混亂大師的人生科學 | 商業思維學院 Light Talk《我人生中的幾個重要轉折點》專訪稿

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混亂大師的科學人生

在 3 月中下旬的時候，加入了學院 Light Talk 的志工小組，和很多聰明人一起工作就是爽快，雖然從無到有資訊都不清楚，但藉由每一次的活動最後的復盤，一週梳理出工作表單讓大家使用，自己也認領了美編、行銷等工作，有一種「原來我也可以做到這些事」的小小滿足感。

學院去年邀請 Andy 來開課的時候，我就已經被 Andy 圈粉，他在講述怎麼在 101 推行專案，推動專案的時候要想哪些層級的東西，都有一種被開光的感覺，所以在 Andy 的 Light Talk 場次，我認領了撰寫專訪文這個任務，也與大家分享此篇專訪文，一探 Andy 在 Light Talk 當中談論到轉職及創業應有的準備，還有未來人才需要的能力。

混亂大師的人生科學

《我人生中的幾個重要轉折點》專訪稿

主編 Evonne Tsai
責任編輯 Ryan Lien
撰稿 Stella

享受生命的混亂大師

Andy 是一個多元又複雜的人，擁有哲學、政治、企管的背景，曾經熱血投身社會運動，創辦博雅青年講堂、CareBest 家倍安社會企業，也曾任職於 Airbnb、台北 101 ，現在是醫療業的品牌顧問，人生的經驗乍看之下沒有什麼關聯性，還自稱自己是混亂大師（Master of chaos），但他卻覺得這是一件好事，無論是正職的工作還是兼職的嘗試，保持著 Open Mind 的心態看待自己的經驗，享受自己的生命，雖然過程中很徬徨，但都是很努力地活著。

談轉職：擬定策略，叩問初心

Andy 一直都認為，人活著都有自己的價值觀，所以不論是投身社會運動、地方創生、加入 Airbnb，甚至是後來自己創立品牌，都是保持著自己的初心，訪談中他也引用了賈伯斯所說過的 “You can’t connect the dots looking forward: you can only connect them looking backward” 人生所有的經驗，回頭看都會匯流成形，成為自己之所以是自己的原因。

因此，談轉職前最重要的是正視自己的內心，怎麼去定義工作，工作對自己的意義是什麼？Andy 認為工作是為了豐富人生經歷，透過工作學習並看到更大的世界。之所以選擇進入台北 101 是因為檢視自己的人生，覺得自己缺乏在大型組織內工作的經驗，而離開台北 101，也是覺得自己的人生，該往下一步前進。

面對轉職，Andy 不負大學時「師爺」的稱號，一步步擬定策略，逐步實踐並且迅速迭代。

  1. 準備轉職：從兼職開始，先找到 POC 及 MVP
    從 0 到 1 是很辛苦也是風險很大的事情，如果有轉職的想法，在還有收入時，就可以慢慢嘗試，找到 POC (Proof of Concept)，再做出 MVP，從 10 或者 50 開始，都會比從 0 開始來得更有餘裕。在 Andy 在離開 101 前，先幫太太經營品牌，確定自己能做，也有成效之後，才選擇離開。
  2. 選定產業：未來產業，降維攻擊
    挑選產業要考量產業是否具備未來發展性，在市場上擁有訂價能力，如此才能持續發展與經營。同時，轉職也是一個與自己對話，找自己戰場的時刻。如果單一能力站不上頂尖，那又何，也妨繞道而行？先思考什麼領域是自己擅長的並能夠持續領先的，什麼產業非自己不可，尋找自己需要時間，但那會是最適合自己、獨一無二的戰場。

  3. 額外考量：家人協助、附加價值
    在選擇工作時，很多人會忽略家人的重要性，但家人是每個人都無法割捨的情感，如果工作能夠協助家人，或者讓家人感到餘有榮焉，就會對自己產生回饋感，而這個回饋感就能觸發對工作的熱情，進而更加投入、更加精進，最後就會超越他人。

談未來人才的能力：Choose your battle

現在的社會變化快速，將來跨領域現象會愈來愈顯著，Andy 建議未來人才可以培養幾種能力：溝通能力、問問題的能力、解決問題的能力，以及一個核心思維 “Choose your battle”。

溝通

Andy 曾投身於地方創生，也在台北 101 推動大型跨部門專案，關於溝通，他非常認同張忘形老師所提到的「溝通、談判、說服是三件不同的事」的說法，同時也分享他自身不管是推動社會議題，還是擔任公司幕僚多年經驗的溝通技巧。

  1. 先聽後說，了解需求
    溝通的目的是了解對方的需求，而不是將自己的想法強加於對方身上，所以最重要的是先問、先聽，取得對方的信任感，了解對方想要什麼，他想解決什麼，再來推動。在培養關係時會花上許多時間，要有耐心。

  2. 求同存異，關注相同
    在聆聽各方需求之後，難免會發生每個利害關係人需求不一致，這時候就要進行收斂和整理，並且整理的結果在傳達前也要利用「求同存異、關注相同」的技巧，提出所有人共同的目標。

  3. 呈現重點，理解脈絡
    所有的需求、現象都有背後的脈絡，了解利害關係人需求後面的脈絡，就能在溝通時打動人心。

  4. 先易後難，逐序漸進
    在了解需求、知道需求的共通點和各自的脈絡之後，行動的第一步要先以簡單、規模小的行動開始，就算是自己先做也沒關係，只要讓對方覺得這件事他有參與、與他有關，後續就能慢慢地動起來。

解決問題

在解決問題首先要釐清「目的及 TA」，再擬定「策略與方法」，最後要記得不停地「優化與追蹤」，Andy 特別強調，解決問題不是一鼓腦地把當下的問題解決，而是要持續思考怎麼樣可以讓狀況愈來愈好。

問問題

「敢問問題」，「知道怎麼問問題」，「有意願問問題」，「有對象問問題」分別是問問題的四個層次。敢問問題是問問題的勇氣；知道怎麼問問題是問問題的方法；有意願問問題是有問題意識，開始思考怎麼問出好問題；有對象問問題是尋找答案的能力。問問題不只是一個能力，更是創造一個學習的環境。

Choose your battle

人生不會每一戰都贏，耗盡的不只是資源還有熱情，時間一長，人就容易被生活反噬，活成角色而不是自己，所以要找到能重新點燃熱情的戰役，讓自己想一直戰鬥的戰場，讓自己有動力、有動機地生活。最後，擁抱自己的戰場，享受旅程中的風景。

Keep Shipping and Enjoy Your Journey

在訪談最後，Andy 分享 Keep shipping and enjoy your journey 這句話，旅行的意義不在終點，是在享受路上的風景；學習的意義不在結果，而是學習本身的過程及樂趣。人生所有的追尋，最珍貴的是路上遇見的人、發生的事，蠟燭熄滅的的一瞬間，是滿足的圓滿。

目前商業思維學業開放免費的體驗會員服務，只要註冊體驗會員就可以免費參與學院各種活動，包含預計會辦到 6 月底的每一場 Light Talk，光聽業師分享都值回票價呀。

商業思維學院 | Stella 專屬推薦連結

《共讀的力量》與籌組社群讀書會心得及復盤

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主題講座：共讀的力量 – 社群讀書引導術
講者：書粉聯盟創始人 林揚程 Hank
講座連結：https://learn.bizthinking.com.tw/packages/425dac/units/9E9136

從去年到現在，在商業思維學院學習帶給我很大一部份支持力量是共學的伙伴，從去年早上 7 點，由 Gipi 院長主持的 AMA 百科打卡晨會，到今年過年，我也組織了兩次百科共讀的讀書會（辦在過年期間的唬唬 Biz 小學堂及最近的 Hardcore 小學堂），持續 28 天的 Hardcore 小學堂在 3/14 就要結束了，以此篇主題講座心得，作為主揪兩次讀書會的復盤，與大家分享我的實驗驗證結果，我想應該是很不錯的事。

成立讀書會的初心

在一切開始之前，Hank 將重點放在，我們為什麼要成立讀書會，或者是我們為什麼需要組織一個社群，一起讀書？目的不外乎以下四種：

  1. 持續學習 – 學習沉澱
  2. 拓展社交 – 關係沉澱
  3. 建立自己的專業智囊團 – 人脈沉澱
  4. 營運自品牌 – 粉絲沉澱

而這四種目的，都是為了不同的目的，如學習、關係，人脈、粉絲的進一步深化。

小學堂的目的其實也很簡單，就是想找到一群人持續學習。我檢視去年的學習情況，我發現我非常缺乏學習的自制力，在沒有晨會的時候，在學院的學習通常是兩天打漁、三天曬網，但我也發現，我非常重視對於團體的 commitment，以及如果有人規劃好活動，一起學習，通常我就能按步就班的完成。簡單來說，也就是一群人走得遠的概念。所以小學堂的初衷是學習，藉由共讀百科，每日產出短篇心得，進一步將百科的知識做深度的吸收及再應用。

社群讀書營運術

營運一個高效的讀書會，需要注意以下六個步驟，我也會以最近的 Hardcore 小學堂進行復盤。

1. 定位

定位可以從四個方式著手

  1. 個人標籤
  2. 目標對象
  3. 社群名
  4. 主題選書

之所以先談論成立讀書會的初心，這就與定位有關。定位的方式有很多，從主辦人出發，可以從專業、人脈、未來三個層面來探討；從 TA 的需求來看，我們能夠滿足什麼痛點、甜點或者癢點？人能夠聚合在一起，都是有所求，無論是想要解決問題，還是想要增加自己的閱讀量，都可能是 TA 的痛點，或者就是單純想要追星似地和大神一起讀書，這就是 TA 的甜點，Hank 在此處也提到「癢點」的概念，什麼是 TA 欲之而不能得的東西？這也有可能是吸引 TA 加入讀書會的誘因。

有了精確明確的定位，才能號召志同道合的同伴加入，而好的定位，就要同時帶出自己的優勢及 TA 的需求，透過整合或者細分的方法，讓讀書會的標籤具有吸引力。

  • 整合：以健身教練為例，單獨講健身教練可能沒有什麼吸引力，但可以與自己的標籤做整合，如「極限」健身教練（與自己的專業做整合）。以我來說，如果說自己是祕書可能沒有什麼特色，但如果我是擅長控制大家的小蜜（專業）就會比較容易讓人記得。
  • 細分：在自己原有的領域或者 TA 的需求再進行細分，像是銀髮族的健身教練。

Hardcore 小學堂的定位一開始滿明確的：

  1. 超 Hardcore，每天都要上線，假日無休
  2. 透過共讀，大家互相幫助，一起降低得到 Office 365 的門檻
  3. 有一個拿著鞭子的小蜜，會微笑著，每天陪著大家讀書

2. 基準

所謂的基準，就是定時、定頻、定點，有固定的時間、固定的頻率，固定的地點，就容易讓每個人養成習慣，也比較好堅持下去。以小學堂來說，就是固定每天要產出心得，在該天的百科下方打卡，並且在晚上 10 點半， Gather 房間一起討論。

3. 組織

Hank 是將讀書會分作進修組、成果組、公關組、總務組，不過小學堂一開始就不是打算長期運作，所以組織上並沒有分工的那麼仔細。但在組織方面，我有一個學習是，讓所有人都要參加一點點讀書會的營運，才會讓成員產生使命感，進而投入。

小學堂算是陰差陽錯地往這個方向發展了，因為要滿足參與的人在 28 天內都能發出共筆，進而達成 Microsoft 365 的贈送條件，所以每週每個人都會輪一次共筆，發一篇文；而後期大家也會在我佈置小學堂的時候，提出自己的桌上想要「大腦」(?)，或者當值日生的時候要有麗雅陪伴(?) 種種需求，也算是共同佈置場地了 

4. 形式

在運作的形式上 Hank 提出了RCA 社群讀書引導術，我覺得就是讀書會的核心價值，RCA分別是：

  • Reading，共讀
  • Sharing，共享
  • Creating，共創

透過共讀好書或者百科，首先先達成共站，無論是與自己過去的經驗連結，或者找到未來面對問題因應的方法，最後就能完成共創，也就是一群人共讀一本書，找到一個值得深入的知識點，並且去實作，書或者百科都是一個載體，重點是彼此學習的過程。

共創這點真的很有趣，一開始小學堂大家的心得分享，都比較接近共讀或者共享的層面，分享自身的經驗，再回饋對方想法。後來進入《全球化》還有《時事分析》的時候，大家開始會找資料，來幫百科做很多延伸閱讀或者討論，藉此還得到 Andy 說為什麼我們把好好的百科打卡變成小型 Case Study 的讚賞（不管怎麼說，我是把這句語當成稱讚了），這種共享到共創的演進讓人非常興奮，也很期待晚上的討論時光。

5. 營銷

Hank 就自身的經驗也提出營銷要注意的四點，我就利用 Hardcore 當時的揪團文一起複盤。

  1. 品牌：我不覺得我有什麼品牌知名度，不過 Office 365 很吸引人，所以藉此沾光就成團了。
  2. 宣傳：在日更打卡團還有交誼廳兩個高人氣小組貼出揪團文，會看學院小組文的人通常都有一定程度的學習熱忱，所以會滿好揪到人的。
  3. 文案：我覺得我做得最好的部份，就是在第一行直接寫了「注意，以下 Hardcore，請小心閱讀」，也很明確寫出我就是想得到 Office 365，規則也很明確，充份讓 TA 知道他們即將要面對什麼（誤），會得到什麼，為什麼要來。 
  4. 邀請：小學堂當初是爆團的，出乎我意料之外，所以還沒有來得及走到這一步。

6. 產出

Hank 在提到產出有一個重點是，除了讓參與的人有 take away 外，也要讓「外面的人」能看到讀書會的成果。因為要在交誼廳發文，所以這在小學堂也是誤打誤撞的達成了，額外做得好的事情是一開始就是以 Notion 為主要的資訊中心，後來發現了交誼廳發文有字數限制，就可以直接以 Notion 的公開網址讓外部的人可以看見當天大家的心得還有討論的議題。

好的社群學習四條件

好的社群學習有四個條件，分別是

  1. 有料：選書或者共讀內容對 TA 來說是有價值、有幫助的
  2. 有感：要有好的引導技術，讓大家都能針對議題討論；讓成員參與組織營運，培養參與感
  3. 有趣：多向的學習模式
  4. 有貨：學習的最後，來協助大家來進行分享，讓外面的人可以看到成員，讓內部的成員能得到掌聲

用這四個條件重心復盤小學堂，如果要給自己一個分數，我想大概是 75 分吧。

  1. 有料：這個層面是百科的功勞，站在巨人的肩膀上，我不敢居功。
  2. 有感：我覺得這是我還做得不足的地方，雖然有主持但是引導的技巧還是要多練習。
  3. 有趣：Gather 太可愛了，哈哈，而且小夥伴們都有各自不同的觀點、不同的經驗，每次討論都有一種拓展眼界的感覺。
  4. 有貨：感謝學院發起的活動，小學堂可是連續 28 天產出共筆討論，我自己也覺得很棒！

小學堂的復盤

除了上面所提到的之外，我覺得小學堂這幾次有一些很不錯的經驗可以和大家分享

  1. 要記得休息（週末放假或者魔法小卡機制）

    這次為了滿足 7 個人，一人一週發一篇這個原則，Hardcore 小學堂週末並沒有休息，比起之前過年的百科打卡團，不僅早上 10 點開始，時間比較輕鬆，而且六日休息，讓大家有時間回覆精力，沒有休息的 Hardcore 小學堂容易讓人產生疲憊感，不停地日更輸出也容易耗竭。

    因為週末沒有休息，所以這次參考了上次 case study 火箭隊的魔法小卡請假機制，讓大家可以自由選擇休息的時間，如果臨時有活動也可以祭出魔法小卡請假，我覺得滿不錯的。

  2. 倒數機制

    連續打 28 天的卡真的是滿累人的，所以在完成 1 個單元，還有行進到第 14 天、倒數 10 天的時候都會在最後鼓勵大家再撐一下下，我們就快要看到終點了。隨著每天倒數日曆的更換，讓大家在結束時拍照更有感。

    除了以上的學習之外，再重看講座之後，下次也想嘗試看看能不能有 131 的方式先導讀百科，再來進行討論。

一群人走得久

其實一直以來，都是自己很片段又孤單地學習，在學院裡真正體會到什麼是「一群人走得久」的感受。一起讀了 52 本書、看了近一半的商業思維百科、從 mentor 上看到自己的盲點，也從 mentor 身上得到鼓勵，從同學身上得到支持，得到專案管理、產品經理證書，做了 4 次的 case study，沉浸在這種充滿腦內啡的學習環境裡，很幸福。

學院最近開放了免費的體驗學員，最近也在舉辦大師對談，只要參加體驗會員，都可以免費參加學院的活動，學習最可貴是學習的過程，也許你會喜歡這裡的風景。

 

商業思維學院 | Stella 推薦連結

為什麼老闆都偏心？ 和老闆要特權的談判守則

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Vanessa 在商業思維學院中開了一個每天學點溝通共學小組，一開始是與大家一起分享《好好說話》的內容，會請一些同學分享，不知不覺間也成為學院最多人加入的小組了。身為常常近距離觀察老闆的小小祕書常常被 cue，但也意外累積了很多寫作素材，所以決定整理起來和大家分享。

身為幕僚，不知道有多少人能拍胸脯說自己能夠體察上意，老闆說什麼都能掌握得住，我自己是還在修練這項技能，希望用許多檢查點及提高溝通次數的方式，來和老闆對焦需求。 

在第 38 篇談到〈如何避免誤解上級的意見〉時，Vanessa 問了一個很有趣的問題：「想 cue 小秘書 Stella 舉例你都怎麼包裝潛台詞跟老闆爭取規則以外的空間」。其實這和平常專案管理的時候，和老闆要資源的情況差不多，「特權」這種字眼總是讓人又愛又恨，自己擁有的時候覺得是自己掙來的，但看著別人有自己沒有，難免又恨得牙癢癢。身為貼近老闆的小小祕書，當然偶爾也會有點特權，就利用〈如何避免誤解上級的意見〉來分享我是怎麼開口和老闆談談我想有些規則外的空間的吧。

在開口之前－現階段，你有多了解你的老闆

扯到老闆這件事，還是不免提到「現階段，你有多了解你的老闆」，了解他現在這個時機點，在乎的是什麼？了解在他眼裡，什麼是可以容忍的？另外就是「你有多了解你對他的價值？」。我在李君婷老師的講座中學到一句很真實的話「職場上的做自己是一種特權」，特權怎麼來，當然就是你在老闆的眼中值不值得他給你這份特權，或者是他給你這個特權，他能有什麼好處。

所以怎麼爭取規則外，有幾點可以思考：

  1. 只能爭取灰色地帶，紅線不要踩。
    這是基本原則，不然時間一久，就算不是功高震主，你也會成為老闆眼中的問題人物，這時候處理你的效用比給你特權的效用來得大時，他就是處理你不是對你好了。
  2. 你拿什麼爭取你想要的？
    功勞還是很重要的，我在公司裡曾學到一句話「我們不是拉著石磨的驢，我們不看苦勞」，當你只剩下苦勞能拿來說嘴的時候，就請閉上嘴。

當你真的準備好了，有資本了，再來進行談判的第一步。

開始談判－ #1 剝離表象，了解對方的真實訴求

要一直練習永遠多想一個為什麼。有時候老闆提出他的需求時，我會先觀察最近公司發生了什麼事，或者是老闆最近和哪些重要人物談話，尤其當老闆的需求看起來很莫名奇妙時，後面可能都有千絲萬縷的連結。很多時候老闆心有千千結，但又不方便直說，從下屬的口中換個方式說出來，他也會比較輕鬆。

而且我也鼓勵不要把老闆放在神壇上，如果公司文化允許，平常盡量找機會和老闆談話，除了公事以外，也談一些觀點、觀察，有助於共同價值觀的建立。我常常也會直接問老闆為什麼，或者是我會和他說，請他直接和我說他要什麼，避免兩個人暗示來暗示去，結果交付的成果大走鐘。

談判中途－ #2 實現雙贏

如果要去要灰色地帶的東西，那自己要有心理準備是，自己要把後續的事情都扛下來，不能給老闆製造麻煩，也要幫他在公司維持他老闆公平的形象，不能讓老闆的地位和形象受到同事的非議。主要就是希望在得到自己想要的特權之後，老闆還能樹立公平公正公開的形象，甚至是創造出老闆是體恤下屬、賞罰分明的領導風格的感覺。這時候再和老闆開口說你需要什麼要的資源。

在我剛進公司，公司設備還只提供 13 吋筆電，還不提供雙螢幕的時候，曾和老闆溝通我真的無法用 13 吋螢幕處理他的行程，那麼滿的 Google Calendar 擠在 13 吋的螢幕上，完全看不見任何字。所以我說明我理解公司有公司配備的規定，那我家有多的螢幕，我可以自己帶設備來。後續我會和 IT 統一口徑說那是我自備的，不是公司的預算，他不要出聲就可以了，最後成功地擺脫眼睛可能會過勞的處境。

談判尾聲－ #3 把訴求包裝成對方訴求

所以有發現我的場面話在上面就舖陳很多了嗎？這裡就會重申我覺得這件事會對工作有什麼幫助，對他的效益是什麼，或者是對他能減少什麼損失。像是前兩天我的筆電燒壞，公司的備用筆電一開就當機，當下面對筆電是又氣又無奈，我只好和老闆說：「現在我的筆電連一個投影片都開不了，這樣提案簡報我趕不出來，而且很大幅度影響我的工作進度，但我怕時間拖延後，資料也會來不及交給他，還是說我可以申請下午在家上班嗎？因為時差因素他下午休息，不會影響他在台北辦公室的事，不會造成太大的問題，而相關差假申請我會和人資去處理，同事那邊就會說我下午是出差，不造成特例。」

成功以後－閉口不言，發揮價值

這段其實不是〈如何避免誤解上級的意見〉中的內容，但還是最後還是想多嘴提醒一句，特權終歸是一個令人眼紅的存在，不管是談判的內容，還是談判的結果，在公司都是低調再低調為上，除了避免落人口實之外，也讓老闆知道你的要求不是真的為了「特權」，而是為了把事情做對、做好。

原本一開始並沒有假設自己會那麼投入在學習上，只能說社群共學真的有很大的魅力，有時候談著談著，自己會去挖掘和條理化平常的思維，從而再檢示自己最近的行為是否違背了自己的價值觀，在寫這篇的時候也是，有時候特權之下太理所當然的事，就容易忘記當初的初心，還有要保持戰戰兢兢，如履薄冰的謹慎。希望〈好好說話〉這個系列能一直持續下去，除了和大家分享以外，也是要提醒自己一直回頭修練的課題。

祕書在忙什麼？盤點這些年我曾做過的那些小事

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祕書在很多人的眼中是一個小螺絲的存在，沒有什麼專業，對著老闆唯唯諾諾，整天忙著接電話、趕文件、接待客人，做會議紀錄…等，有時候還會看到 PTT 推文說是花瓶、打雜、馬屁精。

4 月份時，在商業思維學院的小群組中，分享了「千萬別得罪的利害關係人－總經理祕書」，談談自己這些年的祕書生涯中曾做些什麼，而我又是怎麼和老闆們合作的，這時候才發現，原來很多人對於祕書的印象是接電話、排行程、會議紀錄…等等，覺得這是一個不會成長又沒什麼前景的工作，不過這些年來，我其實很喜歡我的工作，也從老闆身上學習很多，希望可以藉由這篇文章，讓還在找工作的人，一點思考的方向。

為什麼喜歡當個小小祕書

當上祕書的過程有點誤打誤撞，真的身處其中之後才發現自己好像很適合。如果說為什麼喜歡，可能是我一直都很景仰有能力營運一間公司的強者，而也很幸運的是，在當祕書這些年來，所遇見的老闆都是神隊友，那種十倍速的精準對話，無縫合作的默契，讓我更喜歡在這個位子上，為了我的伯樂而更加努力。

而且祕書這份工作是沒有邊界的，常常會遇到很多挑戰，我曾經在協辦藝廊畫展期間，逼自己啃完中國書畫史、西方藝術史，學習了要怎麼編輯一本畫冊，也在其他的專案中學會怎麼製作廣播節目、怎麼找餐廳、怎麼品酒，最近因為疫情的挑戰，也學會了很多生產力及協作軟體，這些對我來說都很新奇有趣，完成之後都有一種突破自己天花板的成就感！

祕書的工作內容與定位

祕書的工作大部份是為了解決老闆「時間成本太高」或者「時間不夠」的問題，我把祕書的工作分為以下的幾類：

老闆不想做的事

有些事情是公司找不到合適的人去做，老闆也還沒有想法，而在嘗試的過程中，實際執行又太花費老闆的時間，所以會先交給祕書，試著做出一個雛形後，再評估後續是否安排合適的人選接手，還是說成效不如預期，直接放棄。

老闆沒空做的事

有些事很重要，像是維護供應商的關係、追蹤公司大小專案的進度等等，有時候實在擠不出時間，這時候祕書就會協助老闆處理一些前置作業，像是人脈管理、產業新蒐集、餐敘安排…等，或者是定時去 follow up 專案團隊目前的進度，協助安排時間讓老闆與專案經理討論專案目前的進度及下一步的方向。

老闆不方便做的事
常常聽到很多人在講「老闆的腦不知道在裝什麼」，或者是「老闆又在和客戶亂開支票了，真是不知道辦公室的民間疾苦」，雖然說有時候我也會跟著笑一笑，但我從公關溫拿的《工作就是在打怪》中看到一個觀念是「領袖被攻擊，團隊就散去」，老闆對外是企業形象，有些影響形象和信用的事是不能做的，就像他可能答應了客戶一個做不出來的功能，讓老闆去說做不到，這對公司的聲譽會有影響，所以只能底下的小囉嘍去道歉。而對內也是，老闆也有領導統御的職責，和同事們 buddy buddy 可以，但有些事要私下提點的時候，也會請祕書委婉地去說，讓同事們不會因為老闆的身份，有過多的聯想，進而影響辦公室團隊合作的氣氛。
老闆不值得花時間做的事
不值得花時間的事，在辦公室的體制之下非常多，像是安排行程，準備會議室、財務核銷…等，信手捻來都可以說出一大堆。老闆一來是沒時間，再來可能也不了解處理行程、核銷之類瑣事的眉角，像是現在電子簽名慢慢流行起來，曾經有朋友問我說，要怎麼上傳文件到平台上套用電子簽名，我只回答他：「與其我在這裡教學半小時，不如你直接請助理處理，她 3 分鐘可能就弄好了。」
 
這些都是小事，但也都是「重要的事」，而祕書的價值很多時間就是看能不能透過這些小事來安內攘外，提升老闆的工作效率。

祕書在忙什麼

4 月份分享的時候，大家都很好奇平常我在做什麼，仔細列數出來，才發現自己的工作又多又雜。從大家所熟悉的行程差旅安排、辦公室專案跟催、財務核銷之外，我也和公司財務一同負責公司股東會、董事會的的會務，最令大家感到驚奇的就是我還負責老闆的健康指標、管理主管宿舍以及協助家族間的事務。

這些工作裡有些是公司的要務，像是專案跟催、參與重大會議等，讓我了解公司的營運策略，在老闆跟前學習他的商業思維及管理能力；也有些是自己沒有做過的事，像是股東會會務、維護公司官網等，為此當初翻了好多法條，也學會怎麼用 WordPress 架站，增進我解決問題、自我學習的能力；當然還有一些瑣事像是協助主管的商會活動、管理老闆的健康指標，讀辦公室的空氣…等，有些人覺得這就打雜，累積不了什麼專案能力，我不會說我什麼也沒學到，相反的這些工作是以另外一種方式，磨練我的整合能力。

每一個任務的累積，都會化作我職涯中的養份。

祕書的痛苦與風險

祕書這份工作很有趣，從這份工作我學到很多，也做了很多有趣的專案，但也有不討喜的地方。

首先，永遠不會下班。雖然這樣說有點可怕，但祕書這個職務，主要就是要幫老闆解決老闆時間和大腦不夠用的問題，一有緊急事件，on call 和救火都是很常見的事。

其次是可能連老闆都不知道祕書的價值。不只有一般人，連老闆也可能會祕書有刻板印象，祕書的工作做得順時，老闆會覺得工作有效率，公司氣氛好，但實際上老闆可能也說不出來祕書的產出和績效是什麼，身為祕書要自己去想怎麼樣老闆會有效率，要自己給自己肯定，自己去發現問題，規劃自己的工作。

最後也是最真實的一點，祕書非常難轉職。除了沒有顯性的專業技能之外，與老闆的默契需要時間培養，所以通常老闆會有自己配合得好的祕書，不太會輕易換人，但換言之，當老闆離開現有的工作崗位，也很有可能失去工作。

一直進化的神隊友

前些日子和泰德聊到我怎麼看祕書這份工作，我覺得祕書是「老闆的第二大腦」，我會去學習商業思維、專案管理、產品知識，都是為了能夠接近老闆的思維，理解老闆並用他的思維和他合作，在理解和同理老闆的選擇之後，做出當下最適切的安排，進而幫老闆發揮出時間最大的邊際效益。

而這是不是現代人所定義的祕書？我覺得不管是名詞的定義，還是工作的內容，都會隨著時間改變。以前的祕書可能只要會操作打字機，把老闆的手稿打成專業文件就很厲害了，但現在哪一個祕書不是練就一身十八般武藝，在我自己接觸過許多祕書的經驗，每一個資深的祕書，都可以說是公司的二把手，進退有度、寵辱不驚，談起業務及營運，那全局觀和氣度都令人折服。而將來當祕書還需要會些什麼，現在也許說不準，但中心思想還是不變的，也就是成為「老闆第二個大腦」、「幫助老闆發揮出時間最大的邊際效益」，在此前提下，不斷學習、不斷地往老闆的思維脈絡接近、不停進化，是我認為身為祕書，要成為老闆的神隊友最重要的心態。

培養出全局觀和氣度，都是仰賴平常那些小事，而祕書的價值，是由自己的心態，自己的行動所創造的。

「放棄」才是走向目標的第一步

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今年加入了商業思維學院，在與學院中的同學分享自己無心的一句「學院在課程的安排中，有一件事情是教我們學會放棄」，沒想到引起許多人的反饋。其實這句話最初的靈感來源，是 Gipi 院長在始業式分享，去年同學發生的例子，他修了好多課，但也是愈學愈茫然，他該怎麼辦？

衝向成功，嗎？

學院當中有五大學程，上百篇的商業思維百科，數不清的主題講座，Case Study 和 學習營，在 Q2 更加入了社團活動，我們常常在取笑某些雙修或者肩負許多重責大任的同學，都不用睡覺了嗎？或者正往「肝鐵人」的修練之路前進。在學院裡我看見很多同學都有著屬於自己，追求目標時，閃閃發光的眼神，就像希望的星星一樣，非常觸動我的心。

小時候我們常常被鼓勵，當要龜兔賽跑中努力的烏龜，我們要義無反顧地往目標衝刺，盡可能吸收自己不熟悉的知識，有更強大的能力，才能靠更接近成功一點。但院長卻是勸那位修了很多課程的同學，放下學院的課程，好好回到工作上，加深自己的基本功。而在 Q2 投入專案管理學習營的我也是，一開始覺得專案管理學程的課程內容和自己的經驗相似，不會太難，但實際投入之後，發現自己以前的經驗，反而限制住自己。課程內容只是看懂了，但不知道怎麼實際演練，不停輸入而沒有輸出的情況之下，淪為不停趕課的下場，直到學習營的中後期才逐步進入狀況。

 6 月 16 日，學院發起了《百科打卡 | 策略力 – 晨間 AMA》活動，活動規則很簡單，每天看一篇百科文章，在文章下方寫下自己的心得，早上 8 點到 Gather 上和同學討論。無意間我和學院的幾個同學組成臨時性討論小組，有了小組就有自己輸出的壓力，每天晚上我會先看完隔日要討論的內容，寫下自己的心得，隔日再和同學們分享。透過這方法，我發現我更了解百科內的內容，會主動去思考自己過往經驗所觀察到反思，同時依據同學的反饋，又產生出更多的想法，我開始明白院長為什麼始業式的時候，院長要提醒大家要懂得選擇，懂得放棄。

FCEPF 法則

之後，我開始思考自己的學習步調，並利用商業思維百科中提到策略規劃八步中的 FCEPF 法則，重新聚焦自己的目標。FCEPF 就是策略選擇的方法，也就是以下的 5 個步驟：

  1. 篩選（Filter）：選定自己的目標之後，先篩選(Filter)掉不合價值觀的策略
  2. 脈絡（Build a context）：建立起自己目標和價值觀的脈絡
  3. 估算價值（Estimate）：在所選定的策略之中，資源要怎麼投才能產生最大效益
  4. 排序（Prioritize）：依據效益來排序要優先執行哪些策略
  5. 聚焦（Foucus）：聚焦目標

我覺得人生規劃的道理也是一樣的，我們有一個長期目標，需要選定一些策略方法，讓我們自己往目標前進。恰巧 Q3 開始，我們的學習小組也開始擬定下一季的目標，所以我也利用 FCEPF 法則，來思考，我要如何成為我想像中的自己呢？

最後，我將長期目標設定為「專業、多能及善於組織協調的祕書」，並選擇了以下的策略

  1. 強加商業思維：我認為這是祕書協助老闆需要具備的基礎能力
  2. 強化專業能力：多讀書、多輸出，強化英文及領導力
  3. 成為更好的自己：養成穩定的運動習慣及每日的感恩習慣
 

放棄清單

的確，在利用 FCEPF 設定 Q3 的策略之後，有很多想做的事情被我放棄了，像是產品經理學習營和第二次專案管理學習營的活動。不是說那些活動沒有價值，只是每天的時間有限，在估算價值及排序之後力有未逮。這時我做了放棄清單，將自己放棄的項目記下來，保留當初為什麼選擇他、他和長期目標的脈絡是什麼，和現在的目標關聯是什麼，以及最重要的是－－為什麼放棄。透過放棄清單，和自己對話，把那些想做的事、想打造的未來都好好收著，期待在最合適的時間，讓他們展現最好的樣子。

Q3 的學習小組有雙週復盤的習慣，所以在每一次復盤前，我會好好思考，為什麼有些目標我沒有排定時間去做呢？為什麼達成率那麼低呢？是不是我當初高估了他的價值，所以我感受不到完成的滿足感，所以沒有動力去做？

接著把放棄清單打開，重新思考清單內的那些項目，會不會比原本選定的策略更能有效達成所設定的目標呢？那些放棄的理由，是否與現況相符呢？利用 Product backlog 的想法，思考現有的行動策略是否要再堅持一下，亦或是重新調整。

復盤、動態調整，是接續在 FECPF 策略規劃後，一步步達成目標的基石。 

 

「放棄」也是在前進

在上一次的雙週復盤，我和同學們分享到：「原來我真的需要安排一個時間打電動！」。原因就是在前一週，我陷入了各種趕作業與開會的循環，加上又得到辦公室上班，工作學習兩頭燒下，到週末產生「期末考效應」－－明明就來不及了，就是提不起幹勁，一直東摸西摸。後來，真的開了 Minecraft，打了 2 小時的電動之後，重新回到狀態，補滿生產力。

有時候，放棄也是在前進。

不知道你們是不是也曾經查覺到自己過度努力呢？有沒有試著放鬆自己，好好休息，重新找回自己的步調？學院的同學 Mika 就分享了某一天他老闆和她說工作不要盡全力的故事。我覺得非常有道理，有時候要保留一點餘力給自己，留一點餘地給這瞬息萬變的社會。

VUCA 時代什麼都在變，在變動之中，我們要好好地守住自己的本心，讓我們一起利用放棄清單，好好與自己對話，和那些「更好的自己」說：「我沒有放棄你們，我們會在最適合彼此的時間，一起前進。」

後記：靈魂拷問的「人生策略地圖」

昨天（7/13）晚上參加了 Gipi 院長舉辦的個人版策略地圖，在商業思維百科上學到的策略工具用在自己身上的時候，其實又更加彰顯出放棄的必要性。課程中我們一直被強迫思考「人生無法一直處在巔峰，當你在巔峰時你是否願意捨棄現有的優勢？」、「什麼是快樂？」、「資源有限 ，什麼該做而什麼又不該做？」。再利用策略地圖，一步步規劃自己的目標。過程當中除了被我們戲稱為「靈魂燒烤」的自省式問題之外，我們也被要求以 TA 的角度換位思考自己所能交付的價值，而同組的夥伴也會針對盲點提出疑問，像是夥伴就問我：「你想成為一個多職能的祕書，但也許你老闆不需要你多職能呢？如果他只需要一個人管好他的行事曆，幫他處理私人的瑣事呢？」這就會讓我反思，我的目標的 TA 是我老闆嗎？還是是我自己追求再上一層的企圖心。

如此反覆燒烤靈魂之下，會慢慢看見自己真實的自我，或者查覺到自己從未查覺到的野心，再透過目標設定，擬定交付價值，安排好學習進度，逐步往自己的目標前進。經濟學有一句名言：「資源有限、慾望無窮」，時間是人類最公平也最稀有的資源，這堂課，或者是學院許多的課程，都隱含著這個道理－－在現有的資源下，如何做最有效的配置，如何評估每個目標的機會成本，做出效益最大化 (Utility maximization) 的選擇。

如果你是學院的同學，7 月 27 日還有一場，歡迎你加入我們在靈魂燒烤後所組成的脆皮燒肉小隊；如果你還沒有加入學院，可以利用我的推薦獎勵，成功報名的話，你和我都可以得到 6 學習貝，可以聽 3 堂主題講座呢，我們一起當同學吧！

商業思維學院 | Stella 專屬推薦碼

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微解封，怎麼和老闆說：「老闆我還想WFH！」

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在悶著將近 2 個月後，隨著時中宣布 7/12 以後微解封，原本 WFH 的許多上班族也慢慢回到正常通勤上下班的生活，有些人是終於鬆一口氣，可以不用再管家裡的小惡魔，可以好好上班了，應該也有很多人和我一樣，很習慣在家上班的生活模式，想去和老闆爭取能不能繼續在家上班呀。

其實說起在家上班，我應該比起一般上班族經驗還要多一些。在翻譯工作室擔任譯者及 PM 的時期，我就是完全在家接案，與發案方、譯者及老闆，都是使用 Skype 來聯繫；而後擔任總經理祕書時間，我老闆一年有 200 天不在台北辦公室，也都是使用 WeChat、Email 等電子通訊軟體聯繫，應該都算是合作愉快。

這篇我想和大家分享如何與老闆遠距工作及近日 WFH 的心得，一樣附上快速傳送門

為什麼會喜歡在家上班呢？我仔細思考自身的經驗之後，歸納出以下三個因素：

 

1. 不用通勤

首先是通勤，雖然許多人倡導通勤的時間可以好好運用，背英文單字、聽聽說等等，但我自己的情況是，通勤過程中腦袋完全放空，反而是我準備上下班的儀式感。無論如何，通勤的時間終究是比較低效率產出的時間。而在家的時候，可以快速進入工作狀態，好像一天屬於自己的時間又多了一點。

2. 不受其他瑣事干擾，工作效率提升

身為祕書，通常我的工作不會像其他同事一樣有固定的專案，除了老闆的行程之外，也會協助其他同事專案的進行，或者是解決辦公室內的其他疑難雜症，在專心做事的時候常常被臨時的電話、求救打斷，接著靈感就跑了，或者忘了自己下一步是要做什麼。但是在家設好狀態之時，除了老闆能打斷我，其他時間都可以全心投入在眼前的投影片或者 Excel 中，進入心流的情況，效率獲得大幅度的提升！

3. 可以自由安排自己的時間

我覺得最吸引我 WFH 的原因就是可以自由安排自己的時間。例如我先前提到，我與老闆大多數日子通常有12-15小時的時差，而公司業務上的需求，也常有國外的客戶在晚上寫 email 過來，有時候為了效率，我會選擇在晚上回覆，否則約一個會議要約3天，滿不切實際的。如果 WFH，我就會利用下午的時間處理一些自己的事情，將工作時間挪移 1 到 2 小時到晚上，就能兼顧工作上各方客戶及老闆的需求。

總結來說，其實我覺得「自由，才是真正的問題」，但是在職場中，我們往往身不由己，「做自己」在工作上是一種特權。而在職場上要怎麼獲得相對程度的自由呢？其實方法不稀奇，就是取得老闆或主管的信任。

 

那我是怎麼獲得現在老闆對我的信任呢？

做好時間規劃，重視承諾，不要無故消失

WFH 不要因為在家過於放鬆，無故不接電話、不回訊息，如果真的有臨時離開的情況，建議也在狀態列上打上離開的時候，並預估回來的時間，讓主管找得到你，他就不會太緊張。而在 WFH 期間，答應主管要交付的檔案、成果，也要如期交付，有困難也要即時和主管討論，不要最後一刻擺爛或人間消失。

對自己的工作要有120%的掌握，做好自己的任務看板

為什麼掌握進度是 120% 而不是 100%？主要是想提醒大家，除了要充份了解自己目前參與的專案的進度，就算不是自己主責的專案，也要知道目前協助專案大概是走到哪裡了，WFH 時和同事間的交流比較少，常常與同事之間的同步也是不足的，這時候多問一點，多幫一點忙，讓專案推行得更順利，專案不出包，自然老闆也不會有那麼多問題。

另外，屬於自己的任務看板也是很重要的，平常有好好的做資料管理了嗎？知道自己有哪些工作還沒有做，哪些東西還在等同事生出來才能動工？在高度依賴網路的 WFH 時期，有自己的任務看板也是提高自己工作掌握度很重要的動作之一，當老闆有問題時，比起回覆他「我看一下資料，之後再回覆您」，能夠根據自己的任務看板即時說出目前工作的情況，更能讓老闆相信你一直都有在注意專案的情況。

最後也是最重要的一點，定時回報

有些公司在 WFH 期間常常要求員工寫日報表、週報表、月報表，身為員工的我們常常覺得這是什麼浪費時間的政策但反過來想，為什麼主管會需要這些東西？其實就是主管無法掌握員工工作的現況，無法掌握專案的進度，所以他需要員工每日每週每月的報告，說穿了就是資訊同步的問題，這時候定時回報就很重要，每天或每周花一點點時間回報，會減少很多老闆突如其來的疑問，甚至是奪命追魂的電話。

而回報的的內容也不要是流水帳，相信我，老闆對於你今天吃飯吃了1個小時還是2個小時是沒什麼興趣的，回報的訊息只要三點：

 
  • 目前已經完成的進度
  • 下階段的目標及所需要的資源及工時
  • 可能會遇到的困難或者需要老闆協助的地方
 

有些人會覺得回報目前的困難就可以了，但主管要知道的是專案的全貌，不是只有困難才重要，畢竟主管頭上還有主管，如果不告訴他目前專案完成到哪了，他又怎麼和他的主管交待呢？而老闆也是，如果他不了解公司專案目前的進度，那麼他又要怎麼管理公司呢？

 

我的經驗分享

以我自己為例，日前剛接下老闆商會社團的執行工作，在老闆自己也不太清楚實際事務的時候，我做了以下的事情

  • 每日匯報年費收款明細及結餘
  • 每日匯報目前報名參與的會員名單
  • 在 Teams 上開啟共同工作區，將目前所有的資料和與上一手祕書交接的文件都放入 Teams 的檔案區
  • 在 Teams 上開啟下一次例會的準備事項清單，每一項事項都有待辦清單及進度條

透過類似的溝通方式，就算不是 WFH，平常我和老闆實際上開會或通話的時間大概是2週一次，平常也不太會有緊急情況需要臨時安排會議和加班，我平日也是自己安排自己的工作，除了早起和一定得到辦公室之外，我到辦公室辦公和 WFH 基本上也是沒有什麼差別的。

 

平常你們又是怎麼逐步建立老闆對你們的信任感呢？在下方的留言區和我分享吧 🙂

Google Meet 開始收費了怎麼辦？分享 WFH 期間我所使用的會議軟體

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由於 Covid-19 的影響，去年開始許多人都被迫數位轉型，而此時各種視訊會議軟體崛起，無論是為了搶占市場，還是為了貢獻社會，都開放許多原有付費的功能讓一般人能免費使用。隨著疫情逐漸受到控制，這些優惠也漸漸消失了，最多人使用的 Google Meet 也宣布在 2021 年 6 月 28 日起，免費版帳號恢復單次會議限時 1 小時的限制，著實讓這陣子在 WFH 的朋友們都攪盡腦汁在想替代方向。

很幸運地，我的公司在去年年底開始導入 Microsoft Teams 作為辦公室協作平台，加上工作的需求，市面上的大大小小的會議軟體也幾乎都用過了，就來分享我在 WFH 的期間，使用各種會議軟體的心情（孽緣）。

我會分享以下幾種軟體的使用心情和小 Tips，最後也會說說，從一個祕書角度發現視訊會議上大家常常不小心沒有注意到的事，你有什麼在視訊會議中發生的瞎事或者想和我大聊特聊經驗，歡迎在底下留言，或者用 E-mail 和我聯繫。

使用情境

  • 5-20人小型會議
  • 會議時間在 1-3 小時之前

ZOOM

如果單純以「視訊會議」的需求來說，ZOOM是我心目前的王者。除了連線很穩定之外，對於會議上需要分享不同種類的畫面、音訊也都有非常強大的支援。從最基本的單一檔案、視窗，進階一點的「將投影片作為背景」、「純音訊」、「分享雲端檔案」等，都能讓視訊會議的過程更方便，將投影片作為背景還有種當主播的不知名專業感。

另外，因為我常常需要協助處理會議中各種問題，所以我通常不是以全螢幕模式開會，ZOOM的共享畫面是我目前使用過最乾淨、最大的的軟體， WFH 時也要顧眼睛，畫面大一點才不用盯著螢幕看投影片上到底寫了什麼字

但是也不是沒有缺點的。首先，雖然在對話框可以用文字交談，也可以傳各種檔案，不過傳圖片需要先存在電腦或雲端空間再傳到對話框，在 WFH 時其實有點麻煩，尤其是障礙排除或者需要和主持人分享截圖時，所以後來我們還是輔以其他的通訊軟體進行。

另外還需要注意到的就是，使用 ZOOM 開會一定得下載 ZOOM 的軟體，平常開會的客戶中，如果有不善於操作電腦的人，就會有點困擾。其次就是要多人開會就一定要使用付費帳號設定會議，一年的費用大約是 150 美金，不是商用的話這筆費用也不小。

會議小 Tips:

  1. 請務必確認與會人員都有裝好 ZOOM 的軟體，並且麥克風和視訊軟體都能正常運作。
  2. ZOOM 有許多共享方式，還有舉手、投票等功能，如果當天會議需要使用到進階功能的話，一定要事先預演。
  3. 承上，如果要分享音訊，在會前一定要請同事或者拿第二台電腦確認音量。

Skype

如果要選擇一個替代 Google Meet 的方案的話我會推薦 Skype。推薦 Skype 最大的原因是，就算沒有 Skype 帳號，可以使用瀏覽器直接開會，連會議主持人都可以不用有 Skype 帳號，這比 Google Meet 的限制還低（雖然現在也不太可能有人沒有 Google 帳號）。

Skype 目前提供簡單的會議功能，在 50 人以下，不限通話時間，有基本的視訊及分享螢幕功能，在家 WFH 的話，也可以更換或模糊背景，另外因為是整合 Skype 功能，所以如果會議中想要傳檔案或圖片，也可以透過 Skype 的對話框進行。不過分享螢幕的功能就沒有 ZOOM 那麼多，只能單純分享單一螢幕或者視窗。

Skype 免費會議連結設定 https://www.skype.com/zh-Hant/free-conference-call/

 

Microsoft Teams

如果說視訊會議軟體已經被 ZOOM 搶佔先機，那麼 Microsoft Teams 的優勢就是整合了 Microsoft 365 的功能所組成的工作平台，許多功能都有連動，十分方便。

舉例來說，在會議當中除了也可以在訊息處和 Skype 一樣以文字訊息溝通，也可以傳檔案，如果本身有 Teams 帳號的話，這些在會議後都會保留在對話欄中，如果下次繼續開會，也都能看見之前所傳的訊息；Teams 也內建了會議紀錄的功能，也會保存在 Teams 的對話框中，下次會議就能繼續討論。此外，也可以直接使用 OneDrive 的檔案進行投影，不用再將檔案打開。

簡單來說，如果開始一個新的會議，就像是開了一個小的共享空間，可以和與會人員共用檔案、會議記錄、白板等，在公司內部使用時非常便利。如果沒有帳號也沒關係，Team 會議也能直接使用瀏覽器開會，若是需要長期協作，也可以請 IT 將客戶加為來賓帳號，一樣可以登入 Teams 使用部份功能。

要說缺點的話， Teams 的螢幕共享功能還是沒有 ZOOM 來得方便，文字上也不夠直白，像是投影機模式的「凸顯」模式，就是 ZOOM的「以投影片為背景」，並且在一般分享模式之下，使用者是看不到自己投影的畫面的，需要使用檔案分享模式才能看到簡報的畫面，讓人非常沒有安全感。

另外一個缺點當然是要付費才能使用，不過目前 Microsoft 有推出家用免費版，目前還沒有限制通話時間，不過畢竟強打的是協作，個人使用上可能感受上就沒有那麼方便。

Microsoft Teams 免費版下載
https://www.microsoft.com/zh-tw/microsoft-teams/free#coreui-contentrichblock-yxuv2bc

在前幾天，Microsoft 在 Windows 11 的發布會上提及，未來的 Windows 11 會內建搭載 Teams 而非 Skype，所以顯見 Microsoft 會逐步停用 Skype，以 Teams 的思維建構 Windows 11 以後的作業系統。

會議小 Tips:

  1. Microsoft Teams 只支援 Microsoft、Firefox、及 Chrome 三大瀏覽器，如果不是使用這些瀏覽器的話會無法使用，尤期如果需要和中國同事或客戶開會，務必要提醒他們改用上述的瀏覽器。
  2. 如果要使用 OneDrvie 的檔案，一定一定要在開會前確認共享檔案的內容正確。

Gather.town

Gather.town 大概是我 WFH 期間使用過最歡樂的會議軟體，同時他也是免費使用的。除了一般正經的會議以外，我還和同事及朋友們一起佈置了虛擬辦公室，Gather.town 和 Teams 很像，只不過功能沒有那麼多，除了能夠分享螢幕和通話之外，也能透過網站上的互動軟體有白板、便利貼牆、海報與文件夾等等功能。可惜的是 Gather.town 的風格很難請老闆和客戶一起共用。

WHF 視訊會議心得與提醒

文章最後，身為祕書走跳過那麼多場視訊會議，還是有幾點小提醒

1. 如果常常開會，還是準備雙螢幕吧

在家一般大家都是用筆電，雙螢幕方便你一邊開會一邊查資料，如果要分享簡報的話，也方便同時看簡報，並觀察與會者的表情。

2. 家裡有小孩或者雜音，你需要一個專業麥克風

在 WFH 期間，我曾經一天開7小時的會議，一般有線的麥克風還是需要將麥克風靠近嘴巴，才能比較清楚收音。後來使用 Airpods 之後，雖然收音的情況有改善，但還是容易收到房間內其他雜訊。最後我還是狠下心買了專案的心型收音麥克風與支架，雖然開個會搞得像在錄 Podcast，但是與會人員都表示收音和聲音的清晰度有顯著的改善。好的聲音也可以讓與會人員更專心在你報告的內容上。

3. 留意衣著與背景

雖然這件事情真的被講到爛了，但免不了再提醒一次。

記得不要穿小可愛或汗衫，要記得穿褲子
記得不要穿小可愛或汗衫，要記得穿褲子
記得不要穿小可愛或汗衫，要記得穿褲子

這真的太重要到我想講三次，請不要覺得都坐著開會，所以就隨便穿。我們常常有同事一個不小心忘了，然後我們什麼都看見了…女生也要注意衣領不要過低，調鏡頭時的風景雖然很美，但真的會讓所有與會人員不曉得眼睛該往哪放。

其次就是，請先和家人溝通好要開會，保持你的背後不要有人走過。雖然現在可以虛擬背景，但是電腦運算不是百分百準確，如果家人的衣著和虛擬背景有顯著差異，還是會被電腦抓出來的。

4. 關掉所有的通知及即時通訊

一方面是避免在簡報時被打斷，二方向是，我相信你不會想讓老闆透過你的訊息預覽，發現你和同事在講八卦還是偷罵他的，在開會前還是都把它們給關了吧。

以上是我在 WFH 期間的會議心得，如果有軟體使用或者遠端工作的問題也歡迎在底下留言，我會盡力解答的 🙂

 

創

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好像開頭都要先交待一下為什麼會有這個網站

其實原因無他，今年度加入了〈商業思維學院〉的課程，然後還在思考我能從學院裡得到什麼，又真的從課程中獲得了什麼。一個多月以來，有真的學到了東西，也有「蛤，你在胡說什麼」的感受。不過看著學院的大神們從 Medium, Nortion上紛紛分享著自己的心得，也是覺得好像該產出什麼，留下點足跡，回頭看看才又不會總是靠感覺。

所以這裡呢，是一個實驗性質的地方，是一個我可以沒有壓力地寫些什麼（學院的討論是實名制的，壓力很大），或者是我想利用書上看到的東西、平常自己的觀察，積累一些想法和抱怨的地方。

總而言之，如果你不小心看到了這個目前暫訂為期一年的樹洞，希望能幫上你什麼，才不浪費你這一段時光。或者你是和我一樣焦慮又糾結的人，看看我的腦內糾結的小劇場，讓你的心有點安慰，我覺得也算值得。

無論如果，既然選擇公開，那就歡迎相認、取暖或者一起糾結。