作者彙整: Stella Wu

活動報到小幫手

【實作案例】利用 Vibe Coding 做出一個活動報到工具 | 六角學院 21 天公益程式體驗營學習心得

立即體驗「活動報到小幫手」

這篇文章提到的活動報到工具可以在下方連結直接試用。 歡迎實際操作看看,感受 Vibe Coding 如何把流程變成可以使用的工具。

開啟活動報到小幫手 Demo

過去兩個月,我參與了各種與 AI 與 Vibe Coding 有關的活動——完成 Google Cloud AI Study Jam、第一次擔任 AI 講師完成了一堂收費課程、報名六角學院的公益程式體驗營,也參加了 Google DevFest Taipei。看似要踏入前端工程領域,但真正帶給我的,是一次重新檢視自己工作方式的機會。

我一直喜歡研究生產力工具。還沒有 AI 協作風潮之前,我就常用各種外掛調整自己的工作流程。例如在外商擔任總經理 EA 時,我導入 Boomerang for Gmail,讓 Magic Calendar 直接嵌在信件中,對方只要點擊預約方塊就能確認會議時間,不需要 Email 反覆往返、核對不同時區的會議時間。當時我並沒有意識到這叫什麼「流程設計」,只是想把事情做得更順。但回頭看,這些經驗讓我自然養成一個習慣:工具要能真正解決問題,才能真正發揮價值。 也因為如此,當我開始接觸 Vibe Coding 時,我最在意的不是功能能不能跑,而是 —— 這個工具是否真的改善了流程?

這篇文章,是我在六角學院做 Day21 每日任務「活動報到小幫手」作業的完整紀錄。過去我在 Vibe Coding 的成果,多半依賴自己原有的工作習慣就能做出原型,但在這兩個月參與不同的課程、活動,學習之後,因為更理解程式的基本功,也開始從「能做出來」邁向「怎麼更有效率、做得更好」。

這次的作業,也成為我整理這段轉變與反思的起點。

以活動報到為例:用 Vibe Coding 把流程做成工具

我會選擇做「活動報到小幫手」,其實是前陣子我剛好協助朋友做了一個一頁式活動報名頁面。

當時靠依據自身對於舉辦活動的 knowhow,利用 Google AI Studio 很快就做出個有基本功能的報名網頁,朋友當時也很滿意,但我在調整頁面以及 debug 的過程,還是會有和 AI 來來回回的鬼打牆過程,所以才更想要知道怎麼樣能更有效率的與 AI 一起 Vibe Coding。

在這兩個月的學習當中,我補上了前端基礎、資料流、API 串接等核心能力,也重新連結到我在商業思維學院「產品經理學習營」中第一個學習到的產品思維:所有的產品都是為了解決痛點。

這也是 Vibe Coding 對程式小白最迷人的地方 —— 它降低了實作的門檻,讓想法能快速成形,但想法能否成為「真正有價值的工具」,取決於對需求、資料、流程的思考是否全面。

換句話說,Vibe Coding 只是工具,真正重要的是背後的流程設計與產品思維。

因此,這次的報到工具不只是作業,而是一次把產品思維、技術基礎與 Vibe Coding 串起來的練習。

Vide Coding 的 PDCA:把需求、流程全部釐清(PLAN)

這個報到系統本身並不難,其實丟一句 Prompt 給 AI,也做得出一個能運作的版本,例如:

我想要有一個活動報到系統,學員輸入手機之後,就會紀錄報到時間。

如果只是「做出來」,做到這裡就結束了;但這次我想試著做得更好一點。所以在動手寫程式前,我先把 spec 和 plan 寫出來,再請 Antigravity 一起開發。這背後其實是 SDD(Spec-Driven Development)的核心精神——先說清楚需求,再開始動手

想要做一個活動報到小幫手,要考慮什麼

如果從活動現場看,一個最直覺的流程大概是:

學員到現場 → 進行身分驗證 → 確認是有效學員 → 報到成功

在產品語言裡,這是 user flow;但接下來要把它轉成系統真正的運作方式,也就是 function flow

  • Input:有哪些資料可用?(姓名、手機、Email、訂單編號…)
  • Process:使用者輸入後,程式怎麼比對?流程如何運作?
  • Output:學員端看到什麼?後台記錄什麼?
  • Condition:靠什麼欄位來判斷學員的身分?

如果有用過 n8n,就會發現這種拆解方式非常熟悉 ── 它本質就是在想「資料怎麼流」。

在我預設的案例裡,報名的資料只有姓名、手機、Email,在 Vibe Coding 我就要先思考

  • 希望的流程:掃 QR Code → 進入網站 → 學員輸入手機 → 系統驗證 → 系統記錄報到時間 → 顯示報到結果
  • 期待的結果:前台顯示「報到成功」,後台留下報到時間與紀錄
  • 條件判斷:用學員的 Email 還是用手機號碼驗證?不同方式的風險是什麼?

這些內容確定後,AI 在開發時就能更準確地生成程式碼,不會一直來回鬼打牆。

不會寫程式的小白如何利用 SDD 規格驅動開發

雖然現在有許多現成的 SDD 工具(例如 Github 的 Spec‑kit),但對我這種沒有軟體公司背景的人來說,剛開始看到時其實有點卻步。我第一次看到它的反應是:「這應該是工程師在用的吧,跟我應該沒什麼關係?」但後來才發現,它核心概念其實並不複雜——抓住 Why / How / What 的邏輯,就能用在自己的 Vibe Coding 流程裡。

回到工具的目的來看,其實核心概念很單純,就是三件事:

  • Spec – Why:為什麼要做?要解決什麼痛點?
  • Plan – How:打算怎麼做?流程會怎麼走?
  • Task – What to do:要分成哪些小任務,一步一步完成?

只要把這三件事情說清楚,其實就已經是在做「規格驅動開發」了。差別只在於你是用工程師習慣的格式寫,還是用自己看得懂的語言寫。

在和 AI 協作時,我會先用這個框架整理好內容,再丟給模型,請它幫我轉成程式碼。

這裡我也借用了電腦玩物站長 Esor 提出的 CRIT 流程,讓 AI 扮演各種不同的專案,協助我以 SDD 的方式,寫出 spec 還有 plan

  • 情境(Content):先與 AI 說明目前遇到什麼困難,有什麼資源與限制,以及此階段希望變得更好的地方。
  • 角色(Role):指定希望 AI 扮演的專家角色,並請它在當前資源與限制下提出 2–3 個可行的解決方向,最後再協助收斂。
  • 採訪(Interview):請 AI 主動反問我,在收斂後的方案中,哪些內容我沒有想到?哪些例外狀況可能會造成問題?流程或資料欄位是否仍有缺漏?
  • 任務(Task):整合以上所有資訊,明確描述我當前真正要做的任務,並請 AI 協助執行。

對不會寫程式的小白來說,重點不是把 SDD 或 CRIT 用得多標準,而是透過這個過程,逼自己把需求、流程、資料想清楚

當這些都講清楚了,你交給 AI 的,就不再是一句模糊的「幫我寫一個活動報到系統」,而是一個可以落地的、被拆解過的任務。

DO → CHECK → ACTION:讓作品真正可用

把需求釐清之後,後面的事情就相對簡單了。

以這次的作業來說,我會把任務拆成一小段一小段,請 Gemini 依序協助開發(Do)。

每完成一段功能後,我會自己人工驗收(Check),重新跑一次流程、點一次畫面,檢查邏輯是否如預期、體驗是否順暢。若有 bug、流程斷點、畫面不合理的地方,就再請 AI 協助調整(Action)。

接著再進入下一個 task,持續迭代,直到整體體驗符合自己的期待。

在課堂上,我也會提醒學員:「不要追求一次到位。」因為在真的做出作品後,才會看見真正的問題。

所以,比起一開始就追求完美規格,我更希望學員回頭問自己兩件事:

  1. 這個工具真的解決了你的問題嗎?
  2. 它有為你創造價值嗎?

核心功能先被滿足、能用,就先拿出來用。世界上沒有完美的規格,也沒有一次就做好的工具。Vibe Coding 做出來的成品,也需要在一次次試煉、實際使用中,慢慢調整、校準,最後才能成為真正適合自己工作流程的工具。

一個稍有工作經驗的活動人員會想什麼

這次做報到工具的過程,讓我重新意識到: 技術不是最難的,流程思考才是。

例如:

  • 報到一定只能用網站嗎?能不能用 LINE 報到?

  • 如果要用 LINE 報到,那報名階段就需要蒐集 User ID,該怎麼設計報名流程?

  • 報到當下是學員最願意填資料的時刻,這時還能收什麼有用資訊?

目的和流程,只要有相關活動經驗的人來說都不難,但是 function flow 的設計,就會有很多需求還有場景的限制,同時,也要站在整體活動的角度來規劃

  • 要用手機?生日? email?姓名?來辨識學員?

  • 哪些欄位資料容易重複(如同名同姓)?哪些欄位資料的可信性較低?

  • 是否應該建立獨立的「學員編號」?

Vibe Coding 能幫你寫程式,但不能替你思考。 真正的難題永遠是在「寫程式之前」。

六角學院 21 天公益程式體驗營的心得

本來就有在接觸 Vibe Coding,但在自己摸索的階段,即使身邊有工程師朋友願意協助,仍常常感到卡關、焦慮 ── 不知道該學什麼,也不知道應該從哪裡開始。碎片化的內容、沒有路線圖的學習方式,讓我總覺得自己在原地打轉。

直到參加了 2025 GCG Taipei,聽到高見龍大大說的那句話 ──「AI 是能力的放大器,好習慣、壞習慣都會被放大。」我才重新理解:AI 放大的不只是技巧,而是流程習慣、思考深度,以及你在專業上願意堅持的程度。 這些本來就是我在原有工作領域中的基本功,只是以前沒有把它放在 Vibe Coding 時的思考脈絡裡。

這也是六角 21 天體驗營給我最大的啟發。

我重新把基本功補了起來:HTML、CSS、JavaScript,Git 與 GitHub,前後端的概念,也第一次在 Zeabur 上佈署自己的後端。之前的經驗都是在 Vibe Coding 之後,才意識到「啊,原來我需要這個」。基本功補上後,學習路徑變得更清晰,沒有那麼陡峭。

每天的任務與作業,都逼我多挑戰自己一點點。程式的基本練習,再一次與我過去做工具、做流程設計的習慣結合起來。這段靜下來扎實學習的時間,讓我又推進了一小步。

雖然痛苦,但非常快樂,也玩得非常開心。

最後

「活動報到小幫手」看起來是一個小作業,但它讓我第一次真正把需求釐清、流程拆解、與 AI 協作、PDCA 修正整個串起來。這也是我最喜歡 Vibe Coding 的地方 ── 讓我能把想法做成可以使用的工具。

如果你對 Vibe Coding 或 n8n 自動化有興趣,也歡迎聯繫我,讓我們一起把想法做成真正可用的工具。

【實作案例】二代學團服訂購網站-Google AI Studio 與 Google Cloud 部署訂購網站 | Vibe Coding 專案紀錄

Inherit 二代學團服訂購網站

在學習 Vibe Coding 的過程當中,在好友圈發起了一個 Side Project 計劃,好朋友們提供題目,我試著用 Vibe Coding 來實作,二代學團服訂購網站就是第一個和好友協作的作品。

使用的工具

  1. Google AI Studio 的 Build apps with Gemini(免費)
  2. Google Gemini API(免費)
  3. Google Cloud Platform 的空間(付費)

這次比較多的學習主要在新手小白第一次使用 Google Cloud Platform 去佈署網頁。剛好當時發生了知名講師  API 事件,讓人緊張又害怕。

製作內容、過程與費用

團服訂購的前台:React,不過原則上我都是讓 AI 跑的,沒有特別指示要用什麼程式語言
團服訂購的後台及資料庫:包含訂單名單、庫存統計、銷售報表,都是串 Google Sheet
󠀠
網站的前台由 React 架構生成、後台串接 Google Sheet,負責接收訂單、統計庫存與製作銷售報表。整體架構都由 AI 撰寫程式,我僅提供流程與設計方向。若要形容這個網站,我會說它比較像一個漂亮的 Google Form,但具備簡單的交易邏輯。
󠀠
整個開發過程大約是兩小時。其實最主要的時間是花費在和好友討論 user flow 還有他期待的銷售流程。

原則上都以 AI 對話指令完成設計、部署及串接,從 9/23 開發上線到 10/4 關站收單,AI 對話、佈署、雲端伺服器總成本約新台幣 1 元。收費還在新手村武器店的朋友友情價 —— 兩杯星巴克,但這次玩玩具的價值是這個 Side Project 讓我重新理解了「開發」與「規劃」之間看待事情的視角不同。

部署不是結束:從雲端成本到資安意識

剛好這次的時間遇上了知名的 API 事件,所以特別請教了 AI 還有真人工程師關於 Google Cloud Platform 種種問題,很可惜的是,AI 問答的錯誤率很高,大致上略略懂了一些概念,但學習地圖建的不是很紥實;其次是這很吃工程師的經驗,身邊剛好沒有重度使用者,所以也只是很淺碟的問了問。有件事我後來覺得那位 AI 講師說得一件事有點道理:「Google AI Studio 的 UI 設計來說並沒有做得很好」,他在「下架」這件事上,是很 1 或 0 的,deploy 之後如果不是像我一樣,大致上知道怎麼關站,通常都只有刪除專案一途,對於完全不懂程式的人就有點不太友善。

無獨有偶,Google AI Studio 也在不久之後更新了 API 的頁面,可以觀看專案的用量,友善很多。

這次也有被提醒,因為網站只在私域內部流傳,所以資安方面沒有做得太好,如果有惡意攻擊什麼的,應該是會撐不住,下次也許在一開始和 AI 溝通需求的時候,會再把資安的需求加入,這裡就是屬於「我不知道我不知道」的地方,還需要多加學習。

這次學會的事

如何節省 Google Cloud Platform

參考了 Peggy 的麻瓜筆記,算是蠻早就讓我回頭看一下 Cloud Storage 的費用占比。

依據我模模糊糊的理解,應該是每一次 deploy 之後就會上傳一個備份,剛好這個銷售頁大大小小改十幾個版,這在我自己其他的作品中很正常,但是在用 Google AI Studio 時,每一次改版重新 deploy 就會上傳一個備份,每天會固定花 50% 左右的費用在存這些備份檔,所以後來網站穩定後,就把前面初期的備份刪掉了,Cloud Storage 就沒花太多錢。

從使用者思維到開發者思維的轉換

這大概是我後知後覺,覺得這次最有價值的學習。

以前都是當前台的企劃或者 Planner 比較多,所以不會考量到 if else 甚至是更裡層的問題。

像這次一開始的需求,就是單純做一個一頁式的銷售頁,提供給群組團員們訂購團服,所以當下 AI Coding 完網站,搭配一頁 Google Sheet 的銷售表單後,就上線了。

不過實際上要完整運作一個銷售流程,各種功能真的都是必要的耶,像是訂購確認信、庫存管理、銷售統計…等,這些後來都還是要補做上去,甚至是也要考量到折扣碼或者公關品的需求,這些如果在開發期就可以把 spec 想清楚,應該會順利很多。

另外是關站。其實我是無情的關掉了整個專案,但後來思索了幾天,還是覺得不能這樣做。首先是如果這是對外的網頁,有「停止訂購」的公告,會比整個網站 403 來得好,至少不會讓人誤以為是詐騙,另外一方面就是如果臨時要加開「訂購查詢」或者是「寄件進度查詢」這種事,也會比較容易。

結論

這次專案不只是打造一個網站,更像是一場學習路線圖的啟動。

它讓我從 Planner 的角色,第一次站到 Developer 的視角,也發現了更多「我不知道我不知道」的領域 —— 例如資安、備份策略、費用結構。

要學的還很多,工程師們的大腿也很重要,這次依然玩得很開心 ♥

【實作案例】用 Notion + n8n + AI 工具打造「報名資料更新小工具」|Vibe Coding 專案紀錄

這篇文章,是我給未來某個跟我一樣「不會寫程式、但想解決問題」的你。

專案起點:從馬祖路跑報名的煩惱開始

一年一度的馬祖路跑即將開始,負責報名的我又得整理隊員們的個資。雖然馬祖路跑小隊已經成軍三年了,過去也有一些資料留存,但報名所需要的資料太多,手上的資料還是不夠齊全。而報名的資料中還有姓名、身分證字號等機敏資訊,如果直接請大家開啟共用的 Notion 編輯,那幾十個人就都能看到彼此的資料,對我來說曝露的程度和風險又有點高了,若是請大家私訊確認補資料,一次要追 10 個人,又好麻煩,這個煩惱,成為我開啟這次 Vibe Coding Side Project 的動機。

我能不能做一個只讓使用者看到自己資料的小工具,讓他們自己來更新?

解決思路:用 AI + 自動化工具做出自己的「資料驗證與更新工具」

以下是我原本就有在使用的 AI 工具,因為原本就有在使用,所以不算是這次開發的專案成本。

  1. ChatGPT Plus
  2. Claude Pro
  3. Zeabur 開發者版本(之前在講義活動時還得到了 5 美金的折扣碼,Zeaber 真的簡單好用,推推)
  4. n8n
  5. Noion Plus

在與 AI 討論之後,決定了以下的工具以及用途

  • Notion Database:作為後端資料儲存
  • n8n:處理資料比對與身份驗證流程
  • Zeabur:佈署前端頁面
  • ChatGPT + Claude:協助我撰寫程式、規劃架構與 Debug

在正式 Vibe Coding 實作之前,我做了什麼?

我完全沒有 PM 經驗,沒有實際進行過產品設計以及產品開發,若真說要有一點產品經驗的話,在幾年前參加過商業思維學院的產品經理學習營,也上完產品經理學程,過程當中對於產品有一點基礎的認識。

第一步很產品經理:盤點資源,搭建專案架構
如果需要一個方法論的話,我會說,請釐清以下三件事情

  1. 你想做的事情是什麼,你希望使用者怎麼用這個工具 (user flow)
  2. 你的能力到哪裡、目前有什麼工具可以使用
  3. 在這個專案當中,有什麼事情是絕對不可以退讓犧牲的

我個人覺得第 3 點尤其重要,發現 AI 如果不記得了,也要常常提醒他。以這個專案來說,就是「資訊安全」。

如何用 ChatGPT/Claude 開始 Vibe Coding?

在搭建專案架構的時候,我非常推薦使用 ChatGPT 而不是 Claude。如果平常大量使用 ChatGPT 時,在搭建架構以及技術規格時,ChatGPT 還能依據過往的記憶,推薦出比較適合的作法,非常貼心。

確認好架構、資源後,就能開始扮演甲方角色,請 ChatGPT 提案,只要用自然語言描述想要達成的產出就可以了。我一開始的 Prompt 也就只有:

我有一個 Notion Database,裡面有成員的基本資料。
我希望有一個介面,可以讓成員輸入姓名和身分證字號驗證之後,
確認資料是否正確,並補齊沒有填完的資料。
請給我幾種解法,說明每種所需工具與優劣比較。

此時 AI 會像 PM 一樣提 A、B、C 三種方案,記得請他說明

  1. 需要有什麼能力
  2. 簡述作法(我有說我不會寫程式,請用大學生的角度說明)
  3. 優點與缺點

記得,這時候都不要開始寫程式,先把 要怎麼做 搞清楚,後面會順利很多。

在 ChatGPT 提出做法,清楚說明各方案需要的技術、操作方式與風險之後,視自己的能力或需求,選擇合適的方案走下去,就可以了。當時我的 prompt 是:

我想試試方案三,我有 Zeabur,可以佈署網頁。你可以幫我規劃架構嗎?

這時,ChatGPT 神奇地記得我會用 n8n,還主動建議把驗證邏輯放在那裡,讓前端不碰敏感資料,完美!

在 AI 給架構之後

不要直接相信 ChatGPT!!

這個階段要從甲方的角色轉變為 PM 角色,和 ChatGPT 一起開發。對話當中所有看不懂、無法理解為什麼的東西或流程, 一定要請他用各種方式解釋清楚,就算用童書繪本風格也可以。身為 PM 你一定要知道你要去哪,要怎麼去,不然 AI 工程師只會做白日夢,開始胡言亂語。

一切都沒有問題之後,按照他的步驟執行(或者你請他給流程清單,就一步步照做)。

以這個 side project 來說,要進行的步驟就是

  1. 設定 Notion API,並且在資料庫中 integrate
  2. 設定 n8n
  3. 在 Zeabur 佈署前端網頁

從網路上的分享還有我自己的經驗, ChatGPT 寫網頁很醜,所以我打算先從後台開始,前台打算之後轉移到 Claude 繼續。

記得每一個節點都要設測試,避免 AI 幻覺,不然做到最後發現他在胡說八道導致白做工,真的是會很生氣。

中間不斷地 設定→測試→修正,到都完成的時候,和 ChatGPT 說

整理一下目前的討論,我想換到 claude 上請他繼續

就能順利轉移了。

以 ChatGPT + Claude 完成首個 Vibe Coding 專案

這個月因為工作的關係付了一個月的 Claude 訂閱,終於可以吃大一點的檔案,Claude 對話窗的長度沒有短到像明天就要世界末日,說完需求後直接生出一個改都不用改的 html 檔,超神!(我額外有給 n8n workflow 的 json 檔,但好像沒有用到)

但這也是如果使用免費版開發上的限制,雖然 Claude 的程式碼品質非常好,但一個對話窗能夠使用的額度太低,加上還要幫新對話補充專案資訊,常常兩三次來回之後就要另開新對話。
󠀠
後期因為後來額外想顯示資料庫的資料,讓大家可以用核對而不是新增的方式確認,也是在 Claude 上就 n8n 的設定又來回了一陣子。

󠀠和上一段的過程差不多,但明顯 Claude 雖然也有亂講話的問題,但他給的內容的正確性很高,所以解決得都蠻快的
󠀠
最後測試一下,無論是測試帳號還是我自己的資料都可以正常使用

完成!

後續延伸應用與反思

目前這個專案已功成身退,畢竟就只是讓隊友們對一下報名資料而已。不過後來想想,不管是課程系統、預約系統
好像後續都可以再繼續發展下去。

於我自己來說,有另外一個新的目標想做,沒有什麼特別的契機的話,這 side project 就這樣結束。

在做完這個專案之後,和朋友們討論了一下 Vibing Coding 對我而言是什麼。我一開始其實覺得蠻新奇有趣的,看著很多人的成品覺得原來是有機會做到這件事,然後覺得很有趣!有機會也想來試試看。

在這次的 side project 之後,更像是覺得取得一個「自己做小工具來解決自己的問題」的能力,不是要取代工程師,而且多了一種解決問題的方法,覺得自己又多會了一點點東西,這種能夠實現自己的想像的感覺很好。

我不會說需要什麼才能開始,也不會說我 AI 玩得多厲害,關於如何學習 Vibe Coding 這件事,有大神幫我說完了

如果問我,如何能夠走出這一小步,除了自己喜歡玩玩具之外,不可獲缺的是案例,各式各樣、各行各業的案例,這也是為什麼每一次我都想在 Facebook 記下自己 side project 過程的原因。我不是一個有創新能力的人,但我是一個抄作業抄得很好的執行者,也希望我稱之為還在 #VibeCoding 危樓的程度下的經驗,成為未來某人的養份。

如何利用 Make.com 打造 Email 電子發票自動報帳系統

每個月,公司都會有不少電子發票需要處理,特別是由老闆轉寄過來的各式電子帳單。從下載附件、上傳至指定的 Google Drive、填寫帳務資訊到 Google Sheet 報帳表單,這些步驟繁瑣而耗時,且具高度重複性,處理起來經常令人煩躁。

作為一名經常需要處理行政事務的工作者,我決定以這個流程作為自動化工作的起點,希望節省時間、提升效率,並將這項成果作為我工作流程自動化的作品集。

我是如何規劃這個自動化流程的?

一開始,我認真地畫出了一個「我以為」的報帳流程,這個步驟相當重要,因為我們常常低估了人腦在進行任務時的自動化程度。一些看似簡單、甚至無意識完成的步驟,反而會成為自動化流程中的重大障礙。

舉個最明顯的例子,就是電子發票的檔案命名。我習慣使用以下格式命名單據:

報帳年月_部門_科目_項目_金額_發票號碼

這個習慣能讓我快速找到需要核對的檔案,但對自動化而言,這意味著工作流程需要取得日期、部門分類、科目、項目、金額與發票號碼這些資訊。對人類來說,這只是「看一眼收據」的事情,但對工作流來說卻是一連串的精細步驟。

實際的工作流架構

經過多次重構與 AI 討論後,我最終確定的自動化流程如下:

  1. 查看 Gmail 中特定寄件人的信件
  2. 使用 Claude API 分析附件中的 PDF 檔案,直接提取文本內容
  3. 產生 JSON 格式的報帳資料
  4. 將附件自動上傳到指定 Google Drive 資料夾
  5. 自動生成 Google Drive 的檔案分享連結
  6. 將報帳資料和檔案分享連結一併回填到 Google Sheet
  7. 將處理完的電子郵件標記特定標籤並封存

報錯機制

這個流程當中,難免會出現一些狀況,比如遇到發票檔案需要密碼才能開啟,這時 Claude API 就沒辦法正確分析內容。為了避免因此漏報,我設計了一個簡單的報錯機制:當 Claude 無法處理檔案時,系統會自動傳送通知到 Slack,提醒我需要手動處理這筆帳單。

之所以選擇 Slack,而不是 Email 或其他通訊工具,是因為我的日常工作幾乎都在 Slack 上進行,這樣不需要額外切換視窗或監控其他平台,也比較不容易漏掉提醒。

AI 工具的選擇與使用心得

在整個開發過程中,我主要使用的是 ChatGPT,因為付費版的 ChatGPT 能夠提供深入且高效的討論。但在實際分析 PDF 文本的環節,我最終選擇了 Claude API,原因在於它能直接處理 PDF 文字內容,而 OpenAI 和 Google Gemini API 雖然知名且廣泛使用,卻需要額外將 PDF 轉換成圖片才能進行分析,對我而言多了一道工序,降低了自動化流程的效率。

在探索的過程中,ChatGPT 提供了許多建議,但也曾經「騙」過我,讓我嘗試許多最終不可行的方法,這導致我意外地學了不少用不上但卻有趣的新技能,例如 JSON 格式的撰寫及 Google Cloud API 的使用。

社群與專業工程師協作的重要性

在過程中,當我遇到無法解決的問題時,幸好有加入幾個專門討論 AI 工作自動化的 LINE 社群(如知識倉鼠、偷懶辦公室)。這些社群中有許多熱心且專精的大神,當我卡關時只要在群組內求助,很快便能得到有效解法,極大地節省了摸索時間。

自動化成果與效益

經過 8 小時的努力後,這個報帳自動化流程已經順利上線了。現在每當老闆再寄電子發票來,我再也不用花費大量時間手動處理,流程變得順暢且有效率。

至於成本,整個自動化過程僅使用 Claude API 處理 4、5 月份的發票,費用僅花費 0.33 美金(約 10 塊台幣),大幅節省了原本需要耗費的時間成本。

未來優化與下一步計畫

未來,我希望能持續優化這個流程,包括加入照片報帳、擴充處理國外 invoice 並自動換算台幣的功能(這部分其實我已經在這次流程中透過更新 Claude API 的 prompt 初步完成了),並進一步延伸到其他紙本帳單的自動化處理。

此外,這次經驗也提醒了我,這些靠著「無章法學習」獲得的新知識,其實我並不算真的熟悉,雖然看起來完成了自動化流程,但未來維護時還是可能要重新摸索一遍。因此還是得乖乖整理成完整的專案筆記,才不會讓自己每次維護都像初學者一樣手忙腳亂。

透過這篇文章,我希望能夠幫助新手或經常處理行政事務的秘書朋友們,更清楚地了解如何建構工作自動化流程,並嘗試實踐於自己的工作場景中。這次在社群貼文分享之後,甚至還有人詢價,讓我小小驚訝了一下。如果你剛好也面臨類似的行政困擾、對自動化流程感興趣,或許我們也可以聊聊,看看能不能一起把工作變輕鬆一些。

我的 Email 信箱 hi@iamstellala.me

AI 寫程式後的復盤與反思

幫公司寫的打卡機器人功能已經正常運作了 2 週左右,差不多也是來做心得總結的時候,一個完全不懂程式的文組小祕書,如何利用 AI 協助寫程式,當中又遇到了什麼困難,最後是我的心得感想。

規格說明:我的資訊能力還有背景

身為一個文組人,我的日常工作和程式設計從來沒有交集,和程式碼稍微像一點的,就是我很會寫 Excel 的公式
󠀠
不過要說完全沒有程式基礎可能也不太對,雖然看不懂程式語言,但在資訊素養與認知,可能還是高於平均。

和 AI 一起寫程式,專案開始

從今年的 AI 年會看到薩泰爾的分享,還在 AI 社群讀書會當中,許多像我一樣沒有技術背景的文組小夥伴,利用 AI 完成了許多功能實用的小工具和專案,看著這些案例當下超級興奮的,也想著:「或許我也能試試看寫個什麼?」
󠀠
一開始我以為我會寫什麼「合約產生機器人」之類的,也想過自己的日常可以作一些什麼,不過從「想法」就開始卡關,一來是我想不到我有什麼事情需要特別寫個 AI 來處理,而不用現用的工作流程或者工具就好?其次是眼界不夠開闊,我缺乏想像,沒有辦法想出「原來 AI 可以這樣應用」。
󠀠
很有趣的事情就是,還是回到產品營的第一個訓練 ── 為什麼要做一個產品?其實到最後這些產品是為了要解決問題,那麼現在有什麼問題要解決?剛好公司需要解決將大家在 Slack 上的打卡紀錄抓下來匯總成冊、保留 5 年這個問題(感謝勞動部…),如果都用手動就真的太蠢了,於是小專案就出現了。

專案過程的困難

看了幾個案例之後,我想著,前輩們的東西拼拼湊湊應該不會太困難,所以我決定用 AI 幫助開發一個 Slack 的打卡機器人,功能其實也很簡單,就是抓取 Slack 特定頻道的打卡訊息、人名、上/下班卡別、訊息時間,都寫入 Google Sheet 裡,後來還自己加了 Slack 的 定時發送「缺卡通知訊息」,這兩個功能就構成了我的出缺勤紀錄機器人。
󠀠
這個想法看似簡單,但過程卻真的是重重難關。一開始依照 ChatGPT、Claude、Perplexity 的教學設置 Slack 機器人的時候,就遇到權限問題,機器人無法正確啟用並且加到 Slack 頻道裡,後來是靠著三方比對,把問題問得更深入,在 Perplexity 的延伸問題中,才找到蛛絲馬跡。
󠀠
好不容易完成了「抓取上/下班打卡紀錄」這個功能時,又發生了日期無法 match,所以打卡紀錄每次執行都會新增一筆當天相同的資料而非更新當天的上/下班打卡紀錄,和 AI 互動到最後差點翻桌,直接 call out 求助,還順便 code review。事後我詢問了程式好朋友,為什麼會有這個問題,他告訴我,因為寫入 Google Sheet 之後,原本的日期就不是我們眼中看到的資訊了,他的格式除了 yyyy/mm/dd 以外,還會有時區、經緯度…等等,所以 AI 在抓資料是一比對,就覺得今天還沒有資料啊,自然就繼續新增,而不是更新現有資料了。要解決不難,就是在更新資料要重新判讀原有的日期欄位,但幾經嘗試一直失敗,所以我劍走偏鋒,直接改為每次抓資料時都直接砍掉重抓,反正 30 天的資料而已,還能忍受。
󠀠
最後,我完全沒有想到,最大的挑戰來自後續的提醒功能。我希望機器人能在中午 12 點還有晚上 8 點,提醒當天沒有打卡的同事記得補打卡,我原本以為,我都有打卡紀錄的資料了,不就是照著這個結果,發提醒訊息而已,是有多難?結果卡關卡最久就是這裡!
󠀠
而最煩且煩讓人沮喪的問題是 AI 寫程式最底層的問題。三種功能其實都陷入相同的困境,原先這三大功能都是在同一個 Google Apps Script 的腳本中,每當我請 AI 修正或者調整錯誤的部份,它會重寫整段程式碼,錯的不一定改成對的,更煩的是它會覆蓋掉之前正確的部分,有時候還會不小心刪除部份程式碼。這種反覆修改的過程既耗時又令人煩躁。

解決問題靠得反而是專案管理經驗

AI 這種反覆修改是無常的,他的本質上是一個抽卡,什麼時候抽到 SSR 完全靠運氣,而且也因為版本太多,每一天在金魚腦上床睡覺前,都要決定要退回哪一個版本,才能繼續穩定提升品質,所以最後,我開始請 AI 依據我的檔案命名原則,加註 log,方便版本控管。
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另外,反覆修改之下,每次都要重新測試所有功能是否正確,沒有被改到錯的,真的太累人了。有一天我靈光一閃想起以前專案管理的時候,我是用模版來處理各種活動,也會用專案 dashbaord 來匯總所有檔案與資源,所以又開啟了一個對話,和 AI 討論塊組化還有整合調用的作法以及可行性,每一次只專注一個功能,抓記錄就抓記錄、抓名單就抓名單、Slack 訊息就只寫 Slack 訊息,然後再用一個中樞管理檔案去調用,從一個大腳本拆成 6 個小腳本,才開始把產出的品質穩定下來。
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雖然最後真的寫出來了,這段經歷讓我重新思考:使用 AI 來寫程式,真的有效率嗎?我們是否應該走這條路?一開始興致勃勃時大概花了 3 小時左右寫出了抓取上/下班功能的腳本,但實際整個專案完成,應該耗費了 5 倍以上的時間(我猜應該 20 小時),若不是當作一個新工具的嘗試,這 20 小時拿來上個班,我都可以多完成 1 週的進度了。

那文組人應該開始與 AI 協作,一起寫程式嗎?

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這是一個沒有標準答案的問題。但從我的經驗來看,這值得嘗試。AI 確實降低了寫程式的門檻,它讓像我這樣的非技術背景者也能做出實際可用的工具。但同時,它也揭示了一個重要的事實:AI 並不是萬能的。在設計複雜功能時,仍然需要邏輯思考和耐心。
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這樣的嘗試讓我學習到的事情是,就算邏輯給得再清楚,AI 都不見得第一次就成功。我當時的 prompt 連決策樹都給了,第一版的完成度也只有 60% 左右。如果 prompt 連這種架構都沒有,AI 在釐清需求這塊應該要更多的時間。我也是沒想過,產品營學到的釐清需求這個練習,會用回自己身上(笑)
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以前,我對程式還有技術,一直抱持著「交給專業的人來完成」這個想法,完全符合經濟學的比較利益原則,這個想法現在依然沒有變,在自己動手嘗試後,我更能理解,程式的開發需要考量的不僅是功能本身,還有邏輯結構、效能優化,甚至是版本管理。就和一開始我就知道 AI 無法取代小蜜的功能一樣,AI 也無法取代工程師。我可以請 AI 寫出 6 個檔案,將近 800 行的程式碼來解決一個小問題,但厲害的工程師可能 100 行以內就可以解決了(之前那份 code review 過的腳本,真的是讓產出穩定非常非常多)。

如果還是想要試著寫寫看

以工具來說,Google Apps Script 還有 Chrome 外掛依然是最好入手的地方,但我覺得最重要的是學習了如何站在工程師的角度去看待問題,還有怎麼去用工程師的邏輯結構(至少是「有邏輯」)去描述需求給 AI 聽
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其次,接受技術限制,找出解決辦法。AI 工具的侷限讓我認識到,AI 寫程式不可能一步到位。與其執著於完美,不如先完成最小可行版本(MVP)。然後,直接找大神幫忙 code review 或者調整。我覺得站在文組人還有工程師的兩種角色來說,這是 AI 能夠幫上最多忙的地方。我們可以先簡單呈現我們想要的是什麼,在 AI 足夠清楚的註解之下,工程師夥伴也可以快速找到要處理的地方,快速拉齊彼此的認識,省下時間,一起前進。(突然想起峰值體驗,老師的節點有種成功耶
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最後,一定要做完整的記錄與版本管理。在反覆修改腳本的過程中,版本記錄的重要性變得更加重要,在找程式好朋友協助時,清楚的文件與版本控制也可以節省很多溝通成本。

我還會不會再寫?

也許會吧,案例看得愈多,也還是會覺得可能性好大,也會想試試看。AI 讓寫程式變得更容易上手,但它並不是完美的工具,很多細節仍需要手動調整。
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不過下次會把範疇再縮得更小一點點,讓成就感早點來,也不會覺得有 AI 什麼事都可以辦得到,AI 是工具之一,重點是選對工具、提升效率,而不是「想辦法用 AI」。那是學習的過程,不是策略與產出。

AI 寫程式番外篇

這篇是用 ChatGPT 的對話模式寫的,雖然他寫出來的東西爛透了,我大概改了 70% 以上,但用訪談的方式可以講出很多沒有想過的心情,有人打稿也解決了我懶得從頭寫又拖延症的這個問題,而且又嘗試了一個 AI 功能,真的是一舉兩得~

【市場策略】利基市場:小,是我故意的 - 21 天學習計劃

最近總想起以往日更打卡的日子,每天學習、討論、逼問、鞭打(?) 小夥伴,都是充實的快樂。最近能量接近耗竭,需要回補,很想再揪一次讀書會,只是又怕自己學習的動能還有技巧生疏了,剛好最近有個機會需要重讀 #商業思維百科,所以這是一個 21 天的學習筆記,讓自己重新回到 #每天一點點 的學習循環裡(應該不會有人這樣都要和我組隊吧?)

百科是 2019-20 年 Gipi 在 Pressplay 上日更的文章,在 2024年的現在回首,常常會有「這些果然都是硬道理」或者是與時代不同的莞爾一笑,就像是這一篇,我的想法就和 Gipi 的內文有些不同。

大多數人喜歡大公司遠勝於小公司

這不算是文章的重點,算是引文的一部份,這裡也不是學習筆記。只是在經歷兩次實習生招募還有訪談之後,心有所感。也許將來,大家也不見得喜歡的大公司了。大家喜歡的是舞台,是發揮的空間,並不是小公司就一定會有,大公司也一定沒有。

然後,好像實習生們都不喜歡大公司?大家都覺得小公司比較容易有發展,不會做一些瑣事,都可以做真正想要做的事,甚至也傾向自己接案,算是這個時代,強調個人以及自我價值的展現。不過這時候還是很想多嘴勸一句,並不是數位原住民,就代表你比較厲害,沒有人可以跳過學習、砥礪再發光這個過程,工具學一學,大家都會用,難得是策略以及執行。

把握利基市場

文中提到一點「生產力增加、個性化需求,產生利基市場的空間」,做品牌服務更是如此,但雖然知道「個人化」是讓客戶不從價格層面出發,改由「價值」層面出發的一個非常重大的要素,但過度的「個人化」也就代表無法規模化,進而產生邊際效益,使得公司只能不斷新增人力與設備,以符合客戶個人化需求,這對於公司來說也是非常龐大的成本。

寫到這裡,不禁開始想,這樣 AI 能夠起到什麼效果?AI 可以幫我們快速產出各種個人化的社群文章、文章不假,甚至也與文章中的「工作效率及營運效率的提升,也可帶來成長」這一點相符,但偶爾我的內心還是會有一種「這真的是他們的所思所想嗎?」「AI 這些文章與評論,究竟有什麼意義呢?」這種想法,內心柔軟的我還是很在意這些文章是否真心,但職場上的我,看得更多的是,那些客戶其實也沒有什麼想法,多數是「不反對」,而不是熱情,這種「工作效率提升」也許在工作上是必然,但同時也更希望客戶們也和公司一起關注這些社會議題,讓好理念被看見。

營運效率提升

百科中的內容比較像是系統化、規格化、SOP 化,讓小團隊提升工作效率及營運效率,我就不太明白為什麼這個優點只能算在小團隊中講?大公司做些就會變成冗長的制度還有官僚般的決策流程嗎?後來多看了幾次之後覺得,是因為小,反而要去做這些優化改善,而並不是小團隊的優點,也可能是因為小,可用資源更不足,生死關頭之下效率提升更為重要,無怪乎我加入公司之後我都覺得我三頭手六臂惹(咦?)。

但就這一點來說,學習 nocode 或者 AI 協助布署自動化流程,就是必然的,很久以前有同學曾經說過,這對以行政為專業,但又善於使用生產力工作以及規劃流程的我來說,正是我的年代。但我更想說的是:人,才是最麻煩的變數!再多的制度、流程,就是因為有人的存在,而產生特例,先例一開,大家就會為了便利開始亂用,看看大家是不是都有照著公司的 branding 來使用 PPT/Slides 模版就知道了(遠目),但我還是很期待接下來的 AI 自動化的學習及應用。

筆記寫到最後怎麼愈寫愈長,我本來以為我只有四、五句話要寫的,就此打住。

商務送禮,名片到底要貼哪裡?

這幾天事情太多,又逢中秋返家過年,索性讓自己的學習停了幾天。今天不學習,但以一個資深祕書以及正在被栽培的特助的身份,來和大家分享一個送禮小技巧 ── 名片(禮卡)到底怎麼貼。

說來也有趣,2 年前在商思學習的時候,跟了個風成立了個人的部落格,但其實我並不覺得做祕書的這些瑣事有什麼分享的價值,所以後來棄坑,部落格草長得老長。後來進了廣告代理商,再轉往品牌行銷領域當特助,當然也知道個人品牌的重要,只是工作更忙,忙著做客戶的個人品牌,也更無暇來管自己的部落格。不過每到三節送禮期間,部落格就會迎來一批爆炸性的流量,通通都是透過 Google Search 找「名片怎麼貼」這個關鍵字來的,看來這個問題實在是不小,也讓我感受到無形的敲碗壓力,哈哈。

也是這幾年,雖然老闆還有公司送禮的規模逐漸小了,但也因為各種合作關係,我收到的禮盒也多了,再加上也要指導實習生怎麼包裝三節禮盒,才動了補上這一篇的念頭。(但我好懶得配圖,反正應該也沒有什麼人看,先這樣吧~)

送禮的目的 ── Present Journal Map

在談名片怎麼貼之前,還是要再度思考,送禮的目的是什麼,以及這個禮品,會怎麼到對方手上。是不是聽起來很無腦又莫名奇怪?但很多事就是那麼的旁觀者清,但包禮物的時候沒有察覺,退一步來看又是那麼的合理。

引用自己部落格中的一段文字
我們也要思考一下禮品的「送禮旅程」,就和在做 user journey map 一樣,誰會第一時間接觸到禮品,會做些什麼事情,這份心意在抵達對方手上前,會遭遇到什麼痛點,會在哪裡卡住,而又能怎麼樣讓自己的禮品與其他人的禮品做出區隔,在什麼時候、什麼機會點能打動對方…等等。

無論是選禮品還是貼名片,考量的點都是一樣的。試著想想,今天郵差按了門鈴,你從他的手上接到了一個包裏,如果沒有人事先提醒,誰會知道這個包裏是中秋禮盒呢?

所以一般有經驗的人,會先看寄件人,從對方的公司名稱、姓名,大致上猜一下內容物是什麼,這也就是有些會計師會在信封上特別寫名「重要!內含發票/憑證」,來提醒收件人,要注意內容物的原因。之前在外商公司,寄收資料上我也會 特別註記

  1. 中秋禮盒
  2. XXX 祕書/特助代收

讓三節禮盒可以順利寄到對方老闆的手上

為什麼要貼名片

場景來到打開包裝,看到精美的禮盒,通常收件人的第一個疑問是什麼呢 ── 這到底是誰送的啊?這時候就是名片還有禮卡發揮作用的時間了。

約定成俗的貼法 ── 名片到底怎麼貼

一般來說,名片或者禮卡會貼在禮盒的四個角落,也就是右上、左上、右下、左下四個位子。考量人的視覺動線是 左上 → 右上 → 左下 → 右下 這個順序,一般來說會建議先貼左上,讓收禮者第一眼就知道這是誰送的禮。

不過近幾年,禮盒的設計愈來愈複雜,我就會以盡量不傷害禮盒設計的方向為主(畢竟禮盒美美的,對方收到也開心),再來看看可以貼在哪一個角落或者空位。但如果四個角落有空間的話,還是優先貼角落,千萬不要往中間貼。今年收到一個阿默蛋糕的禮盒,直接把送禮者的名片貼在正中,緊鄰著 Amo 的 LOGO,不知道的還以為兩位合作夥伴是 Amo 的股東…

多人名片怎麼貼

有些公司或者業務單位,一次可能要貼 2-3 人的名片怎麼辦?在貼之前一定要先拿名片擺一下位子,一樣是四個角落為原則,再來決定是貼成橫式、直式還是方形(如果超過 3 個人的時候)。這幾種情況我都貼過,橫式還是直式都是是看禮盒的設計,但順序不能錯,老闆/大主管的名片或禮卡一定要放在首位,然後依序排列下去。

橫式以左邊第一個為首,愈右邊職位愈小;直式以最上方為首位,愈下方職位愈下。真的有像我今年貼成四方形的,以左上為首位,之後依序是右上、左下、右下。

特別提醒:貼名片時,姓名朝上

我沒有想過要特別提這點,但今年真的收到太多禮盒,把老闆的名字藏起來了…還記得前面的一段 為什麼要貼名片 嗎?貼名片的目的就是要讓收禮人知道這是誰寄的,所以無論名片或者禮盒設計得多漂亮,請把老闆或者你的名字貼在外面(朝上貼)!

其實這些也不是什麼鐵律,只是多年以來我觀察別人的禮盒以及自我工作的習慣,與大家分享。如果你也遇到不知道該怎麼貼名片的禮盒,也可以留言給我,我們一起來挑戰看看(?)

祕書會被 AI 取代嗎?從 AI 做投影片說起

最近 AI 在 ChatGPT 還有 MidJourney 引領之下,變成了一個全民話題,我嘗試了一陣子之後,也覺得蠻好玩的,也學了一點 AI 詠唱。每一次新科技出現,就會有更多的職業焦慮,還有引發職業焦慮的言論,像是 AI 以後會取代掉翻譯、祕書…等,我不覺得我有資格可以大放闕辭,但可以從我最近的觀察來說起。

AI 可以幫忙做投影片了!以後不用做 PPT 了!真的嗎?

ChatGPT 開始一波 General AI 的浪潮,AI 開始會對話、寫文案、創作故事文本…等,所以請 AI 做投影片這個服務,也如雨後春筍般一個個誕生。就先不論 AI 資料的正確性,我相信這個問題終於會在人類大量餵養、機器大量學習之下解決,不過 AI 生成的投影片對我們到底有沒有幫助,倒是一個可以可以觀察的角度。

在繼續這個話題之前要先聲明,這篇文章沒有要針對誰或者哪一個粉絲專頁,只是前幾天流感病中剛好看到相關的議題分享,所以我在 Facebook 特地標記了起來,想練習實作。相反來說,還是要感謝各路大神開發 AI 的各種可能性。

之前天我看了查特普拉斯的《ChatGPT 極速簡報製作!》,文章的內容是展示如何利用 ChatGPT 產生投影片介紹文字並抓取網路圖庫的照片之後,使用 Markdown 語法,利用 Google Slides 的外掛將其轉換成投影片。知道原理之後其實很容易用其他服務達成相同的效果,利用 Markdown 語法做成投影片或心智圖這個功能其實 Evernote 和 Xmind 早也就有了。所以我看完文章的第一個念頭是「好累啊」,第二個想法是「這樣的簡報、對工作有什麼幫助?」。

以過往的工作經歷來說,這種簡報還真的沒有幫助。身為一個應該可以自稱是 senior 的小祕書來說,我還真的曾經幫老闆安排旅行團,家族旅行或者商務旅行都有,如果計畫只給景點介紹,可說是連工讀生都不如。

幫老闆做旅遊計畫要考慮的,其實和自己出去玩沒有什麼兩樣,只是要注意同行者的毛可能很多,而且又不能得罪,不像是自己家人或者朋友,知道我強勢,往往都會讓著我一點。撇開機票、住宿不先談,景點選擇、安排景點的前後順序、如果下雨有沒有雨備、景點重點特色、歷史脈絡、需不需要購票、哪些景點必看、景點的停留時間、需要不要安排導覽人員…甚至是有沒有網路訊號等等,當中有很多小小又煩雜,但是安排好老闆會很順心的事。像這種這種 Google 或者問 ChatGPT 就有的景點 data,連 information 都稱不上。

另一種 AI 生成投影片的工具

回到正題來,用 AI 產生這種品質的投影片需要多久?上述的方式,我都覺得花了太多的時間。
 
tome.app,一個 AI 自動生成投影片的服務
 
在下方的 prompt 欄位輸入:「請介紹世界知名的 10 大景點,並以景點名稱作為投影片標題,内文需要包含:地點、特色、簡單介紹,右方要放置該景點的照片」按下 enter 鍵,就會得到以下的簡報
 
 
其實可以在輸入 prompt 時指定他生成繁體中文的檔案,而每頁的投影片也都可以再進行編修,不過目前應該是只能利用 tome 分享,無法下載投影片,但我想產品迭代下去,很快就能夠下載 PDF 了吧。

利用 AI 生成投影片的實用性,AI 真的能取代祕書嗎?

這種 AI 生成的東西到底有沒有用,也許有吧,但我想更有用的是我腦海裡密密麻麻要幫老闆做事的任務系統。
 
AI 想取代祕書?從打字機時代到電腦時代,祕書或者特助這個職稱一直存在著,凡存在就代表這個人、這個角色,始終一直被需要,只是在時代推移、科技進步之下,職務內容隨著老闆的需求調整後,愈來愈複雜了而已。對於我來說,祕書是 problem solver,是老闆的第二大腦,AI 可以處理已知,但處理未知還有與老闆協作的能力才是祕書的價值,所以也可以說,學得不夠快,不懂得幫自己加值的人,才會被取代,不管哪一個行業,我想都是亦然。
 
而 AI 生成的投影片到底實不實用,其實就要回到投影片的目的是什麼。依照劉奕酉老師在簡報課中的說明,我們可以將簡報分成工作型簡報、展演型簡報以及提案型簡報,但不管是哪一種簡報,目的其實都是為「解決問題」。在這個層面,我又把解決問題分為兩個層面「溝通」以及「行動」。「溝通」是希望透過簡報,讓簡報的讀者或者參與會議的人,和我有相同的共識;「行動」則是希望透過簡報,能夠擬定下一步的行動方針。

所以注意到了嗎?簡報當中最重要的地方,是身為「人」所能提出的見解、行動方案還有執行的能力,這些都是 AI 目前遠遠所不能及的。把 AI 當成工具,積極去擁抱他所帶來的優點,同時也不固步自封,透過持續學習幫自己加值,就會是一個難以取代的人。我想,祕書在這裡更有優勢的地方,就是我們早已養成各種想辦法、找工具,還有釐清老闆需求的習慣,所以也不用過度憂慮,把 AI 帶來的轉變,當作是裝備升級的武器,加化我們 problem solver 的能力。

我的想法也依舊不變,我從來不覺得人的工作要被職稱所限制,也不該被過往的資歷所束縛,我常常說我就是個打雜的,老闆有什麼需求我就往哪裡去,雖然不像其他同事能夠有一個看起來很專業的職稱,但其實我很喜歡這樣的工作內容,也很喜歡這樣的自己,與其想著會不會被取代,我覺得有新工具能夠讓我更效率,有更多像 MidJourney 這種新玩具可以玩,是很有趣的的事啊。

從 AI 應用看到人類的惡意

題外話,自從行銷大神開了 《ChatGPT 生活運用》 群組之後,我其實觀察到很多堪稱社會實驗的社會跟風現象,像是把 AI 校調整寶寶、渣男、海女、蘿莉控…等,甚至是要 AI 表現出「老婆說的永遠是對的,1+1=3」,我們一邊在大肆批評 AI 的資料錯誤連篇,但又不停地拿錯誤的資料餵養他,人類真的是很神秘又充滿惡意的生物。

職場上的暗示-職場陷阱可能是自己挖的坑

在職場上,或多或少都會經歷過一些委屈和灰色地帶,甚至一些陷阱,讓自己淹沒在權力鬥爭、小人暗算的戰場中。明哲保身固然是重要的,但心裡總會悲憤大喊「這種事怎麼會找上我」。在商業思維學院打卡學習活動,看到了 Gipi 院長一則過往的經驗(原文《職場陷阱的應對原則》),也有一些感想可以分享。

消耗道德值的事情,都是從小事開始

勿以善小而不為,勿以惡小而為之。雖然這句話很八股,但回到這個主題來說,我覺得很多事都是原則的問題。文章中的陷阱很明顯,剛好也有充足的證據,可以讓 Jack 找到救星又有底氣,但其實回頭想想,我們身邊很多小事,也都是這樣慢慢磨損著我們的原則和心智,讓我們開始覺得這樣好像也無所謂,就這樣沉淪下去。

很久以前我聽過一個「前途光明大學生為什麼要去酒店陪酒」的故事,一開始也許只是當會計,然後人家告訴他:「你看一樣來上班,去外場擦桌子、端桌,還可以有客人的小費」,等真的到外場之後,又會被告知說:「外場擦桌子那麼辛苦,上班時間都一樣,穿得漂漂亮亮陪客人喝一杯,又不是叫你出場,薪水馬上翻一倍」,再之後呢?就是一樣的套路,然後慢慢地價值觀就崩壞了。我們都知道,這件事哪怕是在當中的一個關卡,如果有好好守住自己的原則與本心,故事就會有轉機了,但為什麼沒有?因為愈到後期,誘惑愈大,放棄的成本愈高。

無間意透露的暗示與訊號

回到職場上的政治陷阱,也就是院長的思考題來說,如果到了被問「明顯違法」的事情時,我們可以先想想,為什麼是你? 有同學說:「當被問這個問題,心裡就要有準備,自己被當成棄子。」是一個觀點,另外一個觀點是,我們是不是透露出什麼訊息,讓老闆覺得我們會願意做這件事?所以他覺得開口問我們沒有什麼關係?很多時候,原則的建立不是在大場面中,而是在很多生活中的小細節中,是不是習慣走了灰色地帶?是不是幫公司獲利的時候投機取巧?每一個我們的決定,我們的行動,都決定了我們是怎麼樣的人。

這種事會不會有人做?當然會,而且想做的還不少。無論是職場小白兔,想說這樣和老闆有共同的小祕密,更貼近高層的人有之;作為拿老闆的把柄的人,以換取老闆給的特權的人亦有之。既然做了,那就是好好計算自己要承擔的風險,反正高風險高報酬,我也不覺得有什麼不妥。只是還是希望,我們所有的一切,都能俯仰無愧。

落子無悔才彌足珍貴-談談限制

這幾天,商業思維學院正在推動九月的打卡學習活動,看到很多自己留下的心得筆記,透過同學們按讚而再次出現在版面上,一方面感謝同學們的認可,代表自己當初堅持輸出的是心得而不是筆記摘要,對於同學們來說是有幫助的;二來也透過這個機制,好像與當時的自己跨越時空重逢,有些觀點始終於一,有些觀點在過了一陣時日之後,好像也能理解當時候自己的問題,和每年看自己的手帳回顧一樣,不知道該笑當時自己的天真,還是感嘆如果當時自己有現在的耐心和想法多好。

沒有限制,人生會不會更美好

今年 2 月時,在閱讀商業思維百科時,提到對於「限制」的看法,在文章最末端時,引用了 Facebook COO 曾問過的一個問題:「如果你無所畏懼,你會怎麼做?」,並請大家思考,如果你命中的種種限制都被拿掉了,例如沒有負債,又或者沒有中年轉職的問題,也不覺得自己的學歷會構成自己求職的阻礙…等等,當這些過往被自己認為的限制都不存在時,會不會做出不同的選擇呢?

專案管理與限制

提到限制就想到專案管理當中的金三角--時間、預算、範疇。如果在執行專案的時候,完全沒有這三項限制的時候,執行專案時會不會輕鬆許多?如果有專案執行經驗的人,遇到沒有限制的專案時,可能一點也開心不起來,更甚者,覺得這是火坑者更多。

我自己也有經手過這種金三角無限制的專案,真的是心累到會爆炸,想當然爾最後專案胎死腹中,什麼也沒有執行。沒有時間限制就表示專案沒有做完的一天;沒有預算的限制就表示連用一塊錢都要處處請示;沒有範疇的限制就表示利害關係人對專案成果完全沒有預期和共識。現在想來,真的是深不見底的一個坑。

後來我很認真去復盤到底我哪裡沒有做好,導致我和老闆的想法沒有對齊,有很大的因素,我沒有在老闆的意見當中察覺到他的心理需求和對專案的預期是什麼,而老闆都對專案成功要有什麼成果也沒有概念,只是覺得這件事情應該要有人做,此時我就該有心理準備,這個專案不是老闆最主要的 priority,他想進行這個專案,可能只是為了心理需求而已。而事後我觀察 Data team 的 planner 的提案,他們就可以很容易地和老闆切出各階段的交付物還有交付日期,我想是很好的佐證。但實際層面上,遇到上述對利害關係人或者主管、老闆都是「重要但不緊急」的專案,什麼都想要但又都說不清楚的情況,要怎麼進行(或者拒絕)我還是沒有一個很好的辦法。

發想和溝通時的限制

在創作或者發想上有限制我覺得反而會有效幫助我們產出,就像我們常常最後一刻抱佛腳,idea 就生出來了一樣。我之前看過江振誠先生的訪談《江振誠:限制,能激發創意跳舞》,他提到有時候不能一直向外求,而要向內觀,從一直進口到想辦法出口,這時候就會更關注我們有什麼,可以做些什麼,把注意力放在最重要的訊息上。在溝通時也是如此,如果我們只有 1 分鐘自我介紹,要怎麼吸引人;如果我們只有 1 分鐘的電梯簡報時間,要怎麼和老闆報告專案?在這些限制上,不重要的雜訊就被刪除,只留下最重要的訊息。

限制有時候只是心靈枷鎖

Gipi 院長在百科中提到了很多限制,我發現很多限制都是自己給自己的心靈枷鎖,放下這些心理盲點,我們可以找到更多的解法。就像中年轉職問題,有些人會想,都到了這個年紀了,還有沒有公司肯收?我們可以轉念想,就是經過這些歲月,我們才有豐富的經驗,帶給公司更多的價值。回到人生的限制來說,所有的限制都拔除會不會是一件好事,其實倒也不一定。一切沒有限制的情況,我覺得就和我在沒有限制的專案當中一樣,我們反而會失去目標。沒有金錢限制,想買什麼就買,難到真的會快樂嗎?沒有地理交通限制,難到我們真的是「心安即是歸處」嗎?沒有時間限制,長生不老但沒有目標時,我們對人生難到就不迷惘了?經濟學的邊際效用是會遞減的,當一件事的邊際效用趨近於零時,做與不做,有與沒有,又有什麼意義呢。限制,反而可以讓我們更關注在當下,我們想要什麼,我們擁有什麼,想過什麼樣子的人生,雖然僅此一次,落子無悔,也是很棒的體驗。