分類彙整: 祕書工作

如何利用 Make.com 打造 Email 電子發票自動報帳系統

發佈留言
如何利用 Make.com 打造 Email 電子發票自動報帳系統

每個月，公司都會有不少電子發票需要處理，特別是由老闆轉寄過來的各式電子帳單。從下載附件、上傳至指定的 Google Drive、填寫帳務資訊到 Google Sheet 報帳表單，這些步驟繁瑣而耗時，且具高度重複性，處理起來經常令人煩躁。

作為一名經常需要處理行政事務的工作者，我決定以這個流程作為自動化工作的起點，希望節省時間、提升效率，並將這項成果作為我工作流程自動化的作品集。

我是如何規劃這個自動化流程的？

一開始，我認真地畫出了一個「我以為」的報帳流程，這個步驟相當重要，因為我們常常低估了人腦在進行任務時的自動化程度。一些看似簡單、甚至無意識完成的步驟，反而會成為自動化流程中的重大障礙。

舉個最明顯的例子，就是電子發票的檔案命名。我習慣使用以下格式命名單據：

報帳年月_部門_科目_項目_金額_發票號碼

這個習慣能讓我快速找到需要核對的檔案，但對自動化而言，這意味著工作流程需要取得日期、部門分類、科目、項目、金額與發票號碼這些資訊。對人類來說，這只是「看一眼收據」的事情，但對工作流來說卻是一連串的精細步驟。

實際的工作流架構

經過多次重構與 AI 討論後，我最終確定的自動化流程如下：

  1. 查看 Gmail 中特定寄件人的信件
  2. 使用 Claude API 分析附件中的 PDF 檔案，直接提取文本內容
  3. 產生 JSON 格式的報帳資料
  4. 將附件自動上傳到指定 Google Drive 資料夾
  5. 自動生成 Google Drive 的檔案分享連結
  6. 將報帳資料和檔案分享連結一併回填到 Google Sheet
  7. 將處理完的電子郵件標記特定標籤並封存

報錯機制

這個流程當中，難免會出現一些狀況，比如遇到發票檔案需要密碼才能開啟，這時 Claude API 就沒辦法正確分析內容。為了避免因此漏報，我設計了一個簡單的報錯機制：當 Claude 無法處理檔案時，系統會自動傳送通知到 Slack，提醒我需要手動處理這筆帳單。

之所以選擇 Slack，而不是 Email 或其他通訊工具，是因為我的日常工作幾乎都在 Slack 上進行，這樣不需要額外切換視窗或監控其他平台，也比較不容易漏掉提醒。

AI 工具的選擇與使用心得

在整個開發過程中，我主要使用的是 ChatGPT，因為付費版的 ChatGPT 能夠提供深入且高效的討論。但在實際分析 PDF 文本的環節，我最終選擇了 Claude API，原因在於它能直接處理 PDF 文字內容，而 OpenAI 和 Google Gemini API 雖然知名且廣泛使用，卻需要額外將 PDF 轉換成圖片才能進行分析，對我而言多了一道工序，降低了自動化流程的效率。

在探索的過程中，ChatGPT 提供了許多建議，但也曾經「騙」過我，讓我嘗試許多最終不可行的方法，這導致我意外地學了不少用不上但卻有趣的新技能，例如 JSON 格式的撰寫及 Google Cloud API 的使用。

社群與專業工程師協作的重要性

在過程中，當我遇到無法解決的問題時，幸好有加入幾個專門討論 AI 工作自動化的 LINE 社群（如知識倉鼠、偷懶辦公室）。這些社群中有許多熱心且專精的大神，當我卡關時只要在群組內求助，很快便能得到有效解法，極大地節省了摸索時間。

自動化成果與效益

經過 8 小時的努力後，這個報帳自動化流程已經順利上線了。現在每當老闆再寄電子發票來，我再也不用花費大量時間手動處理，流程變得順暢且有效率。

至於成本，整個自動化過程僅使用 Claude API 處理 4、5 月份的發票，費用僅花費 0.33 美金（約 10 塊台幣），大幅節省了原本需要耗費的時間成本。

未來優化與下一步計畫

未來，我希望能持續優化這個流程，包括加入照片報帳、擴充處理國外 invoice 並自動換算台幣的功能（這部分其實我已經在這次流程中透過更新 Claude API 的 prompt 初步完成了），並進一步延伸到其他紙本帳單的自動化處理。

此外，這次經驗也提醒了我，這些靠著「無章法學習」獲得的新知識，其實我並不算真的熟悉，雖然看起來完成了自動化流程，但未來維護時還是可能要重新摸索一遍。因此還是得乖乖整理成完整的專案筆記，才不會讓自己每次維護都像初學者一樣手忙腳亂。

透過這篇文章，我希望能夠幫助新手或經常處理行政事務的秘書朋友們，更清楚地了解如何建構工作自動化流程，並嘗試實踐於自己的工作場景中。這次在社群貼文分享之後，甚至還有人詢價，讓我小小驚訝了一下。如果你剛好也面臨類似的行政困擾、對自動化流程感興趣，或許我們也可以聊聊，看看能不能一起把工作變輕鬆一些。

我的 Email 信箱 hi@iamstellala.me

商務送禮，名片到底要貼哪裡？

發佈留言

這幾天事情太多，又逢中秋返家過年，索性讓自己的學習停了幾天。今天不學習，但以一個資深祕書以及正在被栽培的特助的身份，來和大家分享一個送禮小技巧 ── 名片（禮卡）到底怎麼貼。

說來也有趣，2 年前在商思學習的時候，跟了個風成立了個人的部落格，但其實我並不覺得做祕書的這些瑣事有什麼分享的價值，所以後來棄坑，部落格草長得老長。後來進了廣告代理商，再轉往品牌行銷領域當特助，當然也知道個人品牌的重要，只是工作更忙，忙著做客戶的個人品牌，也更無暇來管自己的部落格。不過每到三節送禮期間，部落格就會迎來一批爆炸性的流量，通通都是透過 Google Search 找「名片怎麼貼」這個關鍵字來的，看來這個問題實在是不小，也讓我感受到無形的敲碗壓力，哈哈。

也是這幾年，雖然老闆還有公司送禮的規模逐漸小了，但也因為各種合作關係，我收到的禮盒也多了，再加上也要指導實習生怎麼包裝三節禮盒，才動了補上這一篇的念頭。（但我好懶得配圖，反正應該也沒有什麼人看，先這樣吧~）

送禮的目的 ── Present Journal Map

在談名片怎麼貼之前，還是要再度思考，送禮的目的是什麼，以及這個禮品，會怎麼到對方手上。是不是聽起來很無腦又莫名奇怪？但很多事就是那麼的旁觀者清，但包禮物的時候沒有察覺，退一步來看又是那麼的合理。

引用自己部落格中的一段文字
我們也要思考一下禮品的「送禮旅程」，就和在做 user journey map 一樣，誰會第一時間接觸到禮品，會做些什麼事情，這份心意在抵達對方手上前，會遭遇到什麼痛點，會在哪裡卡住，而又能怎麼樣讓自己的禮品與其他人的禮品做出區隔，在什麼時候、什麼機會點能打動對方…等等。

無論是選禮品還是貼名片，考量的點都是一樣的。試著想想，今天郵差按了門鈴，你從他的手上接到了一個包裏，如果沒有人事先提醒，誰會知道這個包裏是中秋禮盒呢？

所以一般有經驗的人，會先看寄件人，從對方的公司名稱、姓名，大致上猜一下內容物是什麼，這也就是有些會計師會在信封上特別寫名「重要！內含發票／憑證」，來提醒收件人，要注意內容物的原因。之前在外商公司，寄收資料上我也會 特別註記：

  1. 中秋禮盒
  2. XXX 祕書／特助代收

讓三節禮盒可以順利寄到對方老闆的手上

為什麼要貼名片

場景來到打開包裝，看到精美的禮盒，通常收件人的第一個疑問是什麼呢 ── 這到底是誰送的啊？這時候就是名片還有禮卡發揮作用的時間了。

約定成俗的貼法 ── 名片到底怎麼貼

一般來說，名片或者禮卡會貼在禮盒的四個角落，也就是右上、左上、右下、左下四個位子。考量人的視覺動線是 左上 → 右上 → 左下 → 右下 這個順序，一般來說會建議先貼左上，讓收禮者第一眼就知道這是誰送的禮。

不過近幾年，禮盒的設計愈來愈複雜，我就會以盡量不傷害禮盒設計的方向為主（畢竟禮盒美美的，對方收到也開心），再來看看可以貼在哪一個角落或者空位。但如果四個角落有空間的話，還是優先貼角落，千萬不要往中間貼。今年收到一個阿默蛋糕的禮盒，直接把送禮者的名片貼在正中，緊鄰著 Amo 的 LOGO，不知道的還以為兩位合作夥伴是 Amo 的股東…

多人名片怎麼貼

有些公司或者業務單位，一次可能要貼 2-3 人的名片怎麼辦？在貼之前一定要先拿名片擺一下位子，一樣是四個角落為原則，再來決定是貼成橫式、直式還是方形（如果超過 3 個人的時候）。這幾種情況我都貼過，橫式還是直式都是是看禮盒的設計，但順序不能錯，老闆／大主管的名片或禮卡一定要放在首位，然後依序排列下去。

橫式以左邊第一個為首，愈右邊職位愈小；直式以最上方為首位，愈下方職位愈下。真的有像我今年貼成四方形的，以左上為首位，之後依序是右上、左下、右下。

特別提醒：貼名片時，姓名朝上

我沒有想過要特別提這點，但今年真的收到太多禮盒，把老闆的名字藏起來了…還記得前面的一段 為什麼要貼名片 嗎？貼名片的目的就是要讓收禮人知道這是誰寄的，所以無論名片或者禮盒設計得多漂亮，請把老闆或者你的名字貼在外面（朝上貼）！

其實這些也不是什麼鐵律，只是多年以來我觀察別人的禮盒以及自我工作的習慣，與大家分享。如果你也遇到不知道該怎麼貼名片的禮盒，也可以留言給我，我們一起來挑戰看看（？）

祕書會被 AI 取代嗎？從 AI 做投影片說起

發佈留言

最近 AI 在 ChatGPT 還有 MidJourney 引領之下，變成了一個全民話題，我嘗試了一陣子之後，也覺得蠻好玩的，也學了一點 AI 詠唱。每一次新科技出現，就會有更多的職業焦慮，還有引發職業焦慮的言論，像是 AI 以後會取代掉翻譯、祕書…等，我不覺得我有資格可以大放闕辭，但可以從我最近的觀察來說起。

AI 可以幫忙做投影片了！以後不用做 PPT 了！真的嗎？

ChatGPT 開始一波 General AI 的浪潮，AI 開始會對話、寫文案、創作故事文本…等，所以請 AI 做投影片這個服務，也如雨後春筍般一個個誕生。就先不論 AI 資料的正確性，我相信這個問題終於會在人類大量餵養、機器大量學習之下解決，不過 AI 生成的投影片對我們到底有沒有幫助，倒是一個可以可以觀察的角度。

在繼續這個話題之前要先聲明，這篇文章沒有要針對誰或者哪一個粉絲專頁，只是前幾天流感病中剛好看到相關的議題分享，所以我在 Facebook 特地標記了起來，想練習實作。相反來說，還是要感謝各路大神開發 AI 的各種可能性。

之前天我看了查特普拉斯的《ChatGPT 極速簡報製作！》，文章的內容是展示如何利用 ChatGPT 產生投影片介紹文字並抓取網路圖庫的照片之後，使用 Markdown 語法，利用 Google Slides 的外掛將其轉換成投影片。知道原理之後其實很容易用其他服務達成相同的效果，利用 Markdown 語法做成投影片或心智圖這個功能其實 Evernote 和 Xmind 早也就有了。所以我看完文章的第一個念頭是「好累啊」，第二個想法是「這樣的簡報、對工作有什麼幫助？」。

以過往的工作經歷來說，這種簡報還真的沒有幫助。身為一個應該可以自稱是 senior 的小祕書來說，我還真的曾經幫老闆安排旅行團，家族旅行或者商務旅行都有，如果計畫只給景點介紹，可說是連工讀生都不如。

幫老闆做旅遊計畫要考慮的，其實和自己出去玩沒有什麼兩樣，只是要注意同行者的毛可能很多，而且又不能得罪，不像是自己家人或者朋友，知道我強勢，往往都會讓著我一點。撇開機票、住宿不先談，景點選擇、安排景點的前後順序、如果下雨有沒有雨備、景點重點特色、歷史脈絡、需不需要購票、哪些景點必看、景點的停留時間、需要不要安排導覽人員…甚至是有沒有網路訊號等等，當中有很多小小又煩雜，但是安排好老闆會很順心的事。像這種這種 Google 或者問 ChatGPT 就有的景點 data，連 information 都稱不上。

另一種 AI 生成投影片的工具

回到正題來，用 AI 產生這種品質的投影片需要多久？上述的方式，我都覺得花了太多的時間。
 
tome.app，一個 AI 自動生成投影片的服務
 
在下方的 prompt 欄位輸入：「請介紹世界知名的 10 大景點，並以景點名稱作為投影片標題，内文需要包含：地點、特色、簡單介紹，右方要放置該景點的照片」按下 enter 鍵，就會得到以下的簡報
 
 
其實可以在輸入 prompt 時指定他生成繁體中文的檔案，而每頁的投影片也都可以再進行編修，不過目前應該是只能利用 tome 分享，無法下載投影片，但我想產品迭代下去，很快就能夠下載 PDF 了吧。

利用 AI 生成投影片的實用性，AI 真的能取代祕書嗎？

這種 AI 生成的東西到底有沒有用，也許有吧，但我想更有用的是我腦海裡密密麻麻要幫老闆做事的任務系統。
 
AI 想取代祕書？從打字機時代到電腦時代，祕書或者特助這個職稱一直存在著，凡存在就代表這個人、這個角色，始終一直被需要，只是在時代推移、科技進步之下，職務內容隨著老闆的需求調整後，愈來愈複雜了而已。對於我來說，祕書是 problem solver，是老闆的第二大腦，AI 可以處理已知，但處理未知還有與老闆協作的能力才是祕書的價值，所以也可以說，學得不夠快，不懂得幫自己加值的人，才會被取代，不管哪一個行業，我想都是亦然。
 
而 AI 生成的投影片到底實不實用，其實就要回到投影片的目的是什麼。依照劉奕酉老師在簡報課中的說明，我們可以將簡報分成工作型簡報、展演型簡報以及提案型簡報，但不管是哪一種簡報，目的其實都是為「解決問題」。在這個層面，我又把解決問題分為兩個層面「溝通」以及「行動」。「溝通」是希望透過簡報，讓簡報的讀者或者參與會議的人，和我有相同的共識；「行動」則是希望透過簡報，能夠擬定下一步的行動方針。

所以注意到了嗎？簡報當中最重要的地方，是身為「人」所能提出的見解、行動方案還有執行的能力，這些都是 AI 目前遠遠所不能及的。把 AI 當成工具，積極去擁抱他所帶來的優點，同時也不固步自封，透過持續學習幫自己加值，就會是一個難以取代的人。我想，祕書在這裡更有優勢的地方，就是我們早已養成各種想辦法、找工具，還有釐清老闆需求的習慣，所以也不用過度憂慮，把 AI 帶來的轉變，當作是裝備升級的武器，加化我們 problem solver 的能力。

我的想法也依舊不變，我從來不覺得人的工作要被職稱所限制，也不該被過往的資歷所束縛，我常常說我就是個打雜的，老闆有什麼需求我就往哪裡去，雖然不像其他同事能夠有一個看起來很專業的職稱，但其實我很喜歡這樣的工作內容，也很喜歡這樣的自己，與其想著會不會被取代，我覺得有新工具能夠讓我更效率，有更多像 MidJourney 這種新玩具可以玩，是很有趣的的事啊。

從 AI 應用看到人類的惡意

題外話，自從行銷大神開了 《ChatGPT 生活運用》 群組之後，我其實觀察到很多堪稱社會實驗的社會跟風現象，像是把 AI 校調整寶寶、渣男、海女、蘿莉控…等，甚至是要 AI 表現出「老婆說的永遠是對的，1+1=3」，我們一邊在大肆批評 AI 的資料錯誤連篇，但又不停地拿錯誤的資料餵養他，人類真的是很神秘又充滿惡意的生物。

職場上的暗示－職場陷阱可能是自己挖的坑

發佈留言

在職場上，或多或少都會經歷過一些委屈和灰色地帶，甚至一些陷阱，讓自己淹沒在權力鬥爭、小人暗算的戰場中。明哲保身固然是重要的，但心裡總會悲憤大喊「這種事怎麼會找上我」。在商業思維學院打卡學習活動，看到了 Gipi 院長一則過往的經驗（原文《職場陷阱的應對原則》），也有一些感想可以分享。

消耗道德值的事情，都是從小事開始

勿以善小而不為，勿以惡小而為之。雖然這句話很八股，但回到這個主題來說，我覺得很多事都是原則的問題。文章中的陷阱很明顯，剛好也有充足的證據，可以讓 Jack 找到救星又有底氣，但其實回頭想想，我們身邊很多小事，也都是這樣慢慢磨損著我們的原則和心智，讓我們開始覺得這樣好像也無所謂，就這樣沉淪下去。

很久以前我聽過一個「前途光明大學生為什麼要去酒店陪酒」的故事，一開始也許只是當會計，然後人家告訴他：「你看一樣來上班，去外場擦桌子、端桌，還可以有客人的小費」，等真的到外場之後，又會被告知說：「外場擦桌子那麼辛苦，上班時間都一樣，穿得漂漂亮亮陪客人喝一杯，又不是叫你出場，薪水馬上翻一倍」，再之後呢？就是一樣的套路，然後慢慢地價值觀就崩壞了。我們都知道，這件事哪怕是在當中的一個關卡，如果有好好守住自己的原則與本心，故事就會有轉機了，但為什麼沒有？因為愈到後期，誘惑愈大，放棄的成本愈高。

無間意透露的暗示與訊號

回到職場上的政治陷阱，也就是院長的思考題來說，如果到了被問「明顯違法」的事情時，我們可以先想想，為什麼是你？ 有同學說：「當被問這個問題，心裡就要有準備，自己被當成棄子。」是一個觀點，另外一個觀點是，我們是不是透露出什麼訊息，讓老闆覺得我們會願意做這件事？所以他覺得開口問我們沒有什麼關係？很多時候，原則的建立不是在大場面中，而是在很多生活中的小細節中，是不是習慣走了灰色地帶？是不是幫公司獲利的時候投機取巧？每一個我們的決定，我們的行動，都決定了我們是怎麼樣的人。

這種事會不會有人做？當然會，而且想做的還不少。無論是職場小白兔，想說這樣和老闆有共同的小祕密，更貼近高層的人有之；作為拿老闆的把柄的人，以換取老闆給的特權的人亦有之。既然做了，那就是好好計算自己要承擔的風險，反正高風險高報酬，我也不覺得有什麼不妥。只是還是希望，我們所有的一切，都能俯仰無愧。

三節贈禮小技巧

發佈留言

7 月份的時候，商業思維學院的老師 KT，發表了一篇《企業禮品贈禮的新選擇》(KT 選讀 #29)，談了到企業贈禮之間種種難處和糾結，讓我回想起曾經那段需要為三節禮品煩惱的日子，剛正式當祕書，很多事都很新奇，三節時期，祕書室都會被禮品堆滿，那焦頭爛額、昏天黑地，也是挺有趣的體驗。所以也整理了一下自己這幾年磨練下來的送禮心法，回饋給學院的同學們，也一併在我的小樹洞留下紀錄。

稍據規模的公司會有行政部或者祕書處專門準備禮品，通常會依據客戶等級，準備不同的價位的禮品，以老闆的名義送出的話也差不多，但等級區分上考量的就不只是合作來往的金額，還有一些比較質化的指標需要考慮，像是交情深淺、哪裡認識的朋友、圈子中的地位，甚至是老闆平時可能將他視為 Mentor 時常去請益，多多少少我都會考量進去。準備禮品這件事說出來不是什麼多大的本事，只是把過往的經驗整理一下，希望能幫助初次要準備禮品的人，讓即將到來的中秋禮品大戰沒有那麼痛苦。

Present Journey Map 送禮旅程

以學院內共通的語言來說，我們還是要先思考「送給誰」，然後「送禮的目的」是什麼。

如果對人有所求，或者是重點維繫的對像，那就是想盡辦法打聽對方的喜好需求，務必送到心坎裡，不過這類型的用戶平常就要多注意他的需求喜好，別真的只在三節的時候送禮，平常去對方公司拜訪時順手帶下午茶、咖啡，或者是路上看到什麼對方會喜歡的物品，不妨在能力所及就直接送給對方了，平時放在心上，才能讓對方感受到誠意。

同時，我們也要思考一下禮品的「送禮旅程」，就和在做 user journey map 一樣，誰會第一時間接觸到禮品，會做些什麼事情，這份心意在抵達對方手上前，會遭遇到什麼痛點，會在哪裡卡住，而又能怎麼樣讓自己的禮品與其他人的禮品做出區隔，在什麼時候、什麼機會點能打動對方…等等。

送禮和挑選禮品的時候，通常會先分等級，一般公司會用業績或者合作時間的長短，到老闆辦公室的時候，會分真的有交情的朋友、一般往來的賓客，還有當初度麻煩到的人。擬好名單之後，再請老闆過目，看看是否增減，或者是有哪一位賓客需要調整。這裡也會顯露出祕書的經驗值，平常老闆動用了什麼人情、和誰比較常往來、誰又是真正的朋友，不只是商業場上的合作，靠的是祕書平日裡觀察還有記錄。

禮品挑選小技巧

挑高級的禮盒通常我會有幾個方向，只求無過，不求有功。

  1. 包裝精美
  2. 知名品牌
  3. 耐存放

另外要提醒的是，一定要附上贈禮者的禮卡或者卡片

有些老闆應該有名片大小的禮卡，如果沒有印制禮卡的習慣，貼名片也可以，記得要貼在禮盒醒目的角落，沒有名片或者是部門名義送禮，也可去書局買小卡片寫些「中秋快樂」之類的，可以隨著禮盒一起送過去，這樣可以確保你的禮盒會好好的被「登記在案」，留下禮贈品紀錄也留下這份情。

通常這樣就不太會出錯，另外就是端午不要送粽子，中秋不要送月餅，這兩項禮品不是不好，只是在這兩個節日有點氾濫，並且通常不是要冰就是保存期限短，不光是拿到會很頭痛，而且在時間壓力下容易被草草處理，就失去了送禮的目的。

以前剛開始當祕書的時候很文青，很喜歡送獨立設計師的手工禮品，或者私廚小農的禮盒，在不懂的人心目中，就是個普通餅乾而已，花錢的 CP 值很低，想要傳遞的價值也沒有辦法傳達到對方心中，所以除非是對方關注的領域，也不會建議這樣挑選禮品。

送禮不失禮，就是送一個大家公認有價值的牌子，包裝要美，這樣禮送到辦公室，大家讚嘆的那瞬間 Aha Moment 就有了。而且不管是記錄在案還是對方收到禮盒，心裡都會有聲「啊，這應該不便宜吧」，這樣公司或者老闆的心意多少就會被感應到。

 

我的送禮小心機

我自己的習慣，其實也滿感謝老闆們的支持，我會挑符合以上條件的公益禮盒，當然包裝精美、耐存放這兩點，會有一個退讓的空間，但還是會有一定的水準，然後我會根據主題，準備公版印刷的卡片，還有為什麼送這個禮盒的故事，印刷好之後請老闆簽名。

像是有一年新聞報導喜憨兒烘焙坊被棄單，我就買了喜憨兒的餅乾禮盒，另外準備了「我們相信，每個人心中都有一塊童心揮撒，與你分享這片初心與堅持」大概這種小小的短語（前公司是玩具產業），這樣就會讓公益禮盒很不一樣，一方面表現維繫感情的情意，另外一方向也是對外做一個公司的形象。

在準備禮品之外

有送禮自然會有贈禮，如果辦公室中沒有保留禮品清單的習慣，我會建議從現在開始做。除了是往來紀錄的參照之外，也可以抓出對方大致上是什麼時候開始準備、禮品預算是多少，作為下一個節目安排禮贈品的參考。

而上面有提到的 VVIP 對象，我也會將禮品往來還有禮品的照片一併更新在往來的記錄當中，下次如果有機會碰面，也可以當作一個話題。

其他的瑣事

在和學院的同學討論送禮技巧時才突然想起來，有些公司為了避免有收賄的情事，是不收禮品的。

該同學的作法是私下詢問是否方便收禮，再做相應的處理。我比較少遇到這種情況，如果真的不收的話，我會請老闆寄公司公版的電子賀卡，平日裡再多注意一下關係的維繫。

另外一點是「轉贈」是節日贈禮滿常見的文化，尤其是老闆辦公室中，在準備禮盒的時候也要考量進去，除非公司有其他安排，盡量讓禮盒有獨立性比較好。
（像是有些公司會做有公司 Logo 的禮盒，如果真的有這個規模的話，就不用管上面我說了什麼！）

 

 

 

最後是祕書的小 murmur，可以跳過，但讓我抱怨一下

不要送很難處理的禮品來，像是味道重的、快過期的、體積很大又不實用的 blahblah，我真的收過很多奇葩的禮品，像是有我半人高的花瓶、有老闆名字的匾額、木製三個手臂粗的大毛筆雕刻…等，看著他們雖然非常能感受到對方在挑選禮品上費的心思，但我真是不知道該拿這些禮品如何是好。

如何衡量祕書的績效－數據化營運讀書會

發佈留言

從以前到現在，如何在年底績效評估的時候，利用數據化的方式來自證自己的績效，一直都是很困擾我的事。剛開始工作時沒有什麼太大的問題，後來進入外商工作，強迫每年都要寫 KPI/OKR 時，真的是非常困擾我。

祕書的工作太多瑣事，Todo List 一大堆，不知道怎麼列 O 和 KR；其次是有很多事情是很難量化的，也很難掌控，像是如何衡量會議的產出，如何衡量老闆人脈管理上我的績效等等，有時候很想要聽聽老闆的回饋，但可能我本身防衛心很重，亦或是我沒有從公司中得到足夠的心理安全感，在這方面上雖然感覺得到老闆很真切地想和我溝通，但在離開前始終沒有建立起共識，覺得滿可惜的。

最近在商業思維學院中參加了由 Mentor Andy 所發起的《數據化營運》學程讀書會， 除了利用這個機會把學程認真的讀一次之外，Andy 也會出非常 Hardcore 又實戰的回家作業，本來想利用在前公司看到的數據來分析，但總覺得寫得很心虛又不著調，小組討論時看到很多有營運電商的同學的經驗，對能針對自己工作上的數據和營運經驗侃侃而談，我就更灰心，開始覺得自己學習和應用的能力低下，為此還沮喪了兩三個禮拜。在和學習小組的同學們聊過之後，我才醒悟過來，原本我也就不會，也沒有摸過這些領域，作業的目的是讓我們經過練習而掌握知識，而不是要拿作業去比賽，我應該在我擅長的地方發揮，知識才會和我產生連結，而不是一味羨慕別人。

用數據來思考

在數據化營運的課程當中，老師提供了一個用數據來思考並找到解決方針的方法，說來其實也簡單

  1. 用數據化的概念定義問題
  2. 找出必要的數據
  3. 拆解、分析數據，呈現事實
  4. 做出假設
  5. 設計行動，進行驗證
  6. 根據上一步得到的數據，進行調整

這概念其實就和 PDCA 是一樣的，但實際演練才會知道，每一個步驟實作時都會遇到問題，像是怎麼用量化的指標來衡量質化的結果、怎麼設定合適的指標，怎麼設計行動等等。以下就是我在讀書會中的筆記，如何利用數據化的方式思考，如何去衡量祕書工作上的績效。

想用利用數據改善什麼問題

以前老闆曾說，他覺得我最主要的工作，是提高他的生產力。前幾年覺得滿有道理的，但後來發現這個目標滿讓人灰心，因為我無法從工作中看出，我到底有沒有幫助他，提升他的生產力，我開始會想要問「怎麼去評估生產力有提高？」、「如果是老闆不照著默契行事，那我自己努力半天到底有沒有用？」這些問題。

依據前面的六個步驟，首先就是要先思考，如何衡量老闆的生產力，有哪一些指標，需要哪些數據，再來擬定觀測還有增加生產力的執行方案。

定義問題，找出必要的數據

我試著從時間這個角度來切入生產力的議題。首先先利用加法來拆分老闆的時間

老闆的 24 小時 = 上班時間 + 跨國會議時間 + 應酬時間 + 私人休息時間
上班時間 = 開會時數 × 開會品質 + 個人工作時數 × 個人產出品質

行程安排和時間管理這個議題是一個零和遊戲，人的一天就只有 24 小時，這個資源無法增加。而各個時間段的目的不同，所以能夠影響生產力的領先指標也不同，所以先列出所有有可能的指標，不拘量化或者質化，最後再來處理量化質化指標的部份。

從時間的拆分來看，有很大一部份的時間都在開會，所以改善生產力可以先從改善會議品質開始。

拆解、分析數據，呈現現實

而會議品質又該怎麼利用數據化的概念來定義呢？我將會議的品質再細分為幾個指標

  1. 事前準備：在會議前有提供議程和會議資料
  2. 有效討論：在會議上針對議題有充份討論，沒有會而不議
  3. 有效結論：在會議中有做出有效結論，沒有議而不決
  4. 執行成果：在會議有實際執行，沒有決而不行
接著，針對上述的四個指標，訂定標準及相對應的層級分數。以事前準備而言，可以再拆分為提供資料的時間以及資料的完整程度。以 3 天前提供會議資料為標準，評分為 5 分，晚半天則扣 1 分，會議當天才給資料都算是零分等等。可以將四個指標都列出相對應可以觀察到的行為和結果，來評估會議品質。
 
假設四項品質加總分數是 20 分，就可以依據這些標準，去觀察目前現有的會議情況、可能改善的空間，並與老闆討論第一階段的目標等，像是低於 10 分的會議，是否列入不具生產力的會議，需要進行優化改善。
 
我曾經的經驗是，老闆覺得都很重要，大家都要 20 分才對。但面對現實吧，如果大家目前的水平是 5 分，一下子要拉高到 20 分，不只會造成反彈，還有可能整個會議品質改善計畫雷聲大、雨點小，最後無疾而終。會議品質改善的目的是升高單位時間生產力，而不是讓同事覺得好麻煩乾脆不開會了，老闆再發現問題沒有解決，事情沒有人做，這就和我們的初衷背道而馳了。

假設和行動

從問題的定義和拆分，在會議品質的改善與生產力之間，做出以下兩個假設

  1. 在會前有充足的會前資料，可以改善會議品質，進而增加生產力
  2. 會議當下即時確認後續追蹤事項、負責人員、回報時間，可以改善決而不行的情況，對增加生產力也有幫助

所以，身為祕書的我們就可以進行生產力改善的提案，像是

  1. 站在協助老闆將單位時間生產力極大化的立場，沒有提供會議目的和會議資料的會議，都不安排老闆參加
  2. 提供會議議程的模式以及應備資料的清單，讓各部份可以查照依循
  3. 在會議投影片模版內加入一頁會議記錄的頁面，和與會人員確認完任務、負責人、回報日期，都拍板同意後才結束會議

PDCA

在課堂上我學習到一件很重要的事，沒有人可以在一開始，就能設好完美的指標。PDCA 不只是應用在工作上，我們也應該時時去思考這個指標有沒有反應現況，能不能改善問題。不用為了數據化而數據化，但也不能因為無法量化不去設定指標，觀察指標的表現。

也許這次的思考還是有很多不完整的地方，我相信這對於我的學習來說是一個好的開始。如果對於本篇有任何的回饋，都歡迎留言和我一起討論，也許在怎麼衡量質化工作的績效上，我們都能學習到更多。

祕書在忙什麼？盤點這些年我曾做過的那些小事

發佈留言

祕書在很多人的眼中是一個小螺絲的存在，沒有什麼專業，對著老闆唯唯諾諾，整天忙著接電話、趕文件、接待客人，做會議紀錄…等，有時候還會看到 PTT 推文說是花瓶、打雜、馬屁精。

4 月份時，在商業思維學院的小群組中，分享了「千萬別得罪的利害關係人－總經理祕書」，談談自己這些年的祕書生涯中曾做些什麼，而我又是怎麼和老闆們合作的，這時候才發現，原來很多人對於祕書的印象是接電話、排行程、會議紀錄…等等，覺得這是一個不會成長又沒什麼前景的工作，不過這些年來，我其實很喜歡我的工作，也從老闆身上學習很多，希望可以藉由這篇文章，讓還在找工作的人，一點思考的方向。

為什麼喜歡當個小小祕書

當上祕書的過程有點誤打誤撞，真的身處其中之後才發現自己好像很適合。如果說為什麼喜歡，可能是我一直都很景仰有能力營運一間公司的強者，而也很幸運的是，在當祕書這些年來，所遇見的老闆都是神隊友，那種十倍速的精準對話，無縫合作的默契，讓我更喜歡在這個位子上，為了我的伯樂而更加努力。

而且祕書這份工作是沒有邊界的，常常會遇到很多挑戰，我曾經在協辦藝廊畫展期間，逼自己啃完中國書畫史、西方藝術史，學習了要怎麼編輯一本畫冊，也在其他的專案中學會怎麼製作廣播節目、怎麼找餐廳、怎麼品酒，最近因為疫情的挑戰，也學會了很多生產力及協作軟體，這些對我來說都很新奇有趣，完成之後都有一種突破自己天花板的成就感！

祕書的工作內容與定位

祕書的工作大部份是為了解決老闆「時間成本太高」或者「時間不夠」的問題，我把祕書的工作分為以下的幾類：

老闆不想做的事

有些事情是公司找不到合適的人去做，老闆也還沒有想法，而在嘗試的過程中，實際執行又太花費老闆的時間，所以會先交給祕書，試著做出一個雛形後，再評估後續是否安排合適的人選接手，還是說成效不如預期，直接放棄。

老闆沒空做的事

有些事很重要，像是維護供應商的關係、追蹤公司大小專案的進度等等，有時候實在擠不出時間，這時候祕書就會協助老闆處理一些前置作業，像是人脈管理、產業新蒐集、餐敘安排…等，或者是定時去 follow up 專案團隊目前的進度，協助安排時間讓老闆與專案經理討論專案目前的進度及下一步的方向。

老闆不方便做的事
常常聽到很多人在講「老闆的腦不知道在裝什麼」，或者是「老闆又在和客戶亂開支票了，真是不知道辦公室的民間疾苦」，雖然說有時候我也會跟著笑一笑，但我從公關溫拿的《工作就是在打怪》中看到一個觀念是「領袖被攻擊，團隊就散去」，老闆對外是企業形象，有些影響形象和信用的事是不能做的，就像他可能答應了客戶一個做不出來的功能，讓老闆去說做不到，這對公司的聲譽會有影響，所以只能底下的小囉嘍去道歉。而對內也是，老闆也有領導統御的職責，和同事們 buddy buddy 可以，但有些事要私下提點的時候，也會請祕書委婉地去說，讓同事們不會因為老闆的身份，有過多的聯想，進而影響辦公室團隊合作的氣氛。
老闆不值得花時間做的事
不值得花時間的事，在辦公室的體制之下非常多，像是安排行程，準備會議室、財務核銷…等，信手捻來都可以說出一大堆。老闆一來是沒時間，再來可能也不了解處理行程、核銷之類瑣事的眉角，像是現在電子簽名慢慢流行起來，曾經有朋友問我說，要怎麼上傳文件到平台上套用電子簽名，我只回答他：「與其我在這裡教學半小時，不如你直接請助理處理，她 3 分鐘可能就弄好了。」
 
這些都是小事，但也都是「重要的事」，而祕書的價值很多時間就是看能不能透過這些小事來安內攘外，提升老闆的工作效率。

祕書在忙什麼

4 月份分享的時候，大家都很好奇平常我在做什麼，仔細列數出來，才發現自己的工作又多又雜。從大家所熟悉的行程差旅安排、辦公室專案跟催、財務核銷之外，我也和公司財務一同負責公司股東會、董事會的的會務，最令大家感到驚奇的就是我還負責老闆的健康指標、管理主管宿舍以及協助家族間的事務。

這些工作裡有些是公司的要務，像是專案跟催、參與重大會議等，讓我了解公司的營運策略，在老闆跟前學習他的商業思維及管理能力；也有些是自己沒有做過的事，像是股東會會務、維護公司官網等，為此當初翻了好多法條，也學會怎麼用 WordPress 架站，增進我解決問題、自我學習的能力；當然還有一些瑣事像是協助主管的商會活動、管理老闆的健康指標，讀辦公室的空氣…等，有些人覺得這就打雜，累積不了什麼專案能力，我不會說我什麼也沒學到，相反的這些工作是以另外一種方式，磨練我的整合能力。

每一個任務的累積，都會化作我職涯中的養份。

祕書的痛苦與風險

祕書這份工作很有趣，從這份工作我學到很多，也做了很多有趣的專案，但也有不討喜的地方。

首先，永遠不會下班。雖然這樣說有點可怕，但祕書這個職務，主要就是要幫老闆解決老闆時間和大腦不夠用的問題，一有緊急事件，on call 和救火都是很常見的事。

其次是可能連老闆都不知道祕書的價值。不只有一般人，連老闆也可能會祕書有刻板印象，祕書的工作做得順時，老闆會覺得工作有效率，公司氣氛好，但實際上老闆可能也說不出來祕書的產出和績效是什麼，身為祕書要自己去想怎麼樣老闆會有效率，要自己給自己肯定，自己去發現問題，規劃自己的工作。

最後也是最真實的一點，祕書非常難轉職。除了沒有顯性的專業技能之外，與老闆的默契需要時間培養，所以通常老闆會有自己配合得好的祕書，不太會輕易換人，但換言之，當老闆離開現有的工作崗位，也很有可能失去工作。

一直進化的神隊友

前些日子和泰德聊到我怎麼看祕書這份工作，我覺得祕書是「老闆的第二大腦」，我會去學習商業思維、專案管理、產品知識，都是為了能夠接近老闆的思維，理解老闆並用他的思維和他合作，在理解和同理老闆的選擇之後，做出當下最適切的安排，進而幫老闆發揮出時間最大的邊際效益。

而這是不是現代人所定義的祕書？我覺得不管是名詞的定義，還是工作的內容，都會隨著時間改變。以前的祕書可能只要會操作打字機，把老闆的手稿打成專業文件就很厲害了，但現在哪一個祕書不是練就一身十八般武藝，在我自己接觸過許多祕書的經驗，每一個資深的祕書，都可以說是公司的二把手，進退有度、寵辱不驚，談起業務及營運，那全局觀和氣度都令人折服。而將來當祕書還需要會些什麼，現在也許說不準，但中心思想還是不變的，也就是成為「老闆第二個大腦」、「幫助老闆發揮出時間最大的邊際效益」，在此前提下，不斷學習、不斷地往老闆的思維脈絡接近、不停進化，是我認為身為祕書，要成為老闆的神隊友最重要的心態。

培養出全局觀和氣度，都是仰賴平常那些小事，而祕書的價值，是由自己的心態，自己的行動所創造的。