分類彙整: 遠距上班

微解封，怎麼和老闆說：「老闆我還想WFH！」

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在悶著將近 2 個月後，隨著時中宣布 7/12 以後微解封，原本 WFH 的許多上班族也慢慢回到正常通勤上下班的生活，有些人是終於鬆一口氣，可以不用再管家裡的小惡魔，可以好好上班了，應該也有很多人和我一樣，很習慣在家上班的生活模式，想去和老闆爭取能不能繼續在家上班呀。

其實說起在家上班，我應該比起一般上班族經驗還要多一些。在翻譯工作室擔任譯者及 PM 的時期，我就是完全在家接案，與發案方、譯者及老闆，都是使用 Skype 來聯繫；而後擔任總經理祕書時間，我老闆一年有 200 天不在台北辦公室，也都是使用 WeChat、Email 等電子通訊軟體聯繫，應該都算是合作愉快。

這篇我想和大家分享如何與老闆遠距工作及近日 WFH 的心得，一樣附上快速傳送門

為什麼會喜歡在家上班呢？我仔細思考自身的經驗之後，歸納出以下三個因素：

 

1. 不用通勤

首先是通勤，雖然許多人倡導通勤的時間可以好好運用，背英文單字、聽聽說等等，但我自己的情況是，通勤過程中腦袋完全放空，反而是我準備上下班的儀式感。無論如何，通勤的時間終究是比較低效率產出的時間。而在家的時候，可以快速進入工作狀態，好像一天屬於自己的時間又多了一點。

2. 不受其他瑣事干擾，工作效率提升

身為祕書，通常我的工作不會像其他同事一樣有固定的專案，除了老闆的行程之外，也會協助其他同事專案的進行，或者是解決辦公室內的其他疑難雜症，在專心做事的時候常常被臨時的電話、求救打斷，接著靈感就跑了，或者忘了自己下一步是要做什麼。但是在家設好狀態之時，除了老闆能打斷我，其他時間都可以全心投入在眼前的投影片或者 Excel 中，進入心流的情況，效率獲得大幅度的提升！

3. 可以自由安排自己的時間

我覺得最吸引我 WFH 的原因就是可以自由安排自己的時間。例如我先前提到，我與老闆大多數日子通常有12-15小時的時差，而公司業務上的需求，也常有國外的客戶在晚上寫 email 過來，有時候為了效率，我會選擇在晚上回覆，否則約一個會議要約3天，滿不切實際的。如果 WFH，我就會利用下午的時間處理一些自己的事情，將工作時間挪移 1 到 2 小時到晚上，就能兼顧工作上各方客戶及老闆的需求。

總結來說，其實我覺得「自由，才是真正的問題」，但是在職場中，我們往往身不由己，「做自己」在工作上是一種特權。而在職場上要怎麼獲得相對程度的自由呢？其實方法不稀奇，就是取得老闆或主管的信任。

 

那我是怎麼獲得現在老闆對我的信任呢？

做好時間規劃，重視承諾，不要無故消失

WFH 不要因為在家過於放鬆，無故不接電話、不回訊息，如果真的有臨時離開的情況，建議也在狀態列上打上離開的時候，並預估回來的時間，讓主管找得到你，他就不會太緊張。而在 WFH 期間，答應主管要交付的檔案、成果，也要如期交付，有困難也要即時和主管討論，不要最後一刻擺爛或人間消失。

對自己的工作要有120%的掌握，做好自己的任務看板

為什麼掌握進度是 120% 而不是 100%？主要是想提醒大家，除了要充份了解自己目前參與的專案的進度，就算不是自己主責的專案，也要知道目前協助專案大概是走到哪裡了，WFH 時和同事間的交流比較少，常常與同事之間的同步也是不足的，這時候多問一點，多幫一點忙，讓專案推行得更順利，專案不出包，自然老闆也不會有那麼多問題。

另外，屬於自己的任務看板也是很重要的，平常有好好的做資料管理了嗎？知道自己有哪些工作還沒有做，哪些東西還在等同事生出來才能動工？在高度依賴網路的 WFH 時期，有自己的任務看板也是提高自己工作掌握度很重要的動作之一，當老闆有問題時，比起回覆他「我看一下資料，之後再回覆您」，能夠根據自己的任務看板即時說出目前工作的情況，更能讓老闆相信你一直都有在注意專案的情況。

最後也是最重要的一點，定時回報

有些公司在 WFH 期間常常要求員工寫日報表、週報表、月報表，身為員工的我們常常覺得這是什麼浪費時間的政策但反過來想，為什麼主管會需要這些東西？其實就是主管無法掌握員工工作的現況，無法掌握專案的進度，所以他需要員工每日每週每月的報告，說穿了就是資訊同步的問題，這時候定時回報就很重要，每天或每周花一點點時間回報，會減少很多老闆突如其來的疑問，甚至是奪命追魂的電話。

而回報的的內容也不要是流水帳，相信我，老闆對於你今天吃飯吃了1個小時還是2個小時是沒什麼興趣的，回報的訊息只要三點：

 
  • 目前已經完成的進度
  • 下階段的目標及所需要的資源及工時
  • 可能會遇到的困難或者需要老闆協助的地方
 

有些人會覺得回報目前的困難就可以了，但主管要知道的是專案的全貌，不是只有困難才重要，畢竟主管頭上還有主管，如果不告訴他目前專案完成到哪了，他又怎麼和他的主管交待呢？而老闆也是，如果他不了解公司專案目前的進度，那麼他又要怎麼管理公司呢？

 

我的經驗分享

以我自己為例，日前剛接下老闆商會社團的執行工作，在老闆自己也不太清楚實際事務的時候，我做了以下的事情

  • 每日匯報年費收款明細及結餘
  • 每日匯報目前報名參與的會員名單
  • 在 Teams 上開啟共同工作區，將目前所有的資料和與上一手祕書交接的文件都放入 Teams 的檔案區
  • 在 Teams 上開啟下一次例會的準備事項清單，每一項事項都有待辦清單及進度條

透過類似的溝通方式，就算不是 WFH，平常我和老闆實際上開會或通話的時間大概是2週一次，平常也不太會有緊急情況需要臨時安排會議和加班，我平日也是自己安排自己的工作，除了早起和一定得到辦公室之外，我到辦公室辦公和 WFH 基本上也是沒有什麼差別的。

 

平常你們又是怎麼逐步建立老闆對你們的信任感呢？在下方的留言區和我分享吧 🙂

Google Meet 開始收費了怎麼辦？分享 WFH 期間我所使用的會議軟體

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由於 Covid-19 的影響，去年開始許多人都被迫數位轉型，而此時各種視訊會議軟體崛起，無論是為了搶占市場，還是為了貢獻社會，都開放許多原有付費的功能讓一般人能免費使用。隨著疫情逐漸受到控制，這些優惠也漸漸消失了，最多人使用的 Google Meet 也宣布在 2021 年 6 月 28 日起，免費版帳號恢復單次會議限時 1 小時的限制，著實讓這陣子在 WFH 的朋友們都攪盡腦汁在想替代方向。

很幸運地，我的公司在去年年底開始導入 Microsoft Teams 作為辦公室協作平台，加上工作的需求，市面上的大大小小的會議軟體也幾乎都用過了，就來分享我在 WFH 的期間，使用各種會議軟體的心情（孽緣）。

我會分享以下幾種軟體的使用心情和小 Tips，最後也會說說，從一個祕書角度發現視訊會議上大家常常不小心沒有注意到的事，你有什麼在視訊會議中發生的瞎事或者想和我大聊特聊經驗，歡迎在底下留言，或者用 E-mail 和我聯繫。

使用情境

  • 5-20人小型會議
  • 會議時間在 1-3 小時之前

ZOOM

如果單純以「視訊會議」的需求來說，ZOOM是我心目前的王者。除了連線很穩定之外，對於會議上需要分享不同種類的畫面、音訊也都有非常強大的支援。從最基本的單一檔案、視窗，進階一點的「將投影片作為背景」、「純音訊」、「分享雲端檔案」等，都能讓視訊會議的過程更方便，將投影片作為背景還有種當主播的不知名專業感。

另外，因為我常常需要協助處理會議中各種問題，所以我通常不是以全螢幕模式開會，ZOOM的共享畫面是我目前使用過最乾淨、最大的的軟體， WFH 時也要顧眼睛，畫面大一點才不用盯著螢幕看投影片上到底寫了什麼字

但是也不是沒有缺點的。首先，雖然在對話框可以用文字交談，也可以傳各種檔案，不過傳圖片需要先存在電腦或雲端空間再傳到對話框，在 WFH 時其實有點麻煩，尤其是障礙排除或者需要和主持人分享截圖時，所以後來我們還是輔以其他的通訊軟體進行。

另外還需要注意到的就是，使用 ZOOM 開會一定得下載 ZOOM 的軟體，平常開會的客戶中，如果有不善於操作電腦的人，就會有點困擾。其次就是要多人開會就一定要使用付費帳號設定會議，一年的費用大約是 150 美金，不是商用的話這筆費用也不小。

會議小 Tips:

  1. 請務必確認與會人員都有裝好 ZOOM 的軟體，並且麥克風和視訊軟體都能正常運作。
  2. ZOOM 有許多共享方式，還有舉手、投票等功能，如果當天會議需要使用到進階功能的話，一定要事先預演。
  3. 承上，如果要分享音訊，在會前一定要請同事或者拿第二台電腦確認音量。

Skype

如果要選擇一個替代 Google Meet 的方案的話我會推薦 Skype。推薦 Skype 最大的原因是，就算沒有 Skype 帳號，可以使用瀏覽器直接開會，連會議主持人都可以不用有 Skype 帳號，這比 Google Meet 的限制還低（雖然現在也不太可能有人沒有 Google 帳號）。

Skype 目前提供簡單的會議功能，在 50 人以下，不限通話時間，有基本的視訊及分享螢幕功能，在家 WFH 的話，也可以更換或模糊背景，另外因為是整合 Skype 功能，所以如果會議中想要傳檔案或圖片，也可以透過 Skype 的對話框進行。不過分享螢幕的功能就沒有 ZOOM 那麼多，只能單純分享單一螢幕或者視窗。

Skype 免費會議連結設定 https://www.skype.com/zh-Hant/free-conference-call/

 

Microsoft Teams

如果說視訊會議軟體已經被 ZOOM 搶佔先機，那麼 Microsoft Teams 的優勢就是整合了 Microsoft 365 的功能所組成的工作平台，許多功能都有連動，十分方便。

舉例來說，在會議當中除了也可以在訊息處和 Skype 一樣以文字訊息溝通，也可以傳檔案，如果本身有 Teams 帳號的話，這些在會議後都會保留在對話欄中，如果下次繼續開會，也都能看見之前所傳的訊息；Teams 也內建了會議紀錄的功能，也會保存在 Teams 的對話框中，下次會議就能繼續討論。此外，也可以直接使用 OneDrive 的檔案進行投影，不用再將檔案打開。

簡單來說，如果開始一個新的會議，就像是開了一個小的共享空間，可以和與會人員共用檔案、會議記錄、白板等，在公司內部使用時非常便利。如果沒有帳號也沒關係，Team 會議也能直接使用瀏覽器開會，若是需要長期協作，也可以請 IT 將客戶加為來賓帳號，一樣可以登入 Teams 使用部份功能。

要說缺點的話， Teams 的螢幕共享功能還是沒有 ZOOM 來得方便，文字上也不夠直白，像是投影機模式的「凸顯」模式，就是 ZOOM的「以投影片為背景」，並且在一般分享模式之下，使用者是看不到自己投影的畫面的，需要使用檔案分享模式才能看到簡報的畫面，讓人非常沒有安全感。

另外一個缺點當然是要付費才能使用，不過目前 Microsoft 有推出家用免費版，目前還沒有限制通話時間，不過畢竟強打的是協作，個人使用上可能感受上就沒有那麼方便。

Microsoft Teams 免費版下載
https://www.microsoft.com/zh-tw/microsoft-teams/free#coreui-contentrichblock-yxuv2bc

在前幾天，Microsoft 在 Windows 11 的發布會上提及，未來的 Windows 11 會內建搭載 Teams 而非 Skype，所以顯見 Microsoft 會逐步停用 Skype，以 Teams 的思維建構 Windows 11 以後的作業系統。

會議小 Tips:

  1. Microsoft Teams 只支援 Microsoft、Firefox、及 Chrome 三大瀏覽器，如果不是使用這些瀏覽器的話會無法使用，尤期如果需要和中國同事或客戶開會，務必要提醒他們改用上述的瀏覽器。
  2. 如果要使用 OneDrvie 的檔案，一定一定要在開會前確認共享檔案的內容正確。

Gather.town

Gather.town 大概是我 WFH 期間使用過最歡樂的會議軟體，同時他也是免費使用的。除了一般正經的會議以外，我還和同事及朋友們一起佈置了虛擬辦公室，Gather.town 和 Teams 很像，只不過功能沒有那麼多，除了能夠分享螢幕和通話之外，也能透過網站上的互動軟體有白板、便利貼牆、海報與文件夾等等功能。可惜的是 Gather.town 的風格很難請老闆和客戶一起共用。

WHF 視訊會議心得與提醒

文章最後，身為祕書走跳過那麼多場視訊會議，還是有幾點小提醒

1. 如果常常開會，還是準備雙螢幕吧

在家一般大家都是用筆電，雙螢幕方便你一邊開會一邊查資料，如果要分享簡報的話，也方便同時看簡報，並觀察與會者的表情。

2. 家裡有小孩或者雜音，你需要一個專業麥克風

在 WFH 期間，我曾經一天開7小時的會議，一般有線的麥克風還是需要將麥克風靠近嘴巴，才能比較清楚收音。後來使用 Airpods 之後，雖然收音的情況有改善，但還是容易收到房間內其他雜訊。最後我還是狠下心買了專案的心型收音麥克風與支架，雖然開個會搞得像在錄 Podcast，但是與會人員都表示收音和聲音的清晰度有顯著的改善。好的聲音也可以讓與會人員更專心在你報告的內容上。

3. 留意衣著與背景

雖然這件事情真的被講到爛了，但免不了再提醒一次。

記得不要穿小可愛或汗衫，要記得穿褲子
記得不要穿小可愛或汗衫，要記得穿褲子
記得不要穿小可愛或汗衫，要記得穿褲子

這真的太重要到我想講三次，請不要覺得都坐著開會，所以就隨便穿。我們常常有同事一個不小心忘了，然後我們什麼都看見了…女生也要注意衣領不要過低，調鏡頭時的風景雖然很美，但真的會讓所有與會人員不曉得眼睛該往哪放。

其次就是，請先和家人溝通好要開會，保持你的背後不要有人走過。雖然現在可以虛擬背景，但是電腦運算不是百分百準確，如果家人的衣著和虛擬背景有顯著差異，還是會被電腦抓出來的。

4. 關掉所有的通知及即時通訊

一方面是避免在簡報時被打斷，二方向是，我相信你不會想讓老闆透過你的訊息預覽，發現你和同事在講八卦還是偷罵他的，在開會前還是都把它們給關了吧。

以上是我在 WFH 期間的會議心得，如果有軟體使用或者遠端工作的問題也歡迎在底下留言，我會盡力解答的 🙂