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Google Meet 開始收費了怎麼辦?分享 WFH 期間我所使用的會議軟體

由於 Covid-19 的影響,去年開始許多人都被迫數位轉型,而此時各種視訊會議軟體崛起,無論是為了搶占市場,還是為了貢獻社會,都開放許多原有付費的功能讓一般人能免費使用。隨著疫情逐漸受到控制,這些優惠也漸漸消失了,最多人使用的 Google Meet 也宣布在 2021 年 6 月 28 日起,免費版帳號恢復單次會議限時 1 小時的限制,著實讓這陣子在 WFH 的朋友們都攪盡腦汁在想替代方向。

很幸運地,我的公司在去年年底開始導入 Microsoft Teams 作為辦公室協作平台,加上工作的需求,市面上的大大小小的會議軟體也幾乎都用過了,就來分享我在 WFH 的期間,使用各種會議軟體的心情(孽緣)

我會分享以下幾種軟體的使用心情和小 Tips,最後也會說說,從一個祕書角度發現視訊會議上大家常常不小心沒有注意到的事,你有什麼在視訊會議中發生的瞎事或者想和我大聊特聊經驗,歡迎在底下留言,或者用 E-mail 和我聯繫。

使用情境

  • 5-20人小型會議
  • 會議時間在 1-3 小時之前

ZOOM

如果單純以「視訊會議」的需求來說,ZOOM是我心目前的王者。除了連線很穩定之外,對於會議上需要分享不同種類的畫面、音訊也都有非常強大的支援。從最基本的單一檔案、視窗,進階一點的「將投影片作為背景」、「純音訊」、「分享雲端檔案」等,都能讓視訊會議的過程更方便,將投影片作為背景還有種當主播的不知名專業感。

另外,因為我常常需要協助處理會議中各種問題,所以我通常不是以全螢幕模式開會,ZOOM的共享畫面是我目前使用過最乾淨、最大的的軟體, WFH 時也要顧眼睛,畫面大一點才不用盯著螢幕看投影片上到底寫了什麼字

但是也不是沒有缺點的。首先,雖然在對話框可以用文字交談,也可以傳各種檔案,不過傳圖片需要先存在電腦或雲端空間再傳到對話框,在 WFH 時其實有點麻煩,尤其是障礙排除或者需要和主持人分享截圖時,所以後來我們還是輔以其他的通訊軟體進行。

另外還需要注意到的就是,使用 ZOOM 開會一定得下載 ZOOM 的軟體,平常開會的客戶中,如果有不善於操作電腦的人,就會有點困擾。其次就是要多人開會就一定要使用付費帳號設定會議,一年的費用大約是 150 美金,不是商用的話這筆費用也不小。

會議小 Tips:

  1. 請務必確認與會人員都有裝好 ZOOM 的軟體,並且麥克風和視訊軟體都能正常運作。
  2. ZOOM 有許多共享方式,還有舉手、投票等功能,如果當天會議需要使用到進階功能的話,一定要事先預演。
  3. 承上,如果要分享音訊,在會前一定要請同事或者拿第二台電腦確認音量。

Skype

如果要選擇一個替代 Google Meet 的方案的話我會推薦 Skype。推薦 Skype 最大的原因是,就算沒有 Skype 帳號,可以使用瀏覽器直接開會,連會議主持人都可以不用有 Skype 帳號,這比 Google Meet 的限制還低(雖然現在也不太可能有人沒有 Google 帳號)。

Skype 目前提供簡單的會議功能,在 50 人以下,不限通話時間,有基本的視訊及分享螢幕功能,在家 WFH 的話,也可以更換或模糊背景,另外因為是整合 Skype 功能,所以如果會議中想要傳檔案或圖片,也可以透過 Skype 的對話框進行。不過分享螢幕的功能就沒有 ZOOM 那麼多,只能單純分享單一螢幕或者視窗。

Skype 免費會議連結設定 https://www.skype.com/zh-Hant/free-conference-call/

 

Microsoft Teams

如果說視訊會議軟體已經被 ZOOM 搶佔先機,那麼 Microsoft Teams 的優勢就是整合了 Microsoft 365 的功能所組成的工作平台,許多功能都有連動,十分方便。

舉例來說,在會議當中除了也可以在訊息處和 Skype 一樣以文字訊息溝通,也可以傳檔案,如果本身有 Teams 帳號的話,這些在會議後都會保留在對話欄中,如果下次繼續開會,也都能看見之前所傳的訊息;Teams 也內建了會議紀錄的功能,也會保存在 Teams 的對話框中,下次會議就能繼續討論。此外,也可以直接使用 OneDrive 的檔案進行投影,不用再將檔案打開。

簡單來說,如果開始一個新的會議,就像是開了一個小的共享空間,可以和與會人員共用檔案、會議記錄、白板等,在公司內部使用時非常便利。如果沒有帳號也沒關係,Team 會議也能直接使用瀏覽器開會,若是需要長期協作,也可以請 IT 將客戶加為來賓帳號,一樣可以登入 Teams 使用部份功能。

Teams 分享螢幕選項

要說缺點的話, Teams 的螢幕共享功能還是沒有 ZOOM 來得方便,文字上也不夠直白,像是投影機模式的「凸顯」模式,就是 ZOOM的「以投影片為背景」,並且在一般分享模式之下,使用者是看不到自己投影的畫面的,需要使用檔案分享模式才能看到簡報的畫面,讓人非常沒有安全感。

另外一個缺點當然是要付費才能使用,不過目前 Microsoft 有推出家用免費版,目前還沒有限制通話時間,不過畢竟強打的是協作,個人使用上可能感受上就沒有那麼方便。

Microsoft Teams 免費版下載
https://www.microsoft.com/zh-tw/microsoft-teams/free#coreui-contentrichblock-yxuv2bc

在前幾天,Microsoft 在 Windows 11 的發布會上提及,未來的 Windows 11 會內建搭載 Teams 而非 Skype,所以顯見 Microsoft 會逐步停用 Skype,以 Teams 的思維建構 Windows 11 以後的作業系統。

會議小 Tips:

  1. Microsoft Teams 只支援 Microsoft、Firefox、及 Chrome 三大瀏覽器,如果不是使用這些瀏覽器的話會無法使用,尤期如果需要和中國同事或客戶開會,務必要提醒他們改用上述的瀏覽器。
  2. 如果要使用 OneDrvie 的檔案,一定一定要在開會前確認共享檔案的內容正確。

Gather.town

Gather.town 大概是我 WFH 期間使用過最歡樂的會議軟體,同時他也是免費使用的。除了一般正經的會議以外,我還和同事及朋友們一起佈置了虛擬辦公室,Gather.town 和 Teams 很像,只不過功能沒有那麼多,除了能夠分享螢幕和通話之外,也能透過網站上的互動軟體有白板、便利貼牆、海報與文件夾等等功能。可惜的是 Gather.town 的風格很難請老闆和客戶一起共用。

WHF 視訊會議心得與提醒

文章最後,身為祕書走跳過那麼多場視訊會議,還是有幾點小提醒

1. 如果常常開會,還是準備雙螢幕吧

在家一般大家都是用筆電,雙螢幕方便你一邊開會一邊查資料,如果要分享簡報的話,也方便同時看簡報,並觀察與會者的表情。

2. 家裡有小孩或者雜音,你需要一個專業麥克風

在 WFH 期間,我曾經一天開7小時的會議,一般有線的麥克風還是需要將麥克風靠近嘴巴,才能比較清楚收音。後來使用 Airpods 之後,雖然收音的情況有改善,但還是容易收到房間內其他雜訊。最後我還是狠下心買了專案的心型收音麥克風與支架,雖然開個會搞得像在錄 Podcast,但是與會人員都表示收音和聲音的清晰度有顯著的改善。好的聲音也可以讓與會人員更專心在你報告的內容上。

3. 留意衣著與背景

雖然這件事情真的被講到爛了,但免不了再提醒一次。

記得不要穿小可愛或汗衫,要記得穿褲子
記得不要穿小可愛或汗衫,要記得穿褲子
記得不要穿小可愛或汗衫,要記得穿褲子

這真的太重要到我想講三次,請不要覺得都坐著開會,所以就隨便穿。我們常常有同事一個不小心忘了,然後我們什麼都看見了…女生也要注意衣領不要過低,調鏡頭時的風景雖然很美,但真的會讓所有與會人員不曉得眼睛該往哪放。

其次就是,請先和家人溝通好要開會,保持你的背後不要有人走過。雖然現在可以虛擬背景,但是電腦運算不是百分百準確,如果家人的衣著和虛擬背景有顯著差異,還是會被電腦抓出來的。

4. 關掉所有的通知及即時通訊

一方面是避免在簡報時被打斷,二方向是,我相信你不會想讓老闆透過你的訊息預覽,發現你和同事在講八卦還是偷罵他的,在開會前還是都把它們給關了吧。

以上是我在 WFH 期間的會議心得,如果有軟體使用或者遠端工作的問題也歡迎在底下留言,我會盡力解答的 🙂

 

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