成各種想辦法、找工具，還有釐清老闆需求的習慣，所以也不用過度憂慮，把 AI 帶來的轉變，當作是裝備升級的武器，加化我們 problem solver 的能力。

我的想法也依舊不變，我從來不覺得人的工作要被職稱所限制，也不該被過往的資歷所束縛，我常常說我就是個打雜的，老闆有什麼需求我就往哪裡去，雖然不像其他同事能夠有一個看起來很專業的職稱，但其實我很喜歡這樣的工作內容，也很喜歡這樣的自己，與其想著會不會被取代，我覺得有新工具能夠讓我更效率，有更多像 MidJourney 這種新玩具可以玩，是很有趣的的事啊。

從 AI 應用看到人類的惡意

題外話，自從行銷大神開了 《ChatGPT 生活運用》 群組之後，我其實觀察到很多堪稱社會實驗的社會跟風現象，像是把 AI 校調整寶寶、渣男、海女、蘿莉控…等，甚至是要 AI 表現出「老婆說的永遠是對的，1+1=3」，我們一邊在大肆批評 AI 的資料錯誤連篇，但又不停地拿錯誤的資料餵養他，人類真的是很神秘又充滿惡意的生物。

職場上的暗示－職場陷阱可能是自己挖的坑

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在職場上，或多或少都會經歷過一些委屈和灰色地帶，甚至一些陷阱，讓自己淹沒在權力鬥爭、小人暗算的戰場中。明哲保身固然是重要的，但心裡總會悲憤大喊「這種事怎麼會找上我」。在商業思維學院打卡學習活動，看到了 Gipi 院長一則過往的經驗（原文《職場陷阱的應對原則》），也有一些感想可以分享。

消耗道德值的事情，都是從小事開始

勿以善小而不為，勿以惡小而為之。雖然這句話很八股，但回到這個主題來說，我覺得很多事都是原則的問題。文章中的陷阱很明顯，剛好也有充足的證據，可以讓 Jack 找到救星又有底氣，但其實回頭想想，我們身邊很多小事，也都是這樣慢慢磨損著我們的原則和心智，讓我們開始覺得這樣好像也無所謂，就這樣沉淪下去。

很久以前我聽過一個「前途光明大學生為什麼要去酒店陪酒」的故事，一開始也許只是當會計，然後人家告訴他：「你看一樣來上班，去外場擦桌子、端桌，還可以有客人的小費」，等真的到外場之後，又會被告知說：「外場擦桌子那麼辛苦，上班時間都一樣，穿得漂漂亮亮陪客人喝一杯，又不是叫你出場，薪水馬上翻一倍」，再之後呢？就是一樣的套路，然後慢慢地價值觀就崩壞了。我們都知道，這件事哪怕是在當中的一個關卡，如果有好好守住自己的原則與本心，故事就會有轉機了，但為什麼沒有？因為愈到後期，誘惑愈大，放棄的成本愈高。

無間意透露的暗示與訊號

回到職場上的政治陷阱，也就是院長的思考題來說，如果到了被問「明顯違法」的事情時，我們可以先想想，為什麼是你？ 有同學說：「當被問這個問題，心裡就要有準備，自己被當成棄子。」是一個觀點，另外一個觀點是，我們是不是透露出什麼訊息，讓老闆覺得我們會願意做這件事？所以他覺得開口問我們沒有什麼關係？很多時候，原則的建立不是在大場面中，而是在很多生活中的小細節中，是不是習慣走了灰色地帶？是不是幫公司獲利的時候投機取巧？每一個我們的決定，我們的行動，都決定了我們是怎麼樣的人。

這種事會不會有人做？當然會，而且想做的還不少。無論是職場小白兔，想說這樣和老闆有共同的小祕密，更貼近高層的人有之；作為拿老闆的把柄的人，以換取老闆給的特權的人亦有之。既然做了，那就是好好計算自己要承擔的風險，反正高風險高報酬，我也不覺得有什麼不妥。只是還是希望，我們所有的一切，都能俯仰無愧。

落子無悔才彌足珍貴－談談限制

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這幾天，商業思維學院正在推動九月的打卡學習活動，看到很多自己留下的心得筆記，透過同學們按讚而再次出現在版面上，一方面感謝同學們的認可，代表自己當初堅持輸出的是心得而不是筆記摘要，對於同學們來說是有幫助的；二來也透過這個機制，好像與當時的自己跨越時空重逢，有些觀點始終於一，有些觀點在過了一陣時日之後，好像也能理解當時候自己的問題，和每年看自己的手帳回顧一樣，不知道該笑當時自己的天真，還是感嘆如果當時自己有現在的耐心和想法多好。

沒有限制，人生會不會更美好

今年 2 月時，在閱讀商業思維百科時，提到對於「限制」的看法，在文章最末端時，引用了 Facebook COO 曾問過的一個問題：「如果你無所畏懼，你會怎麼做？」，並請大家思考，如果你命中的種種限制都被拿掉了，例如沒有負債，又或者沒有中年轉職的問題，也不覺得自己的學歷會構成自己求職的阻礙…等等，當這些過往被自己認為的限制都不存在時，會不會做出不同的選擇呢？

專案管理與限制

提到限制就想到專案管理當中的金三角－－時間、預算、範疇。如果在執行專案的時候，完全沒有這三項限制的時候，執行專案時會不會輕鬆許多？如果有專案執行經驗的人，遇到沒有限制的專案時，可能一點也開心不起來，更甚者，覺得這是火坑者更多。

我自己也有經手過這種金三角無限制的專案，真的是心累到會爆炸，想當然爾最後專案胎死腹中，什麼也沒有執行。沒有時間限制就表示專案沒有做完的一天；沒有預算的限制就表示連用一塊錢都要處處請示；沒有範疇的限制就表示利害關係人對專案成果完全沒有預期和共識。現在想來，真的是深不見底的一個坑。

後來我很認真去復盤到底我哪裡沒有做好，導致我和老闆的想法沒有對齊，有很大的因素，我沒有在老闆的意見當中察覺到他的心理需求和對專案的預期是什麼，而老闆都對專案成功要有什麼成果也沒有概念，只是覺得這件事情應該要有人做，此時我就該有心理準備，這個專案不是老闆最主要的 priority，他想進行這個專案，可能只是為了心理需求而已。而事後我觀察 Data team 的 planner 的提案，他們就可以很容易地和老闆切出各階段的交付物還有交付日期，我想是很好的佐證。但實際層面上，遇到上述對利害關係人或者主管、老闆都是「重要但不緊急」的專案，什麼都想要但又都說不清楚的情況，要怎麼進行（或者拒絕）我還是沒有一個很好的辦法。

發想和溝通時的限制

在創作或者發想上有限制我覺得反而會有效幫助我們產出，就像我們常常最後一刻抱佛腳，idea 就生出來了一樣。我之前看過江振誠先生的訪談《江振誠：限制，能激發創意跳舞》，他提到有時候不能一直向外求，而要向內觀，從一直進口到想辦法出口，這時候就會更關注我們有什麼，可以做些什麼，把注意力放在最重要的訊息上。在溝通時也是如此，如果我們只有 1 分鐘自我介紹，要怎麼吸引人；如果我們只有 1 分鐘的電梯簡報時間，要怎麼和老闆報告專案？在這些限制上，不重要的雜訊就被刪除，只留下最重要的訊息。

限制有時候只是心靈枷鎖

Gipi 院長在百科中提到了很多限制，我發現很多限制都是自己給自己的心靈枷鎖，放下這些心理盲點，我們可以找到更多的解法。就像中年轉職問題，有些人會想，都到了這個年紀了，還有沒有公司肯收？我們可以轉念想，就是經過這些歲月，我們才有豐富的經驗，帶給公司更多的價值。回到人生的限制來說，所有的限制都拔除會不會是一件好事，其實倒也不一定。一切沒有限制的情況，我覺得就和我在沒有限制的專案當中一樣，我們反而會失去目標。沒有金錢限制，想買什麼就買，難到真的會快樂嗎？沒有地理交通限制，難到我們真的是「心安即是歸處」嗎？沒有時間限制，長生不老但沒有目標時，我們對人生難到就不迷惘了？經濟學的邊際效用是會遞減的，當一件事的邊際效用趨近於零時，做與不做，有與沒有，又有什麼意義呢。限制，反而可以讓我們更關注在當下，我們想要什麼，我們擁有什麼，想過什麼樣子的人生，雖然僅此一次，落子無悔，也是很棒的體驗。

祕書的產品思維 － 產品經理實戰營

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咬牙努力了將近一年的時間，總算攻下金色證書，拿到證書時真的是鼻頭一酸，眼眶泛紅，自己也覺得感動到有點誇張，決定寫下這份心得，希望日後回首，還記得現在這個自己。

產品經理實戰營與金色證書

首先還是要先介紹商業思維學院中，一致認同超級 Hardcore 的學習實作課程－－產品經理學習營。

產品經理學習營是產品經理學程的實作課程，性質其實就是產品的提案比賽。目前一共進行了四屆，前兩屆為學院出題，在六週內要完成 PRD 及產品提案，在眾多參賽者中遴選 9-12 位同學進入決賽，決賽時會邀請外部評審公開決選，而 2022 年新改版的第三屆及第四屆，更與實務接軌，邀請 KKday 及 VoiceTube 兩家企業實際出題，時間縮短為三週，內容上更加著重於用戶洞察、找出痛點及產品提案，並且企業會向參賽同學說明目前的數據資料，也會回答同學的提問，決賽時也是主要的評審。為了區別一、二屆，所以三、四屆會以實戰營來代稱。

學習營和實戰營也會依據完課率、參與程度及最後的產品提案，頒發藍、銀、金，三色證書，如果僅上完指定課程、繳交作業，會頒發藍色證書，銀色證書及金色證書都要透過老師評選，而獲頒金色證書的人數，約莫只有當屆參與人數的前 10 %，要在一眾大神和資深 PM 中脫穎而出，得到老師認可，拿到金色證書，真的是自我鞭策和自我懷疑到宇宙毀滅的程度。

祕書為什麼去學產品思維

在學院裡很多人問我這個問題，連 Evonne 老師都問過，不同的場景下，我回答的答案也會有所不同，但核心的想法我覺得是一樣的，就是「我想站在老闆身邊」。有一次 Manny 在學院的講座中提到，他的職涯目標並不是要當老闆，不是要當那個戴上桂冠的人，他想要當公司的二把手，這個位子對他來說是最舒服的，雖然我還沒有想清楚，也還沒有太多機會去驗證，但目前我對於經營或者掌控公司有沒有興趣，在過往的經歷，還有這一兩年來的摸索下，我覺得我最舒服的狀態，和韓劇《金祕書為何那樣》的金祕書一樣，雖然我覺得《金祕書為何那樣》的編劇對祕書或者特助的工作一定有什麼誤解，但我的確覺得金祕書很接近我心目中工作的樣貌，在我反覆把《金祕書為何那樣》當成職涯探索的過程來研究時，我發現其實金祕書身兼祕書、PM、BD、專案經理種種職能，雖然他不是完全專業，但他各領域都所有涉略，也都可以 hands on 動手執行，是一個全方位的超級幕僚。

我從來不覺得人的工作要被職稱所限制，也不該被過往的資歷所束縛。我可以為了工作鑽研中國書畫史、西洋美術史，也可以在進入電商公司之後，去學電商營運、廣告投放、精實管理、阿米巴制度…等等。雖然有點浪漫也有點不現實，但士為知已而死，如此而已。

所以回過頭來，為什麼學產品思維，為什麼參加實戰營。學產品是因為上個公司的業務跨度複雜，從研發、生產、品牌、行銷、業務，幾乎是一條龍，所以我想學習怎麼樣去找到一個市場，了解怎麼發掘使用者的需求與痛點，怎麼樣去開發、設計一個產品，私以為這樣可以增加工作的 basic knowledge，可以更好的輔佐老闆。

就和很多童話一樣，幻想總是會被現實無情地打臉，還好已經學會的東西是自己的，誰也搶不走。實際上完課程、參加學習營和實戰營之後，我了解到產品經理的工作方式，也不僅僅適用於產品經理而已。「發現需求、創造價值、持續迭代」，其實就是工作上的目標，也是怎麼把工作做好的核心價值。就連祕書也是，平常怎麼發現老闆的需求、創造自己獨有的價值、想辦法再優化自己的工作流程，都是為了能讓自己能夠愈來愈好。在寫這篇文章的當下，我其實也反覆在思考，以前我工作的方法哪裡錯了，哪些利害關係人沒有照顧到，有什麼事情應該主動提案來創造和累積自己的價值，在以前可能只是單獨的想把工作做好而已，經過近一年的產品思維訓練，看待事情的角度還有自我的要求有很多層面的改變，是我始料未及的。

每一次的復盤與迭代

現在腦海裡跑馬燈似地跑過這幾次的提案內容，覺得自己最進步的是使用者的洞察和提案細節。

之前的工作內容完全沒有接觸過用戶訪談，在學習營中我也常常和同學們說，我真的對人沒有什麼好奇心，我不知道該怎麼聊下去，讓我知道用戶到底是怎麼想的。經過了三次的訓練，我有明確的察覺到我訪談技巧上進步很多，除了訪綱的內容之外，我會去關心用戶的目標、為什麼用、為什麼不用，用與不用背後的決策依據是什麼，而這次更是貫徹了觀察用戶實際使用產品的情況，為了避免當下腦內一片空白，實際使用上我也都設定好用戶要完成的任務，以及如果第一次沒有完成任務時，我要給的說明與提示，這些在後來收斂用戶的痛點時，都讓我們擬出的 User Journey Map 更有所本。

最近剛好在討論職涯發展的困境，所以對於提案細節的完整度也特別有感。第一次參加學習營的時候，要看課程、寫作業，還要完成每週學習營的任務，焦頭爛額又被自己實務經驗的匱乏所限制，所提出的產品設計其實很粗糙，不過當中有一個亮點是，我把小組中所有人的產品用策略串起來，成為一個 Me Now 宇宙，在 Me Now 宇宙中，用戶可以使用公司不同產品線的產品，達成各方面「好好生活」的核心目標。雖然完全脫離了產品解，但我還是很喜歡當下策略腦整個爆發的那一刻，串起來的時候心裡的滿足感塞滿整個胸腔。

第二次參賽，雖然有提醒自己要專注在產品解，但我無法被題目說服，最後還是走了策略解的方案。但是因為第三屆的產品營就是 KKday 實戰出題了，我觀察到企業中實際的提案，不是給出遠大的目標，也不是畫出一個大餅，而是切切實實地考慮公司現階段的 Priority、公司的資源、改版優化的可行性以及會不會影響同事，怎麼說服老闆及其他的部門同事配合，策略解沒有不好，但落地的產品解才能讓產品一步步地往前走。

最後，第三次參賽的題目是「增加 VoiceTube 口說挑戰功能的 Activation」，真的逼自己只能做產品解，並且融入上次的經驗，考量 VoiceTube 在公司所有產品中的定位、市場上有什麼競品、用戶對於英語口說的學習目標又是什麼，甚至還做了過度假設，像是公司可能對這個改版方向所能提供的資源很少、提案的執行時間是 1 到 3 個 sprint，提案上線後要在 3 個月內看到成效等等，雖然過多的限制讓提案的方向比較保守，沒能入選進入最終的 Final Pitch，但根據私下探詢有開發經驗的工程師，可行度應該滿高的，是一個真的能落地的提案。

於此，我對於學習營設下的目標已經達到了，透過這次提案的反饋還有觀摩小組中的提案，還是有很多思慮不周的地方，獲得金色證書和老師的認可，真的只能感謝老師的厚愛。

額外的學習和收穫

就過往的工作反饋來看，我實在不敢說自己是個很友善的人。我對自己要求嚴苛，連帶地我對合作伙伴的要求也不會輕鬆到哪裡去，加上祕書這個工作常常自己執行專案的情況多，我自認我也不是一個很好的合作對象，先前也收過主管的反饋，希望我多注意這方面的事，所以後來每一次合作、每一次回 Email、甚至是每一次日常相處，我都有點戰戰兢兢，深怕話說錯，不夠得體，又或者是無間意得罪了誰。

但後來透過學院中諸多的小組活動、社群活動、學習營，甚至是我自己籌組的短期讀書會，也許是巨蟹座天性爆發，或者找到了同溫層，或者透過這些活動，我練習了怎麼運作小組、怎麼和別人一起協作，我反而收到很多「人很好」、「很體貼」、「很溫暖」的反饋。這次學習營也效法 Lana 發了小組問卷，透過周哈里窗的理論了解別人眼中的自己，反而發現自己身上原來有 coordinator 和 facilitator 的標籤，真的讓我訝異許久，也許也默默解開了我一部份的心結。

最後的感謝

借用我很敬仰的 Andy 哥的名言－－Keep Shipping and Enjoy Your Journey。這段金色證書的旅途，和小伙伴們玩耍得非常開心，開了眼界看到一個新的領域，也把學到的知識內化後，再與自己的工作經歷結合，學到的不是只有產品思維，更是得到一個進化版的自己。

旅行的意義不在終點，是在享受路上的風景；學習的意義不在結果，而是學習本身的過程及樂趣。人生所有的追尋，最珍貴的是路上遇見的人、發生的事，感謝學院創造出一個很棒的共學環境，感謝 Evonne 的指導，更感謝包容我，和我一起前進的夥伴們，我真的很想緊緊抱著你們大哭一場，但這樣太抓馬了，還是吃個火鍋喝個酒就好 🙂

不免俗地附上學院的推薦連結，使用推薦連結加入學院的話，你、我都可以獲得相當是 600 元新台幣的 6 個學習貝，可以聽 3 場講座或者兌換一些短時數的課程，滿實用的。也歡迎你來學院找我，和我說說你為什麼加入學院，我也會盡量分享我在學院中的學習心得。

商業思維學院 | Stella 專屬推薦連結

三節贈禮小技巧

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7 月份的時候，商業思維學院的老師 KT，發表了一篇《企業禮品贈禮的新選擇》(KT 選讀 #29)，談了到企業贈禮之間種種難處和糾結，讓我回想起曾經那段需要為三節禮品煩惱的日子，剛正式當祕書，很多事都很新奇，三節時期，祕書室都會被禮品堆滿，那焦頭爛額、昏天黑地，也是挺有趣的體驗。所以也整理了一下自己這幾年磨練下來的送禮心法，回饋給學院的同學們，也一併在我的小樹洞留下紀錄。

稍據規模的公司會有行政部或者祕書處專門準備禮品，通常會依據客戶等級，準備不同的價位的禮品，以老闆的名義送出的話也差不多，但等級區分上考量的就不只是合作來往的金額，還有一些比較質化的指標需要考慮，像是交情深淺、哪裡認識的朋友、圈子中的地位，甚至是老闆平時可能將他視為 Mentor 時常去請益，多多少少我都會考量進去。準備禮品這件事說出來不是什麼多大的本事，只是把過往的經驗整理一下，希望能幫助初次要準備禮品的人，讓即將到來的中秋禮品大戰沒有那麼痛苦。

Present Journey Map 送禮旅程

以學院內共通的語言來說，我們還是要先思考「送給誰」，然後「送禮的目的」是什麼。

如果對人有所求，或者是重點維繫的對像，那就是想盡辦法打聽對方的喜好需求，務必送到心坎裡，不過這類型的用戶平常就要多注意他的需求喜好，別真的只在三節的時候送禮，平常去對方公司拜訪時順手帶下午茶、咖啡，或者是路上看到什麼對方會喜歡的物品，不妨在能力所及就直接送給對方了，平時放在心上，才能讓對方感受到誠意。

同時，我們也要思考一下禮品的「送禮旅程」，就和在做 user journey map 一樣，誰會第一時間接觸到禮品，會做些什麼事情，這份心意在抵達對方手上前，會遭遇到什麼痛點，會在哪裡卡住，而又能怎麼樣讓自己的禮品與其他人的禮品做出區隔，在什麼時候、什麼機會點能打動對方…等等。

送禮和挑選禮品的時候，通常會先分等級，一般公司會用業績或者合作時間的長短，到老闆辦公室的時候，會分真的有交情的朋友、一般往來的賓客，還有當初度麻煩到的人。擬好名單之後，再請老闆過目，看看是否增減，或者是有哪一位賓客需要調整。這裡也會顯露出祕書的經驗值，平常老闆動用了什麼人情、和誰比較常往來、誰又是真正的朋友，不只是商業場上的合作，靠的是祕書平日裡觀察還有記錄。

禮品挑選小技巧

挑高級的禮盒通常我會有幾個方向，只求無過，不求有功。

  1. 包裝精美
  2. 知名品牌
  3. 耐存放

另外要提醒的是，一定要附上贈禮者的禮卡或者卡片

有些老闆應該有名片大小的禮卡，如果沒有印制禮卡的習慣，貼名片也可以，記得要貼在禮盒醒目的角落，沒有名片或者是部門名義送禮，也可去書局買小卡片寫些「中秋快樂」之類的，可以隨著禮盒一起送過去，這樣可以確保你的禮盒會好好的被「登記在案」，留下禮贈品紀錄也留下這份情。

通常這樣就不太會出錯，另外就是端午不要送粽子，中秋不要送月餅，這兩項禮品不是不好，只是在這兩個節日有點氾濫，並且通常不是要冰就是保存期限短，不光是拿到會很頭痛，而且在時間壓力下容易被草草處理，就失去了送禮的目的。

以前剛開始當祕書的時候很文青，很喜歡送獨立設計師的手工禮品，或者私廚小農的禮盒，在不懂的人心目中，就是個普通餅乾而已，花錢的 CP 值很低，想要傳遞的價值也沒有辦法傳達到對方心中，所以除非是對方關注的領域，也不會建議這樣挑選禮品。

送禮不失禮，就是送一個大家公認有價值的牌子，包裝要美，這樣禮送到辦公室，大家讚嘆的那瞬間 Aha Moment 就有了。而且不管是記錄在案還是對方收到禮盒，心裡都會有聲「啊，這應該不便宜吧」，這樣公司或者老闆的心意多少就會被感應到。

 

我的送禮小心機

我自己的習慣，其實也滿感謝老闆們的支持，我會挑符合以上條件的公益禮盒，當然包裝精美、耐存放這兩點，會有一個退讓的空間，但還是會有一定的水準，然後我會根據主題，準備公版印刷的卡片，還有為什麼送這個禮盒的故事，印刷好之後請老闆簽名。

像是有一年新聞報導喜憨兒烘焙坊被棄單，我就買了喜憨兒的餅乾禮盒，另外準備了「我們相信，每個人心中都有一塊童心揮撒，與你分享這片初心與堅持」大概這種小小的短語（前公司是玩具產業），這樣就會讓公益禮盒很不一樣，一方面表現維繫感情的情意，另外一方向也是對外做一個公司的形象。

在準備禮品之外

有送禮自然會有贈禮，如果辦公室中沒有保留禮品清單的習慣，我會建議從現在開始做。除了是往來紀錄的參照之外，也可以抓出對方大致上是什麼時候開始準備、禮品預算是多少，作為下一個節目安排禮贈品的參考。

而上面有提到的 VVIP 對象，我也會將禮品往來還有禮品的照片一併更新在往來的記錄當中，下次如果有機會碰面，也可以當作一個話題。

其他的瑣事

在和學院的同學討論送禮技巧時才突然想起來，有些公司為了避免有收賄的情事，是不收禮品的。

該同學的作法是私下詢問是否方便收禮，再做相應的處理。我比較少遇到這種情況，如果真的不收的話，我會請老闆寄公司公版的電子賀卡，平日裡再多注意一下關係的維繫。

另外一點是「轉贈」是節日贈禮滿常見的文化，尤其是老闆辦公室中，在準備禮盒的時候也要考量進去，除非公司有其他安排，盡量讓禮盒有獨立性比較好。
（像是有些公司會做有公司 Logo 的禮盒，如果真的有這個規模的話，就不用管上面我說了什麼！）

 

 

 

最後是祕書的小 murmur，可以跳過，但讓我抱怨一下

不要送很難處理的禮品來，像是味道重的、快過期的、體積很大又不實用的 blahblah，我真的收過很多奇葩的禮品，像是有我半人高的花瓶、有老闆名字的匾額、木製三個手臂粗的大毛筆雕刻…等，看著他們雖然非常能感受到對方在挑選禮品上費的心思，但我真是不知道該拿這些禮品如何是好。

如何衡量祕書的績效－數據化營運讀書會

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從以前到現在，如何在年底績效評估的時候，利用數據化的方式來自證自己的績效，一直都是很困擾我的事。剛開始工作時沒有什麼太大的問題，後來進入外商工作，強迫每年都要寫 KPI/OKR 時，真的是非常困擾我。

祕書的工作太多瑣事，Todo List 一大堆，不知道怎麼列 O 和 KR；其次是有很多事情是很難量化的，也很難掌控，像是如何衡量會議的產出，如何衡量老闆人脈管理上我的績效等等，有時候很想要聽聽老闆的回饋，但可能我本身防衛心很重，亦或是我沒有從公司中得到足夠的心理安全感，在這方面上雖然感覺得到老闆很真切地想和我溝通，但在離開前始終沒有建立起共識，覺得滿可惜的。

最近在商業思維學院中參加了由 Mentor Andy 所發起的《數據化營運》學程讀書會， 除了利用這個機會把學程認真的讀一次之外，Andy 也會出非常 Hardcore 又實戰的回家作業，本來想利用在前公司看到的數據來分析，但總覺得寫得很心虛又不著調，小組討論時看到很多有營運電商的同學的經驗，對能針對自己工作上的數據和營運經驗侃侃而談，我就更灰心，開始覺得自己學習和應用的能力低下，為此還沮喪了兩三個禮拜。在和學習小組的同學們聊過之後，我才醒悟過來，原本我也就不會，也沒有摸過這些領域，作業的目的是讓我們經過練習而掌握知識，而不是要拿作業去比賽，我應該在我擅長的地方發揮，知識才會和我產生連結，而不是一味羨慕別人。

用數據來思考

在數據化營運的課程當中，老師提供了一個用數據來思考並找到解決方針的方法，說來其實也簡單

  1. 用數據化的概念定義問題
  2. 找出必要的數據
  3. 拆解、分析數據，呈現事實
  4. 做出假設
  5. 設計行動，進行驗證
  6. 根據上一步得到的數據，進行調整

這概念其實就和 PDCA 是一樣的，但實際演練才會知道，每一個步驟實作時都會遇到問題，像是怎麼用量化的指標來衡量質化的結果、怎麼設定合適的指標，怎麼設計行動等等。以下就是我在讀書會中的筆記，如何利用數據化的方式思考，如何去衡量祕書工作上的績效。

想用利用數據改善什麼問題

以前老闆曾說，他覺得我最主要的工作，是提高他的生產力。前幾年覺得滿有道理的，但後來發現這個目標滿讓人灰心，因為我無法從工作中看出，我到底有沒有幫助他，提升他的生產力，我開始會想要問「怎麼去評估生產力有提高？」、「如果是老闆不照著默契行事，那我自己努力半天到底有沒有用？」這些問題。

依據前面的六個步驟，首先就是要先思考，如何衡量老闆的生產力，有哪一些指標，需要哪些數據，再來擬定觀測還有增加生產力的執行方案。

定義問題，找出必要的數據

我試著從時間這個角度來切入生產力的議題。首先先利用加法來拆分老闆的時間

老闆的 24 小時 = 上班時間 + 跨國會議時間 + 應酬時間 + 私人休息時間
上班時間 = 開會時數 × 開會品質 + 個人工作時數 × 個人產出品質

行程安排和時間管理這個議題是一個零和遊戲，人的一天就只有 24 小時，這個資源無法增加。而各個時間段的目的不同，所以能夠影響生產力的領先指標也不同，所以先列出所有有可能的指標，不拘量化或者質化，最後再來處理量化質化指標的部份。

從時間的拆分來看，有很大一部份的時間都在開會，所以改善生產力可以先從改善會議品質開始。

拆解、分析數據，呈現現實

而會議品質又該怎麼利用數據化的概念來定義呢？我將會議的品質再細分為幾個指標

  1. 事前準備：在會議前有提供議程和會議資料
  2. 有效討論：在會議上針對議題有充份討論，沒有會而不議
  3. 有效結論：在會議中有做出有效結論，沒有議而不決
  4. 執行成果：在會議有實際執行，沒有決而不行
接著，針對上述的四個指標，訂定標準及相對應的層級分數。以事前準備而言，可以再拆分為提供資料的時間以及資料的完整程度。以 3 天前提供會議資料為標準，評分為 5 分，晚半天則扣 1 分，會議當天才給資料都算是零分等等。可以將四個指標都列出相對應可以觀察到的行為和結果，來評估會議品質。
 
假設四項品質加總分數是 20 分，就可以依據這些標準，去觀察目前現有的會議情況、可能改善的空間，並與老闆討論第一階段的目標等，像是低於 10 分的會議，是否列入不具生產力的會議，需要進行優化改善。
 
我曾經的經驗是，老闆覺得都很重要，大家都要 20 分才對。但面對現實吧，如果大家目前的水平是 5 分，一下子要拉高到 20 分，不只會造成反彈，還有可能整個會議品質改善計畫雷聲大、雨點小，最後無疾而終。會議品質改善的目的是升高單位時間生產力，而不是讓同事覺得好麻煩乾脆不開會了，老闆再發現問題沒有解決，事情沒有人做，這就和我們的初衷背道而馳了。

假設和行動

從問題的定義和拆分，在會議品質的改善與生產力之間，做出以下兩個假設

  1. 在會前有充足的會前資料，可以改善會議品質，進而增加生產力
  2. 會議當下即時確認後續追蹤事項、負責人員、回報時間，可以改善決而不行的情況，對增加生產力也有幫助

所以，身為祕書的我們就可以進行生產力改善的提案，像是

  1. 站在協助老闆將單位時間生產力極大化的立場，沒有提供會議目的和會議資料的會議，都不安排老闆參加
  2. 提供會議議程的模式以及應備資料的清單，讓各部份可以查照依循
  3. 在會議投影片模版內加入一頁會議記錄的頁面，和與會人員確認完任務、負責人、回報日期，都拍板同意後才結束會議

PDCA

在課堂上我學習到一件很重要的事，沒有人可以在一開始，就能設好完美的指標。PDCA 不只是應用在工作上，我們也應該時時去思考這個指標有沒有反應現況，能不能改善問題。不用為了數據化而數據化，但也不能因為無法量化不去設定指標，觀察指標的表現。

也許這次的思考還是有很多不完整的地方，我相信這對於我的學習來說是一個好的開始。如果對於本篇有任何的回饋，都歡迎留言和我一起討論，也許在怎麼衡量質化工作的績效上，我們都能學習到更多。