遠距上班

微解封,怎麼和老闆說:「老闆我還想WFH!」

在悶著將近 2 個月後,隨著時中宣布 7/12 以後微解封,原本 WFH 的許多上班族也慢慢回到正常通勤上下班的生活,有些人是終於鬆一口氣,可以不用再管家裡的小惡魔,可以好好上班了,應該也有很多人和我一樣,很習慣在家上班的生活模式,想去和老闆爭取能不能繼續在家上班呀。

其實說起在家上班,我應該比起一般上班族經驗還要多一些。在翻譯工作室擔任譯者及 PM 的時期,我就是完全在家接案,與發案方、譯者及老闆,都是使用 Skype 來聯繫;而後擔任總經理祕書時間,我老闆一年有 200 天不在台北辦公室,也都是使用 WeChat、Email 等電子通訊軟體聯繫,應該都算是合作愉快。

這篇我想和大家分享如何與老闆遠距工作及近日 WFH 的心得,一樣附上快速傳送門

為什麼會喜歡在家上班呢?我仔細思考自身的經驗之後,歸納出以下三個因素:

 

1. 不用通勤

首先是通勤,雖然許多人倡導通勤的時間可以好好運用,背英文單字、聽聽說等等,但我自己的情況是,通勤過程中腦袋完全放空,反而是我準備上下班的儀式感。無論如何,通勤的時間終究是比較低效率產出的時間。而在家的時候,可以快速進入工作狀態,好像一天屬於自己的時間又多了一點。

2. 不受其他瑣事干擾,工作效率提升

身為祕書,通常我的工作不會像其他同事一樣有固定的專案,除了老闆的行程之外,也會協助其他同事專案的進行,或者是解決辦公室內的其他疑難雜症,在專心做事的時候常常被臨時的電話、求救打斷,接著靈感就跑了,或者忘了自己下一步是要做什麼。但是在家設好狀態之時,除了老闆能打斷我,其他時間都可以全心投入在眼前的投影片或者 Excel 中,進入心流的情況,效率獲得大幅度的提升!

3. 可以自由安排自己的時間

我覺得最吸引我 WFH 的原因就是可以自由安排自己的時間。例如我先前提到,我與老闆大多數日子通常有12-15小時的時差,而公司業務上的需求,也常有國外的客戶在晚上寫 email 過來,有時候為了效率,我會選擇在晚上回覆,否則約一個會議要約3天,滿不切實際的。如果 WFH,我就會利用下午的時間處理一些自己的事情,將工作時間挪移 1 到 2 小時到晚上,就能兼顧工作上各方客戶及老闆的需求。

總結來說,其實我覺得「自由,才是真正的問題」,但是在職場中,我們往往身不由己,「做自己」在工作上是一種特權。而在職場上要怎麼獲得相對程度的自由呢?其實方法不稀奇,就是取得老闆或主管的信任。

 

那我是怎麼獲得現在老闆對我的信任呢?

做好時間規劃,重視承諾,不要無故消失

WFH 不要因為在家過於放鬆,無故不接電話、不回訊息,如果真的有臨時離開的情況,建議也在狀態列上打上離開的時候,並預估回來的時間,讓主管找得到你,他就不會太緊張。而在 WFH 期間,答應主管要交付的檔案、成果,也要如期交付,有困難也要即時和主管討論,不要最後一刻擺爛或人間消失。

對自己的工作要有120%的掌握,做好自己的任務看板

為什麼掌握進度是 120% 而不是 100%?主要是想提醒大家,除了要充份了解自己目前參與的專案的進度,就算不是自己主責的專案,也要知道目前協助專案大概是走到哪裡了,WFH 時和同事間的交流比較少,常常與同事之間的同步也是不足的,這時候多問一點,多幫一點忙,讓專案推行得更順利,專案不出包,自然老闆也不會有那麼多問題。

另外,屬於自己的任務看板也是很重要的,平常有好好的做資料管理了嗎?知道自己有哪些工作還沒有做,哪些東西還在等同事生出來才能動工?在高度依賴網路的 WFH 時期,有自己的任務看板也是提高自己工作掌握度很重要的動作之一,當老闆有問題時,比起回覆他「我看一下資料,之後再回覆您」,能夠根據自己的任務看板即時說出目前工作的情況,更能讓老闆相信你一直都有在注意專案的情況。

最後也是最重要的一點,定時回報

有些公司在 WFH 期間常常要求員工寫日報表、週報表、月報表,身為員工的我們常常覺得這是什麼浪費時間的政策但反過來想,為什麼主管會需要這些東西?其實就是主管無法掌握員工工作的現況,無法掌握專案的進度,所以他需要員工每日每週每月的報告,說穿了就是資訊同步的問題,這時候定時回報就很重要,每天或每周花一點點時間回報,會減少很多老闆突如其來的疑問,甚至是奪命追魂的電話。

而回報的的內容也不要是流水帳,相信我,老闆對於你今天吃飯吃了1個小時還是2個小時是沒什麼興趣的,回報的訊息只要三點:

 
  • 目前已經完成的進度
  • 下階段的目標及所需要的資源及工時
  • 可能會遇到的困難或者需要老闆協助的地方
 

有些人會覺得回報目前的困難就可以了,但主管要知道的是專案的全貌,不是只有困難才重要,畢竟主管頭上還有主管,如果不告訴他目前專案完成到哪了,他又怎麼和他的主管交待呢?而老闆也是,如果他不了解公司專案目前的進度,那麼他又要怎麼管理公司呢?

 

我的經驗分享

以我自己為例,日前剛接下老闆商會社團的執行工作,在老闆自己也不太清楚實際事務的時候,我做了以下的事情

  • 每日匯報年費收款明細及結餘
  • 每日匯報目前報名參與的會員名單
  • 在 Teams 上開啟共同工作區,將目前所有的資料和與上一手祕書交接的文件都放入 Teams 的檔案區
  • 在 Teams 上開啟下一次例會的準備事項清單,每一項事項都有待辦清單及進度條

透過類似的溝通方式,就算不是 WFH,平常我和老闆實際上開會或通話的時間大概是2週一次,平常也不太會有緊急情況需要臨時安排會議和加班,我平日也是自己安排自己的工作,除了早起和一定得到辦公室之外,我到辦公室辦公和 WFH 基本上也是沒有什麼差別的。

 

平常你們又是怎麼逐步建立老闆對你們的信任感呢?在下方的留言區和我分享吧 🙂

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